Folha de pagamento: o que é, seu cálculo e desoneração

Todo mês, ao receber sua folha de pagamento, muitos colaboradores nem imaginam todos os requisitos que o profissional de Recursos Humanos (RH) precisou cumprir para fechá-la.

De fato, o fechamento do holerite é um processo fundamental para o bom andamento da empresa.

Afinal, o cálculo da folha é uma obrigação legal das empresas que contratam por meio da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Além disso, elaborar o cálculo de folha permite que a empresa acompanhe os investimentos mensais em pessoal.

Para o colaborador, é interessante receber um espelho da renda fixa, conhecendo todos os vencimentos e descontos realizados durante o mês. 

Nesse artigo, criado pela Metadados, especialista em sistemas para RH, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o assunto! Que tal tirar as suas dúvidas?

O que é Folha de Pagamento?

A folha de pagamento é uma relação de informações acerca da remuneração que o funcionário de uma empresa recebe.

Esse é um documento de obrigatoriedade da empresa (artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999), sem modelo oficial.

Isso significa que ele pode ser elaborado de acordo com a necessidade de cada corporação, desde que contenha todas as informações legais previstas.

Ou seja: o importante é que a folha de pagamento cumpra a sua função operacional, contábil e fiscal.

E, para compreender melhor esse assunto, precisamos relembrar a diferença entre remuneração e salário:

Remuneração:

A soma do pagamento realizado pelo empregador, direta ou indiretamente.

Salário:

Prazos para fechar a Folha de Pagamento

• Se o pagamento for semanal ou quinzenal, pode ser feito até o 5º dia útil do mês;
• Se o pagamento for mensal, pode ser feito até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido.

• Há empresas que preferem fazer os pagamentos no último dia do mês;
• Existem acordos ou convenções coletivas que podem antecipar a data de pagamento.

Além disso, a Legislação Trabalhista e Previdenciária exige que a empresa faça o cálculo da folha de pagamento manualmente - seja de forma mecânica ou eletrônica.

Além disso, deve ser realizada coletivamente por estabelecimento da empresa, por obra da construção civil e por tomador de serviço, com correspondente totalização.

Por fim, a empresa deve manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.

No entanto, hoje em dia, o profissional de RH pode usar sistemas que fazem cálculos e pagamentos de forma totalmente automática!

Inclusive, esse tipo de tecnologia permite realizar integrações bancárias - evitando problemas como erros, furtos e extravios nos pagamentos.

Além disso, com esse tipo de solução, o colaborador pode acessar sua folha de pagamento onde e quando quiser!

Quer saber mais? Descubra o Flow, nosso sistema web que simplifica o fechamento da folha e otimiza a sua rotina de DP!

Requisitos da Folha de Pagamento

A legislação brasileira estabelece requisitos que devem constar na folha de pagamento (art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS - Decreto nº 3.048/99, com as alterações posteriores).

São eles:

• Dados do empregador;
• Dados do empregado, cargo e função;
• Descontos realizados, como INSS, contribuição sindica, FGTS, Vales, etc;
• Número de dias trabalhados;
• Valores de horas extras, adiantamentos;
• Valor bruto e líquido do salário.

Além disso, é necessário:

• Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
• Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Essas informações são digitais, enviadas automaticamente por meio dos dados cadastrados no eSocial.

Como fazer a folha de pagamento?

Segundo o artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, esses são os detalhes de como fazer a folha de pagamento:

A empresa é obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Para facilitar o fechamento da folha de pagamento, é preciso seguir alguns passos:

Diariamente:

• Apurar e ajustar horas-extras;
• Ajustar marcações diversas no ponto (tratar exceções);
• Apurar e ajustar faltas;
• Conferir e enviar ao eSocial retornos de afastamentos;
• Verificar banco de horas;
• Conferir os vencimentos de contrato de experiência – prorrogar/efetivar/rescindir.

Sempre que houver:

• Lançar vales (adiantamentos, valores de convênios);
• Lançar atestados: enviar evento de afastamento S-2230 conforme manual do eSocial;
• Fazer admissão e emitir contratos;
• Enviar evento de admissão para o eSocial;
• Aplicar advertências;
• Aplicar suspensões;
• Calcular rescisão e emitir documentação: enviar evento de desligamento para o eSocial;
• Calcular férias e emitir documentação: enviar afastamento de férias para o eSocial.

