Folha de pagamento: o que é, seu cálculo e desoneração

Todos os meses, o Departamento Pessoal precisa reunir informações, realizar cálculos e conferir diversos dados para garantir que a folha de pagamento seja fechada corretamente. Por trás de um holerite recebido pelos colaboradores, existe um processo que envolve atenção aos detalhes, cumprimento de prazos e diversas obrigações legais.

Neste artigo, a Metadados, empresa especializada em sistemas para DP e RH, explica como funciona esse processo, quais etapas fazem parte do cálculo e os principais pontos de atenção para garantir mais segurança e eficiência na rotina.

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que reúne as informações sobre a remuneração dos colaboradores de uma empresa. Nela, são registrados valores como salários, benefícios, descontos, encargos e demais verbas relacionadas ao pagamento dos profissionais.

A elaboração desse documento é uma obrigação das empresas, conforme previsto nos artigos 464 e 225 do Decreto 3.048/1999. Embora não exista um modelo oficial definido, a folha deve conter todas as informações exigidas pela legislação e cumprir suas funções operacional, contábil e fiscal.

Para compreender melhor esse processo, também é importante entender a diferença entre salário e remuneração, já que esses conceitos possuem significados distintos na legislação trabalhista.

Qual a diferença entre salário e remuneração?

Apesar de muitas vezes serem tratados como sinônimos, salário e remuneração têm significados diferentes. O salário é o valor pago pelo trabalho realizado, conforme estabelecido na relação de emprego. Já a remuneração considera, além desse valor, outras parcelas recebidas pelo trabalhador em razão do trabalho.

Podem compor o salário:

• O valor fixo definido em contrato;
• As gratificações previstas em lei;
• As comissões pagas pelo empregador.

Na folha de pagamento, essas parcelas são registradas junto aos descontos aplicáveis. Dessa forma, o documento reúne a composição do que o trabalhador recebe e permite conferir se os valores foram apurados de acordo com as regras trabalhistas.

Quais são os prazos para fechar a folha de pagamento?

O prazo para fechamento da folha de pagamento pode variar conforme a organização interna da empresa e as datas definidas para o pagamento dos colaboradores. De acordo com a legislação trabalhista, o pagamento dos salários deve ser realizado até o 5º dia útil do mês seguinte ao período trabalhado, quando a remuneração é mensal.

No entanto, algumas empresas optam por realizar o pagamento antes desse prazo, como no último dia do mês, ou seguem datas definidas em acordos e convenções coletivas.

Além do cumprimento dos prazos, a empresa deve garantir que a folha de pagamento seja elaborada corretamente, reunindo informações como salários, descontos, benefícios, encargos e demais verbas trabalhistas. Esse processo pode ser realizado com apoio de sistemas, que ajudam a reduzir erros e trazer mais segurança para a rotina.

O que deve constar na folha de pagamento?

A legislação brasileira determina algumas informações que devem estar presentes na folha de pagamento, conforme previsto no art. 225 do Regulamento da Previdência Social (Decreto nº 3.048/99).

Entre os principais dados que devem ser registrados estão:

• Informações do empregador;
• Dados do empregado, como cargo e função;
• Quantidade de dias trabalhados;
• Valores de horas extras e adiantamentos;
• Descontos realizados, como INSS, contribuição sindical, FGTS, vales e outros;
• Valor bruto e líquido do salário.

Além disso, a folha deve contemplar informações específicas, como o agrupamento dos segurados por categoria, a identificação das seguradas em gozo de salário-maternidade e o registro do número de quotas de salário-família atribuídas aos trabalhadores quando aplicável.

Com a digitalização dos processos trabalhistas, essas informações também são utilizadas para o cumprimento das obrigações enviadas ao eSocial, que reúne dados trabalhistas, previdenciários e fiscais das empresas.

Como fazer a folha de pagamento?

A elaboração da folha de pagamento exige organização e atenção aos detalhes, já que envolve informações sobre salários, descontos, encargos e demais verbas trabalhistas. De acordo com o artigo 225 do Decreto 3.048/1999, a empresa deve preparar a folha com os valores pagos, devidos ou creditados aos trabalhadores e manter os registros necessários para o cumprimento das obrigações legais.

Além disso, é responsabilidade da empresa registrar mensalmente, de forma detalhada, as informações relacionadas às contribuições, aos valores descontados dos colaboradores e aos recolhimentos realizados.

