DIRF: saiba tudo sobre a obrigação e a substituição pelo eSocial

As empresas brasileiras estão submetidas a uma série de obrigações legais, e é preciso ficar atento para não se perder em meio à burocracia. No que se refere às obrigações tributárias, o cenário também é esse. Incide uma vasta gama de impostos e contribuições sociais sobre as atividades empresariais, e eles impõem obrigações principais e acessórias. Dentre elas, encontra-se a obrigação acessória de fazer a Declaração sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte, ou DIRF.

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Prazo de Entrega da DIRF 2024, ano-calendário 2023

Segundo a Instrução Normativa número 1990, da Receita Federal, a DIRF 2024, referente ao ano-calendário de 2023, foi apresentada por meio do PGD DIRF. O prazo se encerrou no dia 29 de fevereiro de 2024.  

No caso de extinção da pessoa jurídica responsável pela DIRF, em razão de modificações societárias como liquidação, incorporação, fusão ou cisão total, a pessoa jurídica deverá apresentar a DIRF relativa ao ano-calendário em que ocorreu a extinção até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento, exceto se o evento ocorrer no mês de janeiro; nesse caso, a DIRF poderá ser apresentada até o último dia útil do mês de março do mesmo ano-calendário (2023).

Estabelece o parágrafo segundo do artigo 2º da IN-RFB 1990 que, no caso das pessoas físicas, na hipótese de sua saída definitiva do Brasil ou de encerramento de espólio ocorrido no ano-calendário de 2023, a DIRF 2024 da fonte pagadora pessoa física relativa a esse ano-calendário deverá ser apresentada observando-se os seguintes critérios:

• No caso de saída definitiva, a declaração deve ser apresentada até a data da saída em caráter permanente; ou em até 30 dias contados a partir da data em que a pessoa física declarante completar 12 meses consecutivos de ausência, no caso de saída em caráter temporário; e

• No caso de término de espólio, a DIRF teve de ser apresentada até o último dia útil do mês de março, do ano de 2024.

Imposto de Renda (IR)

Para entender a elaboração da DIRF, é preciso entender, primeiro, o Imposto de Renda (IR). Trata-se de um tributo da competência da União Federal, que está previsto no artigo 153, inciso III, da Constituição da República. Ele é devido por todas as pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, que não se enquadrem em uma das hipóteses previstas em lei para a concessão de imunidade constitucional ou isenção tributária.

O fato gerador do referido tributo é a aquisição de disponibilidade jurídica de renda ou proventos de qualquer natureza, conforme estabelecido pelo Código Tributário Nacional.

Como regra no Direito Tributário, os contribuintes, além de terem a obrigação legal de pagar o tributo, ainda estão sujeitos à responsabilidade tributária pelo seu recolhimento.

Contudo, em alguns casos específicos, a legislação estabelece a chamada responsabilidade tributária de terceiros, eximindo o contribuinte do dever de recolher ao erário público o montante que lhe é devido. É o que acontece com o Imposto de Renda retido na fonte.

Nesse caso, como o próprio nome já indica, o valor cobrado a título de Imposto de Renda sairá do bolso do contribuinte, mas não é ele quem fará a declaração do imposto e o recolhimento aos cofres públicos. Essa responsabilidade, em virtude de previsão legal, é da fonte pagadora.

Em casos como esse, será necessário que o responsável tributário faça a Declaração de Imposto de Renda retido na Fonte - DIRF.

Importante lembrar!

Em fevereiro de 2024, a tabela do Imposto de Renda foi atualizada. 

Por essas e outras especificidades é que se faz necessário conhecer um pouco mais sobre a Declaração sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte.

Neste post, falaremos sobre a obrigação tributária acessória de realizar a DIRF e seus principais aspectos para você ficar em dia com a legislação. Confira!

O que é a DIRF?

Como já mencionado, DIRF significa “Declaração sobre o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte”. A obrigação de executá-la é da fonte pagadora da renda ou dos proventos de qualquer natureza aos contribuintes não beneficiários de imunidade ou isenção tributária.

Uma das obrigações acessórias do Imposto de Renda é justamente informar à Receita Federal o montante auferido pela pessoa física ou jurídica em determinado ano-calendário. Essa declaração deve ser o mais completa e fidedigna possível, pois, caso contrário, haverá crime de sonegação fiscal, sujeitando-se os seus autores a medidas criminais, dentre elas a restrição da liberdade, além da transferência da obrigação principal (dever de pagar o tributo sonegado) ao ente sonegador.