Antes do fechamento da folha:

• Lançar e conferir o lançamento de Farmácia, empréstimos e outros convênios de valores apurados mensalmente;
• Lançar os Serviços Médicos;
• Calcular e conferir Convênios e Serviços;
• Exportar/lançar Convênios e Serviços para a Folha de Pagamento;
• Calcular e conferir o Vale-alimentação ou refeição;
• Exportar Vale-alimentação ou refeição para a Folha de Pagamento;
• Exportar os lançamentos do ponto para Folha de Pagamento.

No fechamento da folha:

• Calcular a Folha de Pagamento;
• Conferir os Lançamentos da Folha de Pagamento;
• Verificar pensões alimentícias;
• Conferir Gratificação de Função;
• Verificar contribuições sindicais/confederativas/assistenciais;
• Conferir dos convênios para o eSocial;
• Fazer a Importação/Lançamento das Notas Fiscais de Produção Rural;
• Conferir o fechamento e cálculo de INSS;
• Checar o fechamento e cálculo de IRRF;
• Conferir os recolhimentos de FGTS com o evento de retorno do Social S-5003;
• Enviar os eventos mensais para o eSocial (S-1200/S-1210/S-1260/S-1280);
• Fazer o fechamento dos Eventos Periódicos (S-1299);
• Conferir o retorno de INSS para o eSocial;
• Verificar o retorno de IRRF para o eSocial;
• Checar o retorno de FGTS para o eSocial;
• Conferir e fechar a DCTFWeb;
• Conferir e gerar a guia mensal do FGTS no portal do FGTS Digital;
• Enviar arquivo de pagamento ao Banco (líquidos);
• Gerar provisões de Férias e 13°;
• Gerar a integração contábil;
• Emitir relatório de férias para programação mensal.

Quais os principais proventos da Folha de Pagamento?

A folha de pagamento inclui proventos/vencimentos – ou seja, os valores de ganho do colaborador.

São eles:

Salário

É a importância fixa, devida e paga pelo empregador ao seu empregado em razão do trabalho realizado e tempo à disposição.

Deve ser firmado em contrato entre as partes, obedecendo a legislação.

Horas Extras

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho realizado além da jornada estabelecida em contrato de trabalho.

O limite é de até duas horas diárias. Essa jornada deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal paga ao colaborador.

Para enviar essa rubrica ao eSocial, ela deve ser parametrizada com a natureza 1003 - Valor correspondente à hora extraordinária de trabalho, acrescido de percentual no mínimo de 50%.

Descanso Semanal Remunerado - DSR

Todo trabalhador tem direito a um dia de descanso remunerado (pago) por semana.

A legislação estabelece que essa folga ocorra, de preferência, aos domingos. No entanto, isso não é obrigatório.

O repouso semanal deve ser de 24 horas, sem possibilidade de dividir esse tempo em horas diárias.

No entanto, o colaborador que não cumprir sua jornada de trabalho, integralmente, poderá perder esse descanso.

O eSocial tem uma natureza específica para a rubrica de Descanso Semanal Remunerado (DSR).

Trata-se da natureza 1012, que deve ser utilizada relativamente aos valores correspondentes ao DSR e a feriados:

• Devidos a trabalhadores cuja remuneração não inclua o pagamento do Descanso Semanal Remunerado (horistas, diaristas, semanalistas, etc.);
• Incidentes sobre parcelas salariais de natureza variável, tais como tarefa, horas extras, adicional noturno, produção, comissão etc.;
• Devidos a trabalhadores que prestaram serviços nos dias de repouso semanal e feriado.

Adicional Noturno

Existem dois tipos de trabalhadores que devem receber adicional noturno - ou seja, no mínimo, 20% do valor da sua hora de trabalho:

• Trabalhadores urbanos com jornada entre às 22h e às 5h;
• Trabalhadores rurais com jornada das 20h às 4h.

Aqui, vale lembrar que a hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.

O envio dessa rubrica ao eSocial deve ser parametrizada com a natureza 1205 - Adicional por trabalho em horário noturno.

Adicional de insalubridade

O adicional de insalubridade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades profissionais em condições insalubres.

Ou seja: condições que estão acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho.

Previsto no artigo 192 da CLT, ele é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria, podendo ser de:

• 10% para grau mínimo
• 20% para grau médio
• 40% para grau máximo

Para o envio ao eSocial, essa rubrica deve estar parametrizada com a natureza 1202 - Adicional por serviços em condições de insalubridade.

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deve ser pago ao colaborador que tem contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco.

O adicional deverá ser de 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.

Para o envio ao eSocial, essa rubrica deve estar parametrizada com a natureza 1203 - Adicional por serviços em condições perigosas.