Para tornar esse processo mais seguro e organizado, é importante seguir algumas etapas no fechamento da folha de pagamento. Confira a seguir.

Atividades diárias

• Apurar e ajustar horas extras;
• Tratar exceções e corrigir marcações no controle de ponto;
• Identificar e ajustar faltas;
• Conferir afastamentos e realizar os envios necessários ao eSocial;
• Acompanhar o banco de horas;
• Verificar vencimentos de contratos de experiência, realizando prorrogação, efetivação ou rescisão quando necessário.

Sempre que houver movimentações

• Lançar vales, como adiantamentos salariais e valores de convênios;
• Registrar atestados e realizar os procedimentos necessários no eSocial;
• Realizar admissões, emitir contratos e enviar as informações ao sistema;
• Aplicar advertências e suspensões quando necessário;
• Calcular rescisões, emitir documentos e realizar os registros obrigatórios;
• Calcular férias, emitir documentos e informar os afastamentos correspondentes.

Antes do fechamento da folha

Antes de finalizar o cálculo, o Departamento Pessoal precisa reunir e validar todas as informações que terão impacto na remuneração dos colaboradores. Nessa etapa, são conferidos valores de farmácia, empréstimos, convênios, serviços médicos e outros descontos que serão considerados no processamento da folha.

Também é o momento de validar benefícios, como vale-alimentação ou refeição, além de integrar os lançamentos do controle de ponto e demais informações que irão compor a folha de pagamento.

No fechamento da folha

Com todos os dados reunidos, inicia-se a etapa de fechamento, que envolve o cálculo da folha, a conferência de lançamentos, descontos e demais verbas trabalhistas. Nesse processo, o Departamento Pessoal também deve validar informações como pensões alimentícias, gratificações de função, contribuições sindicais e eventos relacionados ao eSocial.

Além disso, é necessário conferir os cálculos e fechamentos de INSS, IRRF e FGTS, acompanhar os retornos dos eventos enviados, realizar o fechamento dos eventos periódicos (S-1299), validar a DCTFWeb e gerar a guia mensal do FGTS Digital.

Após essa etapa, ainda fazem parte da rotina atividades como o envio dos arquivos de pagamento ao banco, a geração das provisões de férias e 13º salário, a integração contábil e a emissão de relatórios para programação de férias.

São muitas etapas envolvidas, não é? Por isso, contar com tecnologia para automatizar processos, integrar informações e reduzir atividades manuais pode trazer mais agilidade, controle e segurança para o Departamento Pessoal.

A Metadados é uma empresa de tecnologia especializada em soluções para DP e RH. Nossos sistemas acompanham toda a jornada do colaborador, desde a admissão até processos como folha de pagamento, eSocial, benefícios, controle de ponto, SST e desenvolvimento de pessoas.

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O que é o pagamento de folha complementar?

A folha de pagamento complementar é utilizada para registrar e realizar pagamentos de valores que não foram incluídos na folha regular do mês. Essa necessidade pode surgir por diferentes motivos, como acordos ou convenções coletivas definidos após a data-base, dissídios em atraso ou correções identificadas depois do fechamento da folha.

Nesses casos, a empresa precisa calcular as diferenças devidas e realizar os pagamentos correspondentes, que podem envolver valores retroativos de salário, férias, 13º salário e outras verbas trabalhistas. Esses lançamentos são feitos em um documento separado, conhecido como folha complementar.

Mais do que um simples ajuste, esse processo exige atenção para garantir que os valores sejam calculados de acordo com a legislação e que os encargos correspondentes sejam recolhidos corretamente, como INSS, FGTS e Imposto de Renda.

Como cada tributo possui regras próprias, é importante acompanhar os prazos, códigos de recolhimento e demais obrigações envolvidas no processo.

Quais os principais proventos da folha de pagamento?

A folha de pagamento inclui diversos proventos e vencimentos, que correspondem aos valores de ganho do colaborador. Confira a seguir os principais deles.

1. Salário

O salário é a importância fixa, devida e paga pelo empregador ao seu empregado em razão do trabalho realizado e tempo à disposição. Deve ser firmado em contrato entre as partes, obedecendo a legislação.

2. Descanso Semanal Remunerado - DSR

Por lei, todo trabalhador tem direito a um dia de descanso semanal remunerado (pago) por semana. A legislação estabelece que essa folga ocorra, de preferência, aos domingos, mas isso não é obrigatório.

