10 pontos críticos mais comuns nos processos de Administração de Pessoal

A área de administração de pessoal, também conhecida como departamento pessoal, é uma das mais estratégicas para toda a organização, uma vez que ela gerencia pontos essenciais para o bom funcionamento da empresa, como a realização da folha de pagamento e dos benefícios, administração de férias e afastamentos, cumprimento das obrigações trabalhistas, entre outros.

Portanto, é essencial que os profissionais do setor sejam capacitados e adequadamente preparados para lidar com uma série de questões que influenciam diretamente nas melhorias da empresa. Conheça neste artigo, produzido pela Metadados — empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH  — alguns dos pontos críticos mais comuns enfrentados na administração de pessoal e a melhor forma de lidar com eles.

• Produtividade
• Processos
• Pessoas
• Treinamento
• Controle do absenteísmo
• Folha de pagamento
• Gestão de benefícios
• Desligamento
• Atualização
• Transparência

1 – Produtividade

Medir e controlar a produtividade da equipe de colaboradores de uma empresa é um dos pontos mais importantes para o sucesso.  A produtividade está relacionada ao volume de entregas em um período de tempo, sendo desejável que ela se mantenha em níveis satisfatórios e até mesmo crescentes.

Por isso, é essencial encontrar os melhores medidores (definir os prazos para avaliação e os índices ideais) e controlar esses dados com atenção e dedicação, estando preparado para fazer mudanças nos processos ao menor sinal de queda da produtividade.

2 – Processos

A infinidade de tarefas que estão sob responsabilidade da equipe de administração de pessoal demanda grande capacidade de organização dos processos. O profissional dessa área precisa lidar com muitas informações e dados, e tomar decisões extremamente relevantes para a organização.

Por esse motivo, todo e qualquer erro, mesmo que pequeno, pode ter impactos muito significativos. Organizar a rotina de trabalho, a dinâmica de arquivamento e acesso à informação, assim como a divisão de tarefas passa a ser indispensável.

Os fluxos internos da área de administração de pessoal devem ser controlados com atenção e foco. As tarefas devem ser sempre bem organizadas e as responsabilidades divididas e apresentadas aos colaboradores com clareza, garantindo que todos tenham conhecimento do processo completo e de sua relevância, evitando que informações essenciais se percam.

Várias demandas da Administração de Pessoal possuem um calendário definido. Programe-se, com a sua equipe, para atender todas estas demandas de forma eficiente, com eficiência e sem atropelos de última hora.

3 – Pessoas

A primeira grande preocupação na formação de uma equipe qualificada é definir com clareza o que se espera que esta equipe faça. É importante definir com clareza as demandas que esta equipe deverá atender, assim como o perfil técnico e comportamental desejado. Estas definições servem de base para conduzir o processo de seleção, assim como para avaliar continuamente o desempenho de uma equipe que já está montada.

Frequentemente os gestores ficam desapontados com o desempenho de suas equipes, mas não percebem que há questões básicas não atendidas, tais como um bom processo de seleção, definição clara de metas e processos, e uma estrutura eficaz de capacitação. Neste sentido, é extremamente recomendável que o gestor tenha uma atenção redobrada com a seleção, formação e avaliação da sua equipe. 

4 – Treinamento

A legislação trabalhista brasileira é bastante complexa e apresenta periódicas mudanças. Neste sentido, uma equipe eficiente de Administração de Pessoal necessita ser constantemente treinada, seja por meio de treinamentos presenciais, seja por meio de programas EAD (Ensino à Distância), palestras, workshops, entre outros. Além disso, é recomendável que a equipe seja habilitada a organizar e melhorar continuamente os seus próprios processos.

5 – Controle do absenteísmo

A frequência dos colaboradores impacta diretamente nos valores e benefícios recebidos, assim como na produtividade, por isso, independentemente do porte da organização, é importante manter uma estrutura que permita o acompanhamento preciso da presença de cada um dos colaboradores, por meio de soluções que permitam realizar o controle de frequência. Mas apenas controlar a frequência não é suficiente. Neste sentido, é recomendado realizar uma análise pormenorizada dos motivos de absenteísmo, buscando inclusive identificar se as condições de trabalho não estão influenciando estes indicadores.

6 – Folha de pagamento

Controlar a folha de pagamento de uma organização não é tarefa simples simples e acertar nos cálculos e resultados é essencial! São inúmeras informações e variáveis envolvidas, podendo ocorrer situações específicas para cada colaborador. Se existe uma tarefa que deve ser impecável, é essa.

Dessa forma, automatizar o processo através de um sistema de gestão é uma boa saída, principalmente para as empresas maiores, que lidam com grande número de colaboradores. Evitar problemas e simplificar o trabalho do fechamento da folha de pagamento é, definitivamente, o melhor caminho.

Se a sua empresa terceiriza o processamento da folha de pagamento, esteja seguro de que o seu fornecedor possui mão de obra qualificada e sistemas confiáveis. Pense que, nestas circunstâncias, um dos aspectos mais críticos de sua empresa não está nas suas mãos.

7 – Gestão de benefícios

Assim como a folha de pagamento, a gestão de benefícios dentro da organização é capaz de ser bastante complexa, uma vez que pode variar com o tempo de emprego de cada colaborador, o seu cargo e as negociações de contratação. É essencial estabelecer um controle rígido e oferecer a melhor assistência a todos os colaboradores, garantindo a sua satisfação e o funcionamento do conjunto. Lembre-se que é um fator recorrente de desmotivação o não cumprimento adequado aos acordos estabelecidos com os colaboradores.

8 – Desligamento

O processo de desligamento de um colaborador é um momento delicado para toda empresa e requer sensibilidade e tato do responsável. A tarefa do gestor de administração de pessoal passa por conhecer o colaborador, sua atuação e a realidade da empresa no momento do desligamento, para tratar o assunto da forma mais respeitosa e coerente, tornando a situação mais simples para ambas as partes.

9 – Atualização

Um bom profissional de administração de pessoal deve estar sempre atento às informações relativas ao cenário econômico, às mudanças na legislação, às novas tendências de gestão de recursos humanos. É importante construir uma rotina de consumo de informação confiável e de qualidade para garantir que os processos na empresa sejam executados com os recursos mais modernos e eficazes.

10 – Transparência

A transparência na gestão deve orientar todos os processos de trabalho da equipe de administração de pessoal, que deve cuidar para que todos os colaboradores estejam cientes das informações essenciais e possam acompanhar os planos, metas e valores da empresa de que são parte.

São muitas as responsabilidades da administração de pessoal e é essencial otimizar os processos e a atuação da equipe responsável para que a empresa toda seja beneficiada. Os impactos de uma boa gestão nessa área, desde a geração da folha de pagamento e dos benefícios, até a otimização dos processos e medição dos indicadores de desempenho, podem ser facilmente percebidos nos resultados finais de produtividade e alcance de metas.