Salário-família

O salário-família é um benefício concedido aos empregados (incluindo os domésticos e trabalhadores avulsos).

Ele é pago mensalmente de forma proporcional ao número de filhos, enteados ou menores tutelados com até 14 anos, ou inválidos de qualquer idade.

O trabalhador tem esse direito quando atende o limite máximo de renda estipulado pelo governo federal, que é atualizado anualmente conforme mostra essa tabela.

O requerimento do salário-família deve ser feito pelo trabalhador diretamente ao empregador. O trabalhador avulso pode requerê-lo junto ao sindicato ou órgão gestor de mão de obra com que possua vínculo.

Já quando os trabalhadores estiverem recebendo auxílio por incapacidade temporária, aposentadoria por incapacidade permanente ou aposentadoria por idade rural, o pedido tem de ser feito ao INSS.

Esse também é o meio para buscar o benefício para demais aposentados que tenham filhos que se enquadrem nos critérios de concessão. Para isso, os homens aposentados têm de ter mais e 65 anos e as mulheres mais de 60.

É bom lembrar que os dois pais têm direito ao benefício, desde que ambos atenderem aos requisitos para a concessão.

Diárias para viagens

As diárias para viagens são os valores pagos ao colaborador para cobrir despesas necessárias em uma viagem, como alimentação, transporte, hotel, entre outros.

Esses valores devem constar na folha de pagamento. No entanto, conforme o artigo 457 da CLT, eles não integram a remuneração do colaborador.

Além disso, não se incorporam ao contrato de trabalho, e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Essas são as naturezas de rubricas do eSocial possui para lançar na folha de pagamento:

Adicional por tempo de serviço

O adicional por tempo de serviço não é um benefício estabelecido pela legislação trabalhista, mas pode se tornar um benefício concedido pela empresa, se decidido em acordo ou convenção coletiva.

Neste mesmo ato, é estabelecido o tempo de casa necessário para receber o adicional, bem como o valor que deverá ser pago.

Para enviar essa rubrica ao eSocial, ela dever estar parametrizada com a natureza 1206 - Adicional em virtude do tempo de serviço (anuênio, quinquênio, etc.).

Auxílio-Creche/Babá

Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos têm a obrigação de oferecer um espaço físico para que as mães deixem seus filhos com idade entre 0 e 6 meses, enquanto elas trabalham.

Caso esse espaço não seja ofertado, a empresa passa a ser obrigada a conceder auxílio-creche/babá a mulher até que o bebê tenha 6 meses.

O valor desse auxílio varia de acordo com a empresa, mas normalmente é estabelecido em acordo ou convenção coletiva.

Para enviar essa rubrica ao eSocial:

Quais os descontos da Folha de Pagamento?

Além dos vencimentos, a folha de pagamento também é composta por descontos.

Esses valores devem ser deduzidos do colaborador, e são referentes a:

Desconto de Previdência

É a tributação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social, de acordo com a IN 971/2009.

Isso significa que a empresa desconta o valor em folha, referente à previdência, que deverá ser destinado ao colaborador para sua aposentadoria.

As alíquotas para desconto variam, com percentuais entre 7,5% e 14%, dependendo do salário de contribuição.

São obrigados a contribuir com a previdência: empregados pela CLT, empregado doméstico, trabalhador avulso e contribuinte individual, com atividade remunerada.

Impostos de renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador.

Ele deve ser apurado e retido pela fonte pagadora. Ou seja: pela empresa responsável por fazer o pagamento ou o repasse de valores à Receita Federal.

Para calcular o IRRF na folha de pagamento é necessário conferir uma tabela de contribuição mensal.

Essa tabela contém as alíquotas que devem ser pagas, de acordo com o valor de contribuição.

Contribuição sindical

Após a Reforma Trabalhista ser aprovada em 2017, a contribuição sindical passou a ser facultativa.

Em março de 2019, a Medida Provisória (MP) 873 propôs que, para colaboradores que contribuem, o desconto não viesse na folha de pagamento.

A proposta era que isso ocorresse via boleto, diretamente com o sindicato.

Porém, a MP não foi votada dentro do prazo máximo e, por isso, acabou perdendo sua validade em junho de 2019.

Adiantamentos

O adiantamento salarial é realizado ao colaborador que o solicita.

Esse valor deve ser descontado do pagamento no mês subsequente, impactando também as deduções sobre a remuneração integral.

O adiantamento só é obrigatório quando firmada em acordo ou convenção coletiva.

