Internalização da folha de pagamento: 10 vantagens para o DP

Você já pensou como seria administrar a folha de pagamento da sua empresa internamente? Se você concluiu que essa é mais tarefa complexa para o Departamento Pessoal (DP), está na hora de reavaliar. Uma das atividades mais importantes e rotineiras do setor de Recursos Humanos (RH), o processamento desse documento é alvo de investimentos tecnológicos cada vez mais avançados.

Assim, os profissionais ganham mais agilidade e segurança na administração da folha de pagamento dentro da própria empresa. Mesmo empresas de pequeno ou médio porte agora encontram um mercado mais preparado para atendê-las. Nesse artigo da Metadados – empresa especialista em softwares para a gestão de RH, destacamos vantagens da internalização da folha de pagamento.

O que é internalização da folha de pagamento? 

A internalização da folha de pagamento consiste em fazer dentro da empresa, pelo próprio DP, a gestão e a execução de todas as atividades relacionadas ao pagamento dos funcionários, no lugar de terceirizar essa função para outra empresa especializada nesse serviço. Esse processo, também conhecido insourcing, envolve desde o cálculo de salários e benefícios até a emissão de contracheques e o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.

A administração interna da folha requer a atuação de profissionais com alto nível de conhecimento, capazes de cumprir os processos e manter a conformidade com as leis. Atualmente, o RH conta com o apoio da tecnologia, como no caso do Flow. O software da Metadados para o Departamento Pessoal aponta, por exemplo, quando há inconformidades. Além disso, a empresa conta com consultores especializados para dar todo o suporte necessário durante a transição para o sistema.

Vantagens de internalizar a folha de pagamento

Embora possa parecer uma tarefa adicional, a internalização da folha de pagamento traz vantagens para o DP e para a empresa como um todo. Abaixo, 10 benefícios que o setor tem ao se responsabilizar totalmente pela administração da folha.

1. Controle e segurança de dados

Ao assumir todo o processo de administração da folha de pagamento, as empresas mantêm total controle sobre os dados dos funcionários, inclusive os confidenciais. Dessa forma, reduzem os riscos de vazamento de informações ou violações de segurança.

2. Customização

Com a internalização, o RH pode customizar os processos da folha. Isso significa atender as necessidades mais específicas da empresa. Pode-se, por exemplo, incorporar as políticas de remuneração, benefícios e descontos de forma mais flexível. É possível parametrizar o sistema conforme convenções ou acordos coletivos. Aliás, essa é uma funcionalidade oferecida pelo Flow.

3. Agilidade e flexibilidade

Ao se responsabilizarem pela gestão da própria folha de pagamento, as empresas passam a ter mais agilidade para responder a mudanças nas leis trabalhistas, regulamentações fiscais e políticas internas. Obtêm também mais flexibilidade, ao trabalhar diretamente nas necessidades identificadas internamente.

4. Conhecimento interno

Processar a folha internamente permite que a equipe de RH desenvolva um profundo entendimento das complexidades e peculiaridades da remuneração dos funcionários. Quando esse conhecimento é aplicado a nível estratégico, é possível obter processos mais eficientes e eficazes no funcionamento da empresa.

5. Economia a longo prazo

Embora inicialmente possa parecer mais econômico terceirizar a folha, a internalização pode se tornar mais rentável a longo prazo. À medida que a empresa cresce e o volume de funcionários aumenta, essa condição se torna mais perceptível. Portanto, empresas com planejamento de expansão devem levar isso em consideração.

6. Integração de sistemas

Um sistema de folha de pagamento internalizado viabiliza a integração com outros sistemas de gestão da empresa. Isso melhora a consulta aos dados, agiliza o trabalho do RH e auxilia na construção da cultura organizacional. O Flow pode ser integrado ao Vibe, solução da Metadados para o relacionamento entre times e líderes. Esse processo também pode ser feito com outros softwares, melhorando a experiência do RH.

7. Tomada de decisões

Ao internalizar a folha de pagamento, tanto o RH quanto a alta gestão da empresa passam a ter acesso mais rápido às informações. Assim, ganham maior velocidade para a tomada de decisões operacionais e estratégicas para a evolução do negócio.

8. Controle de erros

Quando opta pela internalização da folha, a organização passa a ter a possibilidade de fazer um controle de qualidade mais rigoroso. Com isso, reduz erros e inconsistências nos registros de pagamento.

9. Correções rápidas

Se informações incorretas forem enviadas para empresas terceirizadas, elas podem ser cadastradas sem a devida adequação. Nesse caso, uma possível correção pode demorar. Com a gestão da folha internalizada, esses ajustes podem ser feitos pelo próprio RH, sem passar por um terceiro, acelerando o processo.

10. Melhor atendimento à necessidade dos funcionários

As vantagens para a empresa também representam benefícios para o colaborador. Com a maior agilidade para resolver questões do dia a dia, é natural que haja maior satisfação das equipes. Isso tende a gerar mais engajamento com a empresa e, portanto, mais produtividade. É uma roda que gira trazendo ganhos para todos.

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Pronto para internalizar a folha?

Com mais informações disponíveis sobre os motivos para internalizar a folha de pagamento, a tomada de decisão se torna mais assertiva. Agora, você já conhece ao menos 10 vantagens da administração da folha dentro da própria empresa. No entanto, você pode identificar outras. Para isso, recomenda-se uma análise interna.

Se você precisa de mais um auxílio para entender se esse é o momento certo para começar a pensar nesse assunto, não pode deixar de acessar a Calculadora de internalização da folha. Desenvolvida pela Metadados, ela é capaz de auxiliar o RH e os gestores a reunirem ainda mais dados sobre o assunto para identificar qual é o impacto financeiro dessa medida.