DIRF: saiba tudo sobre a obrigação e a substituição pelo eSocial

As empresas brasileiras enfrentam diversas obrigações legais, e é preciso manter atenção para não se perder com a burocracia. Quando o assunto são as obrigações tributárias, a complexidade não é diferente.

As empresas estão sujeitas a uma ampla gama de impostos e contribuições sociais, o que gera tanto obrigações principais quanto acessórias. Entre elas está a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), que será substituída a partir de 2025.

Precisa saber mais sobre o assunto? Então, leia este artigo, produzido pela Metadados – empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH.

Prazo de Entrega da DIRF 2025, ano-calendário 2024

A DIRF 2025, referente ao ano-calendário de 2024, deve ser apresentada por meio do PGD DIRF. O prazo se encerra no dia 28 de fevereiro de 2025. Essa regra segue a Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (IN RFB) nº 1990.

O prazo se aplica à maior parte das situações, mas há condições específicas às quais você deve ficar atento. Segundo o parágrafo 2º do artigo 2º da IN RFB 1990, a DIRF 2025 da fonte pagadora deve ser enviada:

• Para saída definitiva do Brasil: até a data de saída permanente ou, em caso de saída temporária, até 30 dias após 12 meses de ausência.

• Para encerramento de espólio: até o último dia útil de março de 2025.

Baixe o Calendário do RH e fique por dentro de todas as datas que você precisa saber para cumprir as obrigações do ano!

Imposto de Renda (IR)

Para entender a elaboração da DIRF, é preciso entender sobre Imposto de Renda (IR). Trata-se de um tributo federal previsto no artigo 153, inciso III, da Constituição da República. É devido por pessoas e empresas que não se encaixam nas condições previstas por lei para ter imunidade ou isenção de impostos.

Esse tributo é gerado quando alguém tem acesso legal à renda ou a qualquer tipo de ganho, como previsto no Código Tributário Nacional. Como regra no Direito Tributário, os contribuintes têm a obrigação legal de pagar o tributo e a responsabilidade de fazer o recolhimento.

No entanto, em alguns casos, a lei coloca a chamada responsabilidade tributária em terceiros. Isso libera o contribuinte de ter que pagar diretamente ao governo o valor devido. É o que acontece com o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF).

Nesse caso, como o próprio nome já indica, o valor cobrado a título de Imposto de Renda sairá do bolso do contribuinte. Mas não é ele quem fará a declaração do imposto e o recolhimento aos cofres públicos. Essa responsabilidade, por previsão legal, é da fonte pagadora.

Em casos como esse, será necessário que o responsável tributário faça a Declaração de Imposto de Renda retido na Fonte (DIRF).

Importante lembrar!

Em fevereiro de 2024, a tabela do Imposto de Renda foi atualizada.

Por essas e outras especificidades é que se faz necessário conhecer um pouco mais sobre a Declaração sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte.

Neste post, falaremos sobre a obrigação tributária acessória de realizar a DIRF e seus principais aspectos para você ficar em dia com a legislação. Confira!

O que é a DIRF?

DIRF significa “Declaração sobre o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte”. A responsabilidade de cumprir essa obrigação é da fonte pagadora da renda ou dos proventos. A exceção é se contribuintes tiverem imunidade ou isenção tributária.

Uma das obrigações relativas ao Imposto de Renda é informar à Receita Federal quanto o contribuinte ganhou em um determinado ano. Essa declaração deve ser o mais completa e fidedigna possível.

Caso contrário, haverá crime de sonegação fiscal. Quem o comete pode enfrentar medidas criminais, como prisão. Também tem de arcar com o pagamento do imposto sonegado.

Na DIRF, deve constar a informação sobre todos os rendimentos pagos ou creditados a pessoas físicas domiciliadas no país. O responsável tributário não pode deixar de informar os valores retidos dos contribuintes, alegando que eles não se encaixam na regra de tributação. A lei é bem clara: a DIRF deve incluir, sem exceção, todos os valores pagos, mesmo que sejam isentos ou não tributáveis.