O repouso deve ter 24 horas consecutivas, sem possibilidade de dividir esse período em horas diárias. Se o colaborador não cumprir integralmente sua jornada de trabalho, poderá perder o direito ao descanso semanal remunerado.

No eSocial, o DSR possui uma natureza específica para o registro da rubrica: a 1012, utilizada para os valores correspondentes ao descanso semanal remunerado e aos feriados.

Veja:

• Devidos a trabalhadores cuja remuneração não inclua o pagamento do Descanso Semanal Remunerado (horistas, diaristas, semanalistas, etc.);
• Incidentes sobre parcelas salariais de natureza variável, tais como tarefa, horas extras, adicional noturno, produção, comissão etc.;
• Devidos a trabalhadores que prestaram serviços nos dias de repouso semanal e feriado.

3. Adicional de insalubridade

O adicional de insalubridade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades profissionais em condições insalubres.

Em outras palavras, atividades realizadas em condições que estão acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho. Previsto no artigo 192 da CLT, ele é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria, podendo ser de:

• 10% para grau mínimo;
• 20% para grau médio;
• 40% para grau máximo.

Para o envio ao eSocial, essa rúbrica deve estar parametrizada com a natureza 1202 - adicional por serviços em condições de insalubridade.

4. Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deve ser pago ao colaborador que tem contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco. O adicional deverá ser de 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.

Para o envio ao eSocial, essa rubrica deve estar parametrizada com a natureza 1203 - adicional por serviços em condições perigosas.

5. Adicional noturno

Existem dois tipos de trabalhadores que devem receber adicional noturno - ou seja, no mínimo, 20% do valor da sua hora de trabalho:

• Trabalhadores urbanos com jornada entre às 22h e às 5h;
• Trabalhadores rurais com jornada das 20h às 4h.

Aqui, vale lembrar que a hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos. O envio dessa rubrica ao eSocial deve ser parametrizada com a natureza 1205 - adicional por trabalho em horário noturno.

6. Horas extras

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho realizado além da jornada estabelecida em contrato de trabalho. O limite é de até duas horas diárias. Essa jornada deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal paga ao colaborador.

Para enviar essa rubrica ao eSocial, ela deve ser parametrizada com a natureza 1003 - Valor correspondente à hora extraordinária de trabalho, acrescido de percentual no mínimo de 50%.

7. Salário família

O salário-família é um benefício concedido aos empregados (incluindo os domésticos e trabalhadores avulsos). Ele é pago mensalmente de forma proporcional ao número de filhos, enteados ou menores tutelados com até 14 anos, ou inválidos de qualquer idade.

Veja as regras para seu recebimento:

• O trabalhador tem direito ao salário-família quando atende o limite máximo de renda estipulado pelo governo federal, que é atualizado anualmente;
• O requerimento deve ser feito pelo trabalhador diretamente ao empregador. O trabalhador avulso pode requerê-lo junto ao sindicato ou órgão gestor de mão de obra com que possua vínculo;
• Quando os trabalhadores estiverem recebendo auxílio por incapacidade temporária, aposentadoria por incapacidade permanente ou aposentadoria por idade rural, o pedido tem de ser feito ao INSS;
• Para buscar o benefício para demais aposentados que tenham filhos que se enquadrem nos critérios de concessão, também é preciso ir ao INSS. Homens aposentados têm de ter mais e 65 anos e as mulheres mais de 60.

8. Diárias para viagens

As diárias para viagens são os valores pagos ao colaborador para cobrir despesas necessárias em uma viagem, como alimentação, transporte, hotel, entre outros.

Esses valores devem constar na folha de pagamento. No entanto, conforme o artigo 457 da CLT, eles não integram a remuneração do colaborador.

Além disso, não se incorporam ao contrato de trabalho, e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Essas são as naturezas de rubricas do eSocial possui para lançar na folha de pagamento:

9. Adicional por tempo de serviço

O adicional por tempo de serviço não é um benefício estabelecido pela legislação trabalhista, mas pode se tornar um benefício concedido pela empresa, se decidido em acordo ou convenção coletiva. Nesse mesmo ato, é estabelecido o tempo de casa necessário para receber o adicional, bem como o valor que deverá ser pago.

Para enviar essa rubrica ao eSocial, ela dever estar parametrizada com a natureza 1206 - adicional em virtude do tempo de serviço (anuênio, quinquênio, etc.).