Faltas e atrasos

Para faltas ou atrasos sem justificativas, a corporação poderá descontar o dia não trabalhado, bem como o valor correspondente ao DSR.

Além disso, se na semana que houve a falta ocorrer um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo dia descontado.

Veja como enviar essa rubrica ao eSocial:

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza o transporte público.

A empresa deve pagar as despesas de deslocamento do colaborador de casa para o trabalho, e vice-versa.

No entanto, a empresa pode descontar até 6% do salário-base do colaborador, de acordo com o custo com o trajeto.

Vale ressaltar que, caso oferte o transporte gratuito, a empresa não deve oferecer este benefício.

O valor total do vale-transporte deve ser lançado na folha de pagamento. A seguir, este valor deve ser enviado para o eSocial em base informativa.

Já o desconto deve ser lançado na natureza:

Vale-alimentação, vale-refeição e cesta básica

A legislação não obriga as empresas a oferecerem esse benefício.

No entanto, quando ofertado, não há valor mínimo para desconto de  vale-alimentação, vale-refeição e cesta básica na folha de pagamento.

No entanto, a lei estipula que ele não pode ultrapassar 20% do salário.

Além disso, empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT podem deduzir em até 4% do imposto de renda devido.

O valor total do benefício deve ser lançado na folha de pagamento, e deve ser enviado para o eSocial em base informativa:

Quando concedido em dinheiro, deve ser enviado o vencimento na natureza 1801 – Alimentação.

Já o desconto deve ser lançado da seguinte maneira:

Desoneração da Folha de Pagamento

O termo desonerar significa tirar o ônus. Ou seja: desobrigar alguém ou algo a fazer alguma coisa ou reduzir sua obrigação.

Na prática, a desoneração da folha de pagamento, tratada pelas Leis 12.546/2011 e 13.161/2015, busca reduzir a carga tributária paga pelas empresas.

Até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS, a contribuição sobre a folha de pagamento (convencional).

Assim, a corporação pagava 20% sobre o valor das remunerações dos seus colaboradores.

Em 2015, as empresas passam a ter uma segunda opção: a contribuição sobre a receita bruta, conhecida como desoneração.

Nesse caso, o valor recolhido é determinado por um percentual sobre a receita bruta, que varia de 1% a 4,5%, de acordo com o setor.

Caso opte pela desoneração, vale saber que ele é feita a partir do imposto da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

O recolhimento ocorre via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a guia de pagamento dos tributos pagos pelas empresas para a União.

Porém, atenção! A IN RFB nº 1876 (19 de março de 2019), prevê a dispensa da obrigatoriedade da CPRB na EFD-Contribuições, a partir dos prazos de obrigatoriedades de escrituração na EFD-Reinf, de acordo com a IN RFB nº 1.701/2017.

Até lá, as empresas dos seguintes segmentos podem seguir as instruções da CPRB e suas respectivas alíquotas para a desoneração:

• Calçados
• Call Center
• Comunicação
• Confecção/vestuário
• Construção civil
• Couro
• Empresas de construção e obras de infraestrutura
• Fabricação de veículos e carroçarias
• Máquinas e equipamentos
• Projeto de circuitos integrados
• Proteína animal
• Têxtil
• Transporte metro ferroviário de passageiros
• TI (Tecnologia da informação)
• TIC (Tecnologia de comunicação)
• Transporte rodoviário coletivo
• Transporte rodoviário de cargas

Para entender melhor como a desoneração funciona na prática, confira esse vídeo:

Mudanças na Desoneração da Folha

Para se aprofundar nesse assunto, vale a pena entender como ocorreu a tramitação da desoneração da folha de pagamento no sistema governamental:

• A desoneração estava vigente até 31/12/2023.
• No fim de 2023, o Congresso Nacional aprovou a prorrogação até 31/12/2027. O presidente vetou a lei, e o Congresso derrubou o veto. Assim, a prorrogação voltou a estar vigente.
• A MP foi editava para determinar o fim gradativo da desoneração e mudanças no cálculo da tributação. Porém, o executivo e o legislativo concordaram que deviam debater mais sobre o assunto. A MP foi revogada.
• A desoneração seguiu vigente até que, em abril/2023, o ministro do STF determinou a suspensão imediata dos efeitos da desoneração.
• No dia 1º/05, a RFB se manifestou no portal informando que a desoneração não estava mais vigente e, portanto, o evento S-1280 foi bloqueado.
• No dia 17/05, o Ministro revoga sua decisão de suspender a desoneração por 60 dias, período em que o legislativo e o executivo deveriam tomar uma posição.
• O Ministro estendeu o prazo por mais 60 dias, e a desoneração ficou vigente até 11/09/2024.
• No dia 12/09, a Câmara dos Deputados aprovou o PL nº 1.847/2024, que propõe uma transição de 3 anos para o fim da Desoneração da Folha de Pagamento de 17 setores da economia. O presidente já aprovou e a Lei nº 14.973/2024 foi publicada em edição extra no DOU em 16/09/2024.