Também é preciso informar o valor do IR sobre a renda ou contribuições retidas na fonte. Incluem-se os rendimentos pagos ou creditados aos beneficiários, entrega e remessa para pessoas que moram ou têm domicílio fora do país. Isso ocorre mesmo que o imposto não tenha sido retido, como em casos de isenção ou alíquota zero. Além disso, a DIRF deve incluir os valores gastos com plano de saúde coletivo empresarial.

Substituição da DIRF pelo eSocial/EFD-Reinf

A DIRF é uma das obrigações que será substituída pelo eSocial/EFD-Reinf a partir de 01/2025. Com a mudança, ao invés de um período intenso dedicado à declaração no início de cada ano, o trabalho será diluído ao longo dos meses.

A substituição da DIRF vem sendo preparada desde a implantação do eSocial Simplificado. A transição chegou a ser prevista para ocorrer em 2024, mas foi adiada para 2025. Isso foi feito por meio da nova Instrução Normativa (IN) 2.181/2024.

A Versão S-1.3 do eSocial estabelece alterações no evento S-1210 e S-2501, com ajustes pontuais para a substituição da DIRF. As informações complementares do Imposto de Renda estão nas versões S-1.2 e S-1.3.

O que irá substituir a DIRF?

A DIRF será substituída pelo eSocial/EFD-Reinf. Vamos entender melhor o que isso significa.

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) integra os módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Essa obrigação acessória é utilizada para complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Por meio da EFD-Reinf, são informados os rendimentos pagos e as retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais. A exceção são aquelas relacionadas ao trabalho, que são informadas pelo eSocial.

Saiba mais

Se você quer saber outros detalhes sobre a substituição da DIRF pelo eSocial/EFD-Reinf, leia este artigo. O texto explica como fica o processo a partir de 2025.

Tudo o que você precisa saber sobre a substituição da DIRF está no nosso guia exclusivo sobre o assunto. Baixe grátis agora!

Declaração da Dirf

A DIRF deve especificar os tipos de retenção dos valores e identificar quem recebeu o pagamento ou transferência de renda. Essa medida segue o Regulamento do Imposto de Renda e as Instruções Normativas da Receita Federal. A DIRF também é obrigatória para a pessoa jurídica que fez retenções de CSLL, COFINS ou PIS/PASEP em pagamentos a outras empresas. A declaração deve ser feita mesmo a retenção tenha ocorrido em apenas um mês do ano-calendário referente à declaração

Essas regras existem para garantir que a Receita Federal tenha as informações necessárias para avaliar a capacidade econômica dos contribuintes. Com isso, o órgão busca evitar a sonegação de receitas para os cofres públicos. Então, mesmo que não haja desconto do Imposto de Renda, todos os rendimentos e ganhos recebidos devem ser informados ao fisco. Caso contrário, o responsável pode ser penalizado com multa tributária.

Erros de Validação da DIRF

Conforme o artigo 5º da IN 1990/2020, a transmissão da DIRF será efetuada independentemente do número de registros e da extensão dos arquivos. Porém, a DIRF 2025 será submetida a validações. Se houver algum erro, a apresentação da declaração será impedida e rejeitada.

Isso significa que o recibo de entrega não será gerado, deixando o responsável em falta com a Receita Federal. Assim, ele pode sofrer penalidades administrativas.

Exceto microempresas e empresas de pequeno porte no Simples Nacional, todas as pessoas jurídicas precisam usar assinatura digital com certificado válido para enviar a DIRF. Essa regra, vigente desde os fatos geradores de 2009, está prevista no art. 1º da IN RFB nº 969, de 21 de outubro de 2009.

O uso do certificado digital ajuda a pessoa jurídica a acompanhar a declaração. Isso é feito pelo Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) no site da Receita Federal. Isso reduz a possibilidade de erros passarem despercebidos e garante maior controle sobre o envio.

Se a DIRF for entregue após 31 de dezembro do ano seguinte ao pagamento ou crédito do rendimento, será registrada como referente ao ano-calendário anterior. Isso resultará na inadimplência do responsável com a Receita Federal em relação ao ano das informações omitidas.

Tem dúvidas sobre como enviar a DIRF do ano-calendário 2024? Baixe o nosso manual exclusivo.