Na DIRF, deve constar a informação sobre todos os rendimentos pagos ou creditados a pessoas físicas domiciliadas no país, inclusive os isentos ou não tributáveis (que não se enquadram na definição da hipótese de incidência prevista em Lei).

Portanto, não cabe ao responsável tributário omitir quaisquer valores retidos dos contribuintes, alegando que eles não se enquadrariam na hipótese de incidência tributária. A Lei é clara ao exigir que a DIRF informe, sem exceção, todas as importâncias pagas, ainda que não tributáveis ou sujeitas a isenções.

Também deve ser informado o valor do IR sobre a renda ou contribuições retidas na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários, entregas, pagamentos, créditos, emprego ou remessa a pessoas residentes ou domiciliadas fora do país, ainda que o imposto não tenha sido retido, como nos casos de isenção tributária ou alíquota zero. Por fim, devem constar da DIRF, ainda, os valores gastos com plano de saúde coletivo empresarial.

Substituição da DIRF pelo eSocial 

A DIRF é uma das obrigações que será substituída pelo eSocial. Com a mudança, ao invés de um período intenso dedicado à declaração no início de cada ano, o trabalho será diluído ao longo dos meses.

A substituição da DIRF vem sendo preparada desde a implantação do eSocial Simplificado e avançou com a publicação da Instrução Normativa nº 2096 da Receita Federal.  Ela estabelecia a data para o fim da declaração como conhecemos hoje.

Porém, essa data foi adiada para 2025. Isso foi feito por meio da nova Instrução Normativa (IN) 2.181/2024, que prorroga a sustituição da DIRF para o ano seguinte.

Nesse contexto, é importante salientar que a Minuta da Nota de Documentação Evolutiva 01/2021 foi substituída pela NDE nº 01/2023 (rev.) - Versão S-1.2, que estabelece os princípios necessários para a substituição. As alterações previstas entraram em vigor na versão S 1.2 do eSocial. As mudanças dos eventos remuneratórios destinados ao Imposto de Renda já estão na DCTFWeb desde maio de 2023. As informações complementares do Imposto de Renda que fazem parte da substituição da DIRF estão na Versão S-1.2. 

O que irá substituir a DIRF?

A DIRF será substituída pelo eSocial/EFD-Reinf. Então, vamos entender melhor o que isso significa. A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) integra os módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Essa obrigação acessória é utilizada para complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Por meio da EFD-Reinf, são informados os rendimentos pagos e as retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais. A exceção são aquelas relacionadas ao trabalho, que são informadas pelo eSocial.

Se você quer saber outros detalhes sobre a substituição da DIRF pelo eSocial/EFD-Reinf, leia este artigo e entenda como fica o processo a partir de 2025.

Declaração da Dirf

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte deverá conter a identificação por espécie de retenção dos valores, bem como a identificação do beneficiário do pagamento ou transferência de renda efetuados, nos termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda e demais Instruções Normativas baixadas pela Receita Federal do Brasil (RFB).

Também está obrigada a entregar a DIRF a pessoa jurídica que tenha realizado retenção, ainda que em único mês do ano-calendário a que se referir a Declaração, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição para o PIS/PASEP sobre pagamentos realizados para outras pessoas jurídicas.

Essas regras visam munir a Receita Federal do Brasil das informações necessárias a verificar a capacidade econômica dos contribuintes, evitando-se com isso a sonegação de relevantes receitas tributárias aos cofres públicos. Por isso, ainda que não haja o desconto do Imposto de Renda, todos os rendimentos e proventos percebidos pelas pessoas mencionadas devem ser informados ao fisco, sob pena de aplicação de multa tributária ao responsável omisso.

Erros de Validação da DIRF

Conforme previsto no artigo 5º da Instrução Normativa n. 1990/2020, da Receita Federal do Brasil, a transmissão da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte será efetuada independentemente do número de registros e da extensão dos arquivos.

Contudo, a DIRF 2024 será submetida a validações. Caso ocorra algum erro, haverá impedimento da respectiva apresentação e ela será rejeitada. Como consequência, o recibo de entrega não será gravado, ficando o responsável por essa apresentação em falta com a Receita Federal e sujeito a sofrer penalidades administrativas do referido Órgão.