Assim, para cumprir as alterações na lei, a mudança será gradual e ocorrerá da seguinte forma:

• Em 2024: 100% ainda é pela CPRB e 0% de CPP sobre a folha;
• Em 2025: 80% pela CPRB e 25% de CPP sobre a folha;
• Em 2026: 60% pela CPRB e 50% de CPP sobre a folha;
• Em 2027: 40% pela CPRB e 75% de CPP sobre a folha;
• Em 2028: 0% pela CPRB e 100% de CPP sobre a folha. 

Como fazer o cálculo da Folha de Pagamento?

Como falamos anteriormente, uma folha de pagamento bem estruturada é essencial para o setor de Recursos Humanos.

Além das marcações no ponto do colaborador, é necessário observar horas extras e adicionais noturnos (também importados pelo registro do ponto). Aqui, é levado em consideração o salário bruto do colaborador - suas horas trabalhadas.

Por fim, é hora de analisar faltas e descontos - como INSS, FGTS, IRRF e benefícios (como vale-alimentação e vale-transporte).

Então, depois de separar cada um desses dados do colaborador, finalmente podemos iniciar o cálculo da folha em si. Ou seja: ele é a última etapa do fechamento de folha.

E, hoje em dia, é praticamente impossível fazer o cálculo da folha de pagamento de uma empresa à mão.  Por isso, contar com bom Sistema de RH para Folha de Pagamento facilita muito a rotina de DP!

Com a ajuda da tecnologia, esse processo se torna mais simples e seguro, evitando que o profissional do RH cometa erros gravíssimos.

Sem falar que fica muito mais fácil de organizar corretamente o registro do ponto, dos benefícios e da própria folha de pagamento.

Afinal, a importação dos registros de ponto para a base da folha acontece de forma automática!

Além disso, esses sistemas oferecem uma interface que permite ao colaborador acompanhar a sua vida laboral.

Então, se você não quer cometer erros e deseja agilizar o fechamento da folha... que tal experimentar um sistema que faz tudo isso por você?

Como calcular o custo da Folha de Pagamento para a empresa?

Você já parou para pensar no impacto que a folha de pagamento gera no orçamento da sua organização?

Embora esse custo dependa de muitas variáveis, existe um percentual médio de acordo com o segmento de atuação da empresa (serviços, indústria e comércio).

Ainda, nesse cálculo, é preciso incluir:

• O que a empresa efetivamente paga ao funcionário;
• Quais são os benefícios concedidos;
• Quais são os impostos a serem recolhidos por parte da organização.

Se quiser saber mais sobre esse assunto, vale a pena conferir os nossos conteúdos sobre o custo da folha para as empresas e seu impacto no orçamento das organizações.

Por fim, vale lembrar que, com a chegada do eSocial em janeiro de 2018, as empresas tiveram um grande impacto em suas folhas de pagamento.

Não existe folha de pagamento sem eSocial, e vice-versa.

Assim, a folha de pagamento, após seu fechamento, deve ser enviada ao eSocial. Inclusive, só podemos considerar que ela foi fechada após o seu envio ao eSocial.

São obrigações interligadas, em que um processo depende do outro - e, claro, da consistência das informações.

Por isso, é essencial que as informações da folha de pagamento estejam integradas com o eSocial. Assim, o profissional de RH evita erros que podem representar penalidades à empresa.

Ainda tem dúvidas sobre esse assunto? Acesse gratuitamente o nosso Kit da Folha de Pagamento. Com ele, você não deixa passar nada e aprende tudo sobre faltas, dissídio, horas extras... e muito mais!

Como está a Folha de Pagamento da sua empresa?

Como vimos, a folha de pagamento é como um “quebra-cabeça”, em que todas as peças devem se encaixar perfeitamente.

E na sua empresa? Como está o fechamento da folha? A organização está cumprindo com todas as obrigações e legislações?

Com a rigidez atual dos processos, a automação dessa atividade se tornou cada vez mais importante!

Por isso, se você quer ter certeza de que o seu quebra-cabeça está sempre completo... precisa conhecer o Flow, o nosso sistema de fechamento de folha!

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