Multa por falsidade das informações na DIRF

Quem deixar de apresentar a DIRF, enviá-la fora do prazo, ou informar dados incorretos ou falsos à Receita Federal pode ser penalizado. As multas estão previstas na Instrução Normativa SRF nº 197, de 10 de setembro de 2002.

De acordo com o artigo 2º dessa normativa, multa é aplicada se as irregularidades não forem corrigidas dentro do prazo estipulado na intimação. Entre essas irregularidades estão:

• Ausência ou indicação incorreta do número de inscrição no CPF ou CNPJ dos contribuintes;

• Informação incompleta ou inválida do CPF ou CNPJ;

• Não indicação ou indicação incorreta de beneficiário;

• Omissão ou erro no código de retenção, entre outros.

O prazo para corrigir essas falhas é de 10 dias, contados a partir da intimação. Caso contrário, o responsável estará sujeito a multas. O valor pode variar anualmente conforme os grupos de irregularidades detectadas.

Quem está obrigado a entregar a DIRF?

O Imposto de Renda Retido na Fonte segue, entre outros, o princípio da generalidade. Ou seja, ele se aplica a todas as pessoas, tanto físicas quanto jurídicas. Isso vale para quem atende às condições e realiza o fato que gera o tributo.

No caso da DIRF, isso também acontece. Desse modo, são obrigadas a apresentar a DIRF as seguintes pessoas físicas e jurídicas:

1 - Que pagaram ou creditaram valores com retenção de IRRF, mesmo que em apenas um mês do ano, por conta própria ou como representante de terceiros:

• Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil, incluindo-se as beneficiadas por imunidades ou isenções;

• Pessoas jurídicas de direito público, os fundos públicos a que remete o art. 71 da Lei nº 4.320/64;

• Filiais, representantes de pessoas jurídicas com sede no exterior ou suas sucursais;

• Empresas individuais;

• Caixas, associações ou organizações sindicais de empregadores ou empregados;

• Titulares de serviços notariais e de registros;

• Condomínios edilícios;

• Instituições administradoras ou intermediação de fundos ou clubes de investimentos;

• Órgãos gestores de mão de obra de trabalho portuário, etc.

2 - Ainda que não tenham realizado a retenção do IRRF:

• Candidatos a cargos eletivos, tanto os titulares quanto vices e suplentes;

• Pessoas físicas e jurídicas no Brasil que realizem pagamentos, remessas ou créditos ao exterior relacionados a investimentos, royalties, serviços técnicos, juros sobre capital próprio, comissões, aluguéis, fretes internacionais, previdência complementar, entre outros.

Além disso, a IN exige informar as retenções de IRRF e contribuições sobre pagamentos a pessoas jurídicas. Essas informações devem ser incluídas na DIRF apresentada por:

• Órgãos públicos;

• Autarquias e fundações públicas federais;

• Entidades governamentais (empresas públicas e sociedades de economia mista);

• Entidades cujo capital votante seja majoritariamente da União, que recebam recursos do Tesouro Nacional e sejam obrigadas a registrar sua execução orçamentária e financeira no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi).

Informações da DIRF

O capítulo V da IN RFB nº 1990/2020 exige que quem apresentar a DIRF 2025 informe todos os beneficiários de rendimentos:

• Que tiveram retenção na fonte de imposto de renda ou contribuições, mesmo que em um único mês do ano-calendário;

• Do trabalho assalariado, quando o valor pago durante o ano-calendário for igual ou superior a R$ 28.559,70;

• Rendimentos de trabalho sem vínculo empregatício, aluguéis e royalties acima de R$ 6.000 pagos no ano, mesmo sem retenção na fonte;

• Valores de previdência complementar e planos de seguro de vida com cobertura por sobrevivência (VGBL) pagos no ano, mesmo sem retenção na fonte;

• Rendimentos recebidos por residentes ou domiciliados no exterior, inclusive em casos de isenção ou alíquota zero, conforme §§ 6º e 7º;

• Pensões isentas de IRRF para beneficiários com doenças graves, desde que comprovadas por laudo pericial oficial;