10. Auxílio-Creche/Babá

Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos têm a obrigação de oferecer um espaço físico para que as mães deixem seus filhos com idade entre 0 e 6 meses, enquanto elas trabalham.

Caso esse espaço não seja ofertado, a empresa passa a ser obrigada a conceder o auxílio-creche à mulher até que o bebê tenha 6 meses.

O valor desse auxílio varia de acordo com a empresa, mas normalmente é estabelecido em acordo ou convenção coletiva.

Para enviar essa rúbrica ao eSocial:

Quais os descontos da folha de pagamento?

Além dos vencimentos, a folha de pagamento também é composta por descontos.

Esses valores devem ser deduzidos do colaborador, e são referentes a:

Desconto de Previdência

É a tributação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social, de acordo com a IN 971/2009. Isso significa que a empresa desconta o valor em folha, referente à previdência, que deverá ser destinado ao colaborador para sua aposentadoria.

As alíquotas para desconto variam, com percentuais entre 7,5% e 14%, dependendo do salário de contribuição. São obrigados a contribuir com a previdência: empregados pela CLT, empregado doméstico, trabalhador avulso e contribuinte individual, com atividade remunerada.

Impostos de renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador. Ele deve ser apurado e retido pela fonte pagadora. Ou seja: pela empresa responsável por fazer o pagamento ou o repasse de valores à Receita Federal.

Para calcular o IRRF na folha de pagamento é necessário conferir uma tabela de contribuição mensal. Essa tabela contém as alíquotas que devem ser pagas, de acordo com o valor de contribuição.

Contribuição sindical

Após a reforma trabalhista ser aprovada em 2017, a contribuição sindical passou a ser facultativa. Em março de 2019, a Medida Provisória (MP) 873 propôs que, para colaboradores que contribuem, o desconto não viesse na folha de pagamento.

A proposta era que isso ocorresse via boleto, diretamente com o sindicato. Porém, a MP não foi votada dentro do prazo máximo e, por isso, acabou perdendo sua validade em junho de 2019.

Adiantamentos

O adiantamento salarial é realizado ao colaborador que o solicita. Esse valor deve ser descontado do pagamento no mês subsequente, impactando também as deduções sobre a remuneração integral. O adiantamento só é obrigatório quando firmada em acordo ou convenção coletiva.

Faltas e atrasos

Para faltas ou atrasos sem justificativas, a corporação poderá descontar o dia não trabalhado, bem como o valor correspondente ao DSR. Além disso, se na semana que houve a falta ocorrer um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo dia descontado.

Veja como enviar essa rúbrica ao eSocial:

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza o transporte público. A empresa deve pagar as despesas de deslocamento do colaborador de casa para o trabalho, e vice-versa. No entanto, a empresa pode descontar até 6% do salário-base do colaborador, de acordo com o custo com o trajeto.

Vale ressaltar que, caso oferte o transporte gratuito, a empresa não deve oferecer este benefício. O valor total do vale-transporte deve ser lançado na folha de pagamento.

A seguir, este valor deve ser enviado para o eSocial em base informativa:

Já o desconto deve ser lançado na natureza:

Vale-alimentação, vale-refeição e cesta básica

A legislação não obriga as empresas a oferecerem esse benefício. No entanto, quando ofertado, não há valor mínimo para desconto de vale-alimentação, vale-refeição e cesta básica na folha de pagamento. No entanto, a lei estipula que ele não pode ultrapassar 20% do salário.

Além disso, empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT podem deduzir em até 4% do imposto de renda devido. O valor total do benefício deve ser lançado na folha de pagamento, e deve ser enviado para o eSocial em base informativa:

Quando concedido em dinheiro, deve ser enviado o vencimento na natureza 1801 – Alimentação.

Já o desconto deve ser lançado da seguinte maneira:

Assim como os descontos apresentados na tabela, faltas e afastamentos também podem gerar impactos na folha de pagamento. Para entender como esses eventos afetam os cálculos, acesse gratuitamente o eBook que preparamos sobre o tema.

Desoneração da folha de pagamento

O termo desonerar significa tirar o ônus. Ou seja: desobrigar alguém ou algo a fazer alguma coisa, ou reduzir sua obrigação. Na prática, a desoneração da folha de pagamento, tratada pelas Leis 12.546/2011 e 13.161/2015, busca reduzir a carga tributária paga pelas empresas.

