Escala de trabalho complexa: 5 dicas para gerir com facilidade

Gerenciar uma escala de trabalho complexa, ao contrário do que se pode imaginar, não é uma tarefa focada apenas na área operacional, mas principalmente em estratégia. Isso porque, com uma gestão eficiente, a empresa pode economizar tempo e recursos!

Muitos profissionais se acostumaram com o uso de planilhas no papel ou até mesmo no computador e ainda sentem receio de evoluir esse formato. Mas, quando falamos da escala de trabalho complexa, que envolve um número maior de funcionários, é necessário contar com alternativas que permitam ir além e revelem novas possibilidades para melhorar o fluxo da organização.

Felizmente, com a evolução do RH 4.0, já existem soluções para otimizar esse processo de forma simples e ágil! Se você é profissional de RH ou gestor de uma empresa, acompanhe este conteúdo preparado especialmente para facilitar sua rotina, com dicas dos especialistas da Metadados, empresa com expertise em Sistema de Recursos Humanos.

Continue lendo, entenda como as escalas complexas funcionam e confira pontos para ficar atento!

Equilíbrio entre colaboradores, empresa e gestão da escala

Antes, vamos destacar algumas questões importantes! De fato, sabemos que a maioria dos colaboradores precisa fazer “malabarismo” e dividir seu tempo entre expediente, casa, filhos, estudos e outros.

Conciliar todos os compromissos é uma tarefa complicada e, eventualmente, eles precisam se ausentar do trabalho. É justamente por esse motivo que devemos estar preparados e contar com um cronograma bem estruturado para os imprevistos, evitando “furos” no quadro!

Ao contrário de pequenos negócios e empresas com poucos colaboradores, uma escala de trabalho complexa abrange diferentes grupos profissionais e categorias, atendendo demandas específicas dos setores, seja na área operacional, administrativa, de manutenção, TI e outros. Nesses casos tão plurais, torna-se mais difícil manter o controle da escala, principalmente quando ela é manual.

Por isso, é preciso repensar e encontrar formatos adaptáveis, com mais dinâmica, para garantir que todas as funções sejam cumpridas e que o ritmo de produtividade da equipe continue em alta! A boa notícia é que existem diversas estratégias para conquistar essa tranquilidade na organização.

Nos tópicos abaixo, você vai conferir cinco dicas que podem levar confiança e agilidade para a gestão da escala de trabalho complexa. Antes disso, conheça os principais tipos de escala de trabalho:

1.      Reconheça a realidade dos funcionários como um norte no planejamento!

De nada adianta recorrer a soluções com alto grau de complexidade e sofisticação, se o setor de Recursos Humanos da empresa não possui informações para agir estrategicamente!

Você sabe, por exemplo, o percentual de funcionários que estudam? Quantos colaboradores têm filhos? Quais dependem de deslocamento intermunicipal para trabalhar? Tem conhecimento de outros fatores que podem motivar eventuais faltas?

Entender o fluxo de rotina dos seus funcionários é essencial para manter uma escala assertiva, já que você pode programar os horários com empatia e evitar pedidos constantes de mudança no planejamento. Para isso, faça as perguntas certas e mostre que você tem interesse em criar o melhor sistema para todos!

2.      Torne a escala acessível e garanta que todos fiquem por dentro!

A escala de trabalho dos funcionários ainda é feita à mão e disponibilizada em mural? Sua empresa utiliza a planilha do Excel e tem dificuldade para manter todos os envolvidos atualizados? Os funcionários precisam ligar com frequência para verificar a programação na empresa?

Disponibilizar a escala online para que todos possam acessá-la facilmente, de onde estiverem, é uma grande evolução no relacionamento entre a organização e seus funcionários. Ser transparente com os colaboradores também é uma forma de levar dinâmica à rotina e evitar confusões de horários.

Além disso, contar com uma solução que envie alertas ou mensagens para avisá-los quando as alterações são feitas impacta positivamente na jornada de trabalho, tornando tudo mais tranquilo, rápido e motivador!