• Aposentadoria ou reforma isenta de IRRF por acidente em serviço ou doença grave prevista no inciso VI, comprovada por laudo pericial oficial;

• Dividendos e lucros pagos desde 1996, e valores pagos a titular ou sócio de microempresa ou empresa de pequeno porte. A exceção é o pró-labore e aluguéis, quando o total anual for igual ou superior a R$ 28.559,70;

• De dividendos e lucros pagos ao sócio, ostensivo ou participante, pessoa física ou jurídica, de Sociedade em Conta de Participação;

• Valores enviados por pessoas no Brasil para gastos pessoais no exterior de residentes do País, em viagens de turismo, negócios, serviço, treinamento ou missões oficiais, conforme §§ 6º e 7º.

• Pagamentos ou créditos de honorários advocatícios de sucumbência para os cargos mencionados no art. 27 da Lei nº 13.327/2016, em casos envolvendo a União, autarquias ou fundações públicas federais.

• Pagos às entidades imunes ou isentas pelo fornecimento de bens e serviços, na forma prevista nos incisos III e IV do art. 4º e no § 3º do art. 37 da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012;

• Pagamentos determinados pela Justiça Federal, mesmo sem retenção de imposto, nos casos de rendimentos declarados como isentos ou não tributáveis ou de beneficiários inscritos no Simples Nacional. Isso está em conformidade com a Lei Complementar nº 123/2006 e a IN SRF nº 491/2005.

Qual modalidade de plano privado de assistência à saúde deve ser informada?

Os responsáveis tributários devem informar à Receita Federal, por meio da DIRF, os valores que os empregados gastaram com planos de saúde coletivos. É preciso detalhar o total pago anualmente pelos trabalhadores. Isso deve incluir o que foi pago pelo titular do plano e por cada dependente.

Em qual estabelecimento da Pessoa Jurídica deverá ser apresentada a DIRF?

A DIRF deve ser apresentada pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica, mesmo que ela opere com várias unidades. O arquivo precisa reunir os dados consolidados de todos os estabelecimentos da empresa.

Essa regra foi criada para evitar o envio de informações duplicadas ou desencontradas. Além de tornar as informações mais confiáveis, essa medida reduz a burocracia para as empresas brasileiras.

Lembrete!

Mesmo após o pagamento da multa, o declarante ainda será obrigado a reapresentar a DIRF corrigida.

Multa por atraso de entrega da DIRF

Em caso de atraso na entrega ou não apresentação da DIRF, a multa é de 2% ao mês-calendário ou fração. O percentual aplicado sobre o valor total do Imposto de Renda informado na declaração. Isso ocorrerá mesmo que o imposto já tenha sido integralmente pago.

Essa multa, no entanto, é limitada a 20% do total do imposto devido. Além disso, há um valor mínimo para a penalidade, que é anualmente reajustado pela Receita Federal.

Conclusão

O Imposto de Renda é, atualmente, um dos principais tributos em nível de arrecadação tributária da União Federal. Os valores arrecadados com esse imposto compõem receitas fundamentais para o ente público. Eles respondem por significativa parcela dos gastos públicos em setores como saúde, educação, assistência social, pagamento dos servidores públicos, transferências constitucionais, etc.

Para evitar a sonegação fiscal, a União atribuiu à fonte pagadora a responsabilidade de reter o Imposto de Renda e elaborar a DIRF. Assim, o contribuinte é quem paga o imposto, pois recebe seus rendimentos já com o desconto do IR. Porém, não é ele quem presta as informações exigidas por lei à Receita Federal. Essa responsabilidade recai sobre o empregador ou contratante dos serviços.

Por isso, o contribuinte não pode ser penalizado em caso de descumprimento dessa obrigação tributária. A responsabilidade por eventuais penalidades administrativas é da fonte pagadora, que é o declarante da DIRF. Para evitar problemas, é fundamental que o responsável conheça as regras do tributo e mantenha-se em conformidade com a legislação vigente.

Você, profissional de RH, quer evitar erros na gestão de obrigações fiscais e tributárias? Conheça as soluções da Metadados. Além de diversos de Recursos Humanos, contamos com uma equipe altamente qualificada que oferece o suporte necessário para que você e sua empresa.