Até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS, a contribuição sobre a folha de pagamento (convencional). Assim, a corporação pagava 20% sobre o valor das remunerações dos seus colaboradores.

Em 2015, as empresas passam a ter uma segunda opção: a contribuição sobre a receita bruta, conhecida como desoneração. Nesse caso, o valor recolhido é determinado por um percentual sobre a receita bruta, que varia de 1% a 4,5%, de acordo com o setor.

Como recolher a desoneração da folha de pagamento

O recolhimento ocorre via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a guia de pagamento dos tributos pagos pelas empresas para a União.

Porém, atenção: A IN RFB nº 1876 (19 de março de 2019), prevê a dispensa da obrigatoriedade da CPRB na EFD-Contribuições, a partir dos prazos de obrigatoriedades de escrituração na EFD-Reinf, de acordo com a IN RFB nº 1.701/2017.

Até lá, as empresas dos seguintes segmentos podem seguir as instruções da CPRB e suas respectivas alíquotas para a desoneração:

• Calçados;
• Call Center;
• Comunicação;
• Confecção/vestuário;
• Construção civil;
• Couro;
• Empresas de construção e obras de infraestrutura;
• Fabricação de veículos e carroçarias;
• Máquinas e equipamentos;
• Projeto de circuitos integrados;
• Proteína animal;
• Têxtil;
• Transporte metro ferroviário de passageiros;
• TI (Tecnologia da informação);
• TIC (Tecnologia de comunicação);
• Transporte rodoviário coletivo;
• Transporte rodoviário de cargas.

Mudanças na desoneração da folha

Para se aprofundar nesse assunto, vale a pena entender como ocorreu a tramitação da desoneração da folha de pagamento no sistema governamental:

• A desoneração estava vigente até 31/12/2023;
• No fim de 2023, o Congresso Nacional aprovou a prorrogação até 31/12/2027. O presidente vetou a lei, e o Congresso derrubou o veto. Assim, a prorrogação voltou a estar vigente;
• A MP foi editava para determinar o fim gradativo da desoneração e mudanças no cálculo da tributação. Porém, o executivo e o legislativo concordaram que deviam debater mais sobre o assunto. A MP foi revogada;
• A desoneração seguiu vigente até que, em abril/2023, o ministro do STF determinou a suspensão imediata dos efeitos da desoneração;
• No dia 1º/05, a RFB se manifestou no portal informando que a desoneração não estava mais vigente e, portanto, o evento S-1280 foi bloqueado;
• No dia 17/05, o Ministro revoga sua decisão de suspender a desoneração por 60 dias, período em que o legislativo e o executivo deveriam tomar uma posição;
• O Ministro estendeu o prazo por mais 60 dias, e a desoneração ficou vigente até 11/09/2024;
• No dia 12/09, a Câmara dos Deputados aprovou o PL nº 1.847/2024, que propõe uma transição de 3 anos para o fim da Desoneração da Folha de Pagamento de 17 setores da economia. O presidente já aprovou e a Lei nº 14.973/2024 foi publicada em edição extra no DOU em 16/09/2024.

Assim, para cumprir as alterações na lei, a mudança será gradual e ocorrerá da seguinte forma:

• Em 2024: 100% ainda é pela CPRB e 0% de CPP sobre a folha;
• Em 2025: 80% pela CPRB e 25% de CPP sobre a folha;
• Em 2026: 60% pela CPRB e 50% de CPP sobre a folha;
• Em 2027: 40% pela CPRB e 75% de CPP sobre a folha;
• Em 2028: 0% pela CPRB e 100% de CPP sobre a folha.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento mais rápido

Como falamos anteriormente, uma folha de pagamento bem estruturada é essencial para o trabalho de DP e RH, já que envolve diferentes informações que precisam estar corretas e integradas.

Além das marcações de ponto, é necessário considerar horas extras, adicionais noturnos, salário bruto, horas trabalhadas e outros eventos que impactam o fechamento. Quando esses registros estão organizados e conectados, o processo se torna mais seguro e reduz o risco de erros.

Nesse cenário, contar com sistemas especializados ajuda a integrar informações de jornada, ponto e folha, reduzir tarefas manuais e dar mais segurança à conferência dos valores.

Quer entender como essa tecnologia pode contribuir para a sua operação? Solicite uma demonstração e fale com um especialista da Metadados.