Com exceção das pessoas jurídicas caracterizadas como microempresas ou empresas de pequeno porte, submetidas ao Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (SIMPLES NACIONAL), para transmissão da DIRF 2024 das demais pessoas jurídicas, referente a fatos geradores praticados a partir do ano-calendário de 2009, é imperiosa a utilização da assinatura digital da declaração mediante uso de certificado digital válido, conforme estabelece o art. 1º da IN RFB nº 969, de 21 de outubro de 2009. Estão sujeitas a essa regra até mesmo as pessoas jurídicas de direito público.

A transmissão da DIRF 2024 nesses moldes, com uso de certificado digital válido, permite que a pessoa jurídica acompanhe o processamento da declaração por meio do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), encontrado no site da Receita Federal. Isso evita que eventuais erros de validação passem despercebidos aos olhos dos responsáveis tributários pela DIRF.

Se apresentada depois do dia 31 de dezembro do ano imediatamente posterior àquele no qual o rendimento tiver sido pago ou creditado, a DIRF 2024 será computada como referente ao ano-calendário anterior. Isso gerará inadimplência do responsável perante o fisco e a Receita Federal do Brasil, no que se refere ao ano objeto da omissão das informações.

Quem está obrigado a entregar a DIRF?

O Imposto de Renda Retido na Fonte é orientado, dentre outros, pelo princípio da generalidade, o que significa que ele abrange indistintamente todas as pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, desde que se encontrem na situação narrada pela hipótese de incidência e pratiquem o fato gerador do tributo.

No caso da DIRF, isso também acontece. A obrigação acessória também tem um caráter amplo, sendo imposta a diversas pessoas, tanto físicas quanto jurídicas.

Desse modo, de acordo com a Instrução Normativa da Receita Federal que rege a matéria, estão obrigadas a apresentar a DIRF as seguintes pessoas físicas e jurídicas:

Quem é obrigada a apresentar a DIRF?

I — que pagaram ou creditaram quaisquer valores sobre os quais tenha sido retido o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), mesmo que em apenas um único mês do ano-calendário, a seu próprio título ou como representantes de terceiros:

• os estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil, incluindo-se as beneficiadas por imunidades ou isenções;
• as pessoas jurídicas de direito público, os fundos públicos a que remete o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
• as filiais, representantes de pessoas jurídicas com sede no exterior ou suas sucursais;
• empresas individuais;
• caixas, associações ou organizações sindicais de empregadores ou empregados;
• titulares de serviços notariais e de registros;
• condomínios edilícios;
• instituições administradoras ou intermediação de fundos ou clubes de investimentos;
• órgãos gestores de mão de obra de trabalho portuário, etc.

II — ainda que não tenham realizado a retenção do IRRF:

• os candidatos a cargos eletivos, tanto os titulares quanto seus vices e suplentes;
• as pessoas físicas e jurídicas com domicílio no Brasil que realizarem pagamento, entrega, remessa ou crédito a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada fora do país, de valores a título de aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos, royalties, serviços de assistência técnica ou demais serviços técnicos, juros sobre o próprio capital ou comissões em geral, arrendamentos ou alugueis, fretes para o exterior, previdência complementar, dentre outros.

Além do mais, estabelece a referida IN que também deverão ser prestadas informações referentes à retenção do IRRF e das contribuições incidentes sobre os pagamentos feitos a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços, nos termos do art. 64 da Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996, nas DIRF 2024 apresentadas por:

• órgãos públicos;
• autarquias e fundações públicas federais;
• entidades governamentais (empresas públicas e sociedades de economia mista);
• demais entidades de cujo capital social com direito a voto, a União, direta ou indiretamente, detenha a maioria, e que recebam recursos do Tesouro Nacional e estejam obrigadas a registrar a sua execução orçamentária e financeira no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi).