3.      Entenda as necessidades específicas da sua organização!

Para criar uma escala de trabalho bem-sucedida, é preciso conhecer os detalhes da empresa em que atua e incluir o perfil certo de colaboradores na programação. Para isso, o ideal é estar por dentro do fluxo de cada setor, entender quais são suas necessidades, demandas, pontos fortes e fracos.

Descubra o que é necessário para manter todas as tarefas em perfeita sintonia e remaneje os profissionais de acordo com a necessidade. Sem esse estudo e previsão, o cronograma não será eficiente e você terá que lidar com funcionários exaustos, além de clientes frustrados.

4.      Crie um sistema flexível para as trocas e conscientize sua equipe!

É difícil solicitar uma mudança no atual sistema de escalas? Seus colaboradores precisam passar por diferentes etapas e eventuais julgamentos? Há desconforto nos pedidos?

Para evitar essas situações e também o retrabalho constante na organização, é preciso oferecer:

- Sistema fácil para solicitar as mudanças quando realmente necessário:

O funcionário simplesmente liga para a empresa e informa que não poderá trabalhar no dia seguinte? A comunicação é realizada por e-mail? Ela chega em todos os envolvidos?

Nossa dica valiosa é elaborar um “manual do funcionário”, com informações bem direcionadas sobre como proceder em casos de imprevisto. Assim como orientar quanto a forma de aviso, os prazos, as justificativas e as soluções para não prejudicar o fluxo da escala.

- Ferramenta de comunicação específica e centralizada:

Funcionários mais tradicionais podem preferir a comunicação por telefone, enquanto os mais jovens possivelmente optam por soluções mais ágeis, como WhatsApp. Nesse caso, a saída é convencionar uma plataforma institucional única, seja um sistema ou aplicativo.

Unificar as informações vai garantir que todos estejam na mesma página e a par das mudanças que acontecem dentro da escala. Lembre-se de se certificar que os funcionários entendem o método adotado e cogite realizar um treinamento curto para resolver possíveis dúvidas!

- Entendimento claro sobre as possibilidades de trocas e mudanças:

Os funcionários precisam saber o que é considerado excessivo no que diz respeito às mudanças de cronograma e, assim como em que circunstâncias as alterações são permitidas. Por isso, seja objetivo no manual e estipule as condições da empresa para faltas ou trocas de escala.

Na prática, compartilhar suas expectativas com os colaboradores e informar que não haverá interferência nas solicitações de acordo com a política definida, aumenta as chances de um bom clima organizacional!

5.      Aproveite as vantagens da tecnologia para evoluir sua gestão!

As soluções digitais otimizam a gestão de escalas complexas e facilitam a organização quando há um número grande de funcionários envolvidos, levando transparência e ainda mais tranquilidade para os momentos de imprevisto. Além de garantir, é claro, muita agilidade na sua rotina!

Manter a escala em papel ou planilha pode parecer confortável para quem trabalha há anos com esse sistema, mas já imaginou quanto tempo pode ser economizado com a automação do processo? Outro ponto essencial é que os erros diminuem consideravelmente, evitando confusões de horário ou de atualização no cronograma.

Uma gestão dinâmica de escalas complexas requer o uso de tecnologias que suportem isso! A Inteligência Artificial, por exemplo, oferece uma elaboração mais estratégica e acessível, com informações disponíveis a todos os colaboradores, o que também impacta diretamente na satisfação geral.

Contando com o apoio da tecnologia, a empresa consegue, inclusive, reduzir o turnover, o absenteísmo e os gastos desnecessários com banco de horas, diminuindo custos com horas extras, por exemplo!

Aliar um software de gestão de escala com um sistema de ponto eletrônico também é uma boa ideia, principalmente se há possibilidade de cruzar os dados. Assim, você consegue criar estratégias baseadas na realidade da sua empresa e gerir a escala de trabalho com mais facilidade.

Quer entender na prática como a tecnologia pode levar eficiência para essa etapa e refletir positivamente no desempenho da organização? Assista a live especial sobre o assunto e continue evoluindo sua empresa!