Informações da DIRF

Além disso, o capítulo V da IN RFB nº 1990/2020 estabelece que as pessoas obrigadas a apresentar a DIRF 2024 deverão informar todos os beneficiários de rendimentos:

• que tenham sido objeto de retenção na fonte do imposto sobre a renda ou de contribuições, ainda que em um único mês do ano-calendário;
• do trabalho assalariado, quando o valor pago durante o ano-calendário for igual ou superior a R$ 28.559,70 (vinte e oito mil, quinhentos e cinquenta e nove reais e setenta centavos);
• do trabalho sem vínculo empregatício, de aluguéis e de royalties, acima de R$ 6.000,00 (seis mil reais), pagos durante o ano-calendário, ainda que não tenham sido objeto de retenção na fonte do imposto sobre a renda;
• de previdência complementar e de planos de seguros de vida com cláusula de cobertura por sobrevivência, Vida Gerador de Benefício Livre (VGBL), pagos durante o ano-calendário, ainda que não tenham sido objeto de retenção na fonte do imposto sobre a renda;
• auferidos por residentes ou domiciliados no exterior, inclusive nos casos de isenção e de alíquota de 0% (zero por cento), observado o disposto nos §§ 6º e 7º;
• de pensão, pagos com isenção do IRRF, quando o beneficiário for portador de fibrose cística (mucoviscidose), tuberculose ativa, alienação mental, esclerose múltipla, neoplasia maligna, cegueira, hanseníase, paralisia irreversível e incapacitante, cardiopatia grave, doença de Parkinson, espondiloartrose anquilosante, nefropatia grave, hepatopatia grave, estados avançados da doença de Paget (osteíte deformante), contaminação por radiação ou síndrome da imunodeficiência adquirida, exceto a decorrente de moléstia profissional, regularmente comprovada por laudo pericial emitido por serviço médico oficial da União, dos estados, do Distrito Federal ou dos municípios;
• de aposentadoria ou reforma, pagos com isenção do IRRF, desde que motivada por acidente em serviço, ou quando o beneficiário for portador de doença relacionada no inciso VI, regularmente comprovada por laudo pericial emitido por serviço médico oficial da União, dos estados, do Distrito Federal ou dos municípios;
• de dividendos e lucros, pagos a partir de 1996, e de valores pagos a titular ou sócio de microempresa ou empresa de pequeno porte, exceto pró-labore e aluguéis, quando o valor total anual pago for igual ou superior a R$ 28.559,70 (vinte e oito mil, quinhentos e cinquenta e nove reais e setenta centavos);
• de dividendos e lucros pagos ao sócio, ostensivo ou participante, pessoa física ou jurídica, de Sociedade em Conta de Participação;
• remetidos por pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no País para cobertura de gastos pessoais, no exterior, de pessoas físicas residentes no País, em viagens de turismo, negócios, serviço, treinamento ou missões oficiais, observado o disposto nos §§ 6º e 7º;
• de honorários advocatícios de sucumbência pagos ou creditados aos ocupantes dos cargos de que trata o caput do art. 27 da Lei nº 13.327, de 29 de julho de 2016, das causas em que forem parte a União, as autarquias e as fundações públicas federais;
• pagos às entidades imunes ou isentas pelo fornecimento de bens e serviços, na forma prevista nos incisos III e IV do art. 4º e no § 3º do art. 37 da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012;
• pagos em cumprimento de decisão da Justiça Federal, ainda que esteja dispensada a retenção do imposto nas hipóteses em que o beneficiário declarar à instituição financeira responsável pelo pagamento que os rendimentos recebidos são isentos ou não tributáveis ou em que a pessoa jurídica beneficiária esteja inscrita no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata o art. 12 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, observado o disposto na Instrução Normativa SRF nº 491, de 12 de janeiro de 2005.

Qual modalidade de plano privado de assistência à saúde deve ser informada?

No que se refere aos rendimentos auferidos pelos empregados assalariados, deverão ser informados pelos responsáveis tributários todos os valores gastos pelos empregados com plano privado de assistência à saúde, na modalidade coletivo empresarial, contratado pela fonte pagadora.

Aqui, devem ser indicados à Receita Federal do Brasil, por meio da DIRF, os totais despendidos anualmente pelos trabalhadores, correspondentes à participação financeira deles no pagamento do plano de saúde, discriminando as parcelas correspondentes ao beneficiário titular e as correspondentes a cada um dos seus dependentes.

Em qual estabelecimento da Pessoa Jurídica deverá ser apresentada a DIRF?

No capítulo relativo às normas sobre a apresentação da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, a Instrução Normativa dispõe que, mesmo que a pessoa jurídica opere por meio de vários estabelecimentos, o local responsável pela apresentação da DIRF deverá ser o estabelecimento matriz. O arquivo repassado pelo estabelecimento matriz deve conter os dados consolidados de todos os estabelecimentos da respectiva pessoa jurídica.

Ou seja, para evitar o processamento de várias informações duplicadas ou mesmo para coibir o envio de informações desencontradas, a legislação de regência achou por bem fixar a obrigação tributária acessória para apenas as matrizes das pessoas jurídicas obrigadas à apresentação da DIRF.

Tal norma, além de trazer mais confiabilidade às informações e diminuir as chances de omissões, também reduz a burocracia a que estão sujeitas as empresas brasileiras.

Multa por falsidade das informações na DIRF

No que se refere às penalidades a que estão sujeitas as pessoas que deixarem de apresentar a DIRF, que a apresentarem fora do prazo legal, ou, ainda, que informarem dados incorretos ou falsos à Receita Federal do Brasil, a Instrução Normativa remete a disciplina à Instrução Normativa SRF nº 197, elaborada pela Secretaria da Receita Federal em 10 de setembro de 2002.

Segundo a IN 197, então, no que tange à penalidade por falsidade das informações constantes na DIRF (que a IN chama de irregularidades), cabe informar que, conforme disposto no artigo 2º da IN 197 o declarante está sujeito a multa quando forem verificadas na DIRF irregularidades não sanadas no prazo estabelecido na intimação, tais como as seguintes:

• ausência de indicação do número de inscrição do CPF ou CNPJ dos contribuintes pessoas físicas e jurídicas, respectivamente;
• indicação do número de inscrição no CPF de forma incompleta, ou seja, com dígitos em número menor que 11, sendo que 9 dígitos são a base e 2 formam o dígito verificador (DV);
• sinalização do CNPJ de forma incompleta, como é o caso do que não contenha 14 dígitos, sendo 8 dígitos componentes da base numérica, 4 para a formação do número de ordem e dois para a formação do Dígito Verificador;
• indicação de número de inscrição no CPF ou no CNPJ inválido, assim entendido o que não se refira ao constante no cadastro mantido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil;
• não indicação ou indicação incorreta de beneficiário;
• omissão na informação do código de retenção, ou a sua informação de forma inválida ou incorreta, etc.

O declarante será intimado para corrigir as falhas constatadas na DIRF, no prazo de 10 dias, contados da ciência da intimação.

Se não forem corrigidas, as irregularidades sujeitam o declarante a multas com valores variáveis a cada ano, para o grupo de 10 ocorrências similares. Importante salientar que a comprovação do pagamento da multa não exime o declarante da reapresentação da DIRF corrigida.

Multa por atraso de entrega da DIRF

No que se refere ao atraso na entrega da declaração, ou à sua não apresentação, a IN SRF 197 estabelece multa no percentual de 2% ao mês calendário ou fração, incidente sobre o valor total do Imposto de Renda informado na DIRF, ainda que este tributo tenha sido pago na sua integralidade.

A referida multa, contudo, está limitada a 20% do montante integral do imposto devido, possuindo valores mínimos que devem ser aplicados, valores estes que são anualmente reajustados pela Receita Federal do Brasil.

O Imposto de Renda é, atualmente, um dos principais tributos em nível de arrecadação tributária da União Federal. Os valores auferidos com esse imposto compõem importantes receitas para o ente público, respondendo por significativa parcela dos gastos públicos nos mais diferentes setores (saúde, educação, assistência social, pagamento dos servidores públicos, transferências constitucionais, etc.).

Por isso, para evitar a sonegação fiscal e facilitar a fiscalização tributária, o Estado optou por transferir à fonte pagadora de renda e proventos a responsabilidade tributária pela retenção do imposto e também pela confecção da Declaração anual do Imposto de Renda Retido na Fonte.

Portanto, é o contribuinte quem paga o imposto de renda, já que recebe seus rendimentos com o desconto do valor a título de IR. Entretanto, não cabe a ele prestar as informações exigidas pela Lei à Receita Federal do Brasil, ficando a responsabilidade tributária por essa informação à cargo do seu empregador ou contratante de serviços.

Com isso, esse contribuinte não é passível de sofrer nenhuma espécie de penalidade em caso de inadimplemento da obrigação tributária, ficando, ao revés, o declarante passível à imposição de penalidades administrativas pelo fisco. Para evitar transtornos, o ideal é mesmo conhecer a sistemática do tributo e ficar em dia com a legislação.

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