Fraude nas empresas: como prevenir, identificar e agir

Fraude nas empresas. Só de ouvir essa expressão, já acende um sinal de alerta. E com razão. As fraudes corporativas comprometem o caixa, reduzem o faturamento e, em casos mais graves, podem até inviabilizar o futuro do negócio.

Mas os prejuízos não param por aí: a confiança entre equipes, o clima organizacional e a reputação da empresa também ficam ameaçados.

Para prevenir esse tipo de ocorrência, o Departamento Pessoal precisa aprender a combinar boas práticas de gestão com o apoio da tecnologia, criando uma cultura organizacional forte e resiliente.

Neste artigo, nós da Metadados, empresa que desenvolve sistemas para gestão de RH, convidamos você a refletir sobre como lidar com esse tipo de situação, quais são os sinais de alerta e como agir quando surge uma suspeita na empresa.

Boa leitura!

O que é fraude nas empresas?

A fraude corporativa não se trata de um erro ou distração no dia a dia. A fraude nas empresas é uma ação intencional, ou seja, quando alguém age com má-fé, buscando tirar algum tipo de vantagem (financeira ou não) às custas da organização.

Essa fraude pode ser algo feito por um colaborador, um gestor, um fornecedor ou até por pessoas externas que tenham acesso a processos internos. E o mais desafiador: muitas vezes quem frauda conhece bem a empresa, os sistemas e sabe onde estão as brechas.

Um estudo recente da Grant Thornton Brasil, chamado "Diagnóstico das Fraudes no Brasil", trouxe dados que reforçam a urgência desse debate. Segundo a pesquisa, 63% das empresas brasileiras sofreram ao menos algum tipo de fraude em 2023. Um número alto, que mostra que esse risco é mais comum do que se imagina.

Isso nos mostra que a fraude corporativa não é um problema distante. Ela acontece em empresas de todos os tamanhos e setores. E, infelizmente, a maior parte das perdas não é recuperada.

Mas isso não significa que não seja possível se proteger. O profissional de RH pode pesquisar sobre formas de aplicar técnicas antifraude nas empresas. O primeiro passo é entender bem o que configura fraude e ficar atento aos sinais.

Quais são os tipos de fraude comuns em empresas?

Existem muitas formas de fraude, e nem sempre elas são óbvias. Algumas práticas se tornam tão corriqueiras que chegam a parecer inofensivas. Mas no fim das contas, todas têm algo em comum: prejudicam a empresa e quebram a confiança entre as pessoas.

Veja alguns exemplos mais comuns:

• Fraude contábil: alterações em registros financeiros para esconder perdas, maquiar lucros ou manipular resultados;

• Desvio de recursos: quando alguém usa dinheiro da empresa para fins pessoais ou direciona verbas para outros fins sem autorização;

• Roubo de ativos: apropriação de bens da empresa, desde equipamentos até materiais de escritório ou produtos;

• Suborno e corrupção: pagamento ou recebimento de vantagens para influenciar decisões, fechar contratos ou obter benefícios indevidos;

• Folha de pagamento fraudada: funcionários fantasmas, horas extras que não foram trabalhadas ou bônus indevidos;

• Acesso indevido a informações confidenciais: compartilhar dados estratégicos com concorrentes ou usá-los para benefício próprio;

• Falsificação de documentos: alterar notas fiscais, laudos ou contratos para enganar a organização.

Esses são apenas alguns exemplos, mas é importante lembrar que qualquer comportamento desonesto, mesmo que pareça pequeno, pode configurar fraude.

São exemplos de fraude no ambiente de trabalho

Como vimos, a fraude pode estar mais próxima do que se imagina. Muitas vezes, ela aparece nos pequenos hábitos, nas brechas que ninguém fiscaliza ou nos privilégios que passam despercebidos.

Abaixo, listamos algumas situações reais que ocorrem em empresas de diferentes portes:

• Pedir reembolso com notas fiscais falsas ou de compras pessoais;

• Registrar horas extras sem ter trabalhado de fato;

• Usar o cartão corporativo para fazer compras particulares;

• Compartilhar segredos da empresa com pessoas externas ou concorrentes;

• Forjar atestados médicos ou afastamentos;

• Inflar orçamentos de projetos para desviar parte da verba;

• Contratar fornecedores com quem tem relação pessoal sem processo transparente.

Vale dizer que nenhuma dessas ações acontece por acaso. São decisões conscientes, com impacto direto na empresa e em quem trabalha nela.

O que é considerado fraude no trabalho?

Muita gente se pergunta se todo erro ou irregularidade no ambiente de trabalho pode ser considerado fraude. E a resposta é: não. O que diferencia uma falha de uma fraude é a intenção por trás do ato.

Um erro pode acontecer por falta de atenção, treinamento insuficiente ou até uma falha de processo. Já a fraude parte da intenção de enganar, esconder, manipular ou se beneficiar de maneira indevida.

É por isso que, mais do que punir, o papel do RH também é ajudar a esclarecer, orientar e criar um ambiente onde esse tipo de comportamento não seja tolerado. E essa prevenção começa pela cultura.

Como identificar possíveis fraudes na empresa?

Detectar uma fraude não é tarefa simples, especialmente quando ela é bem planejada. Mas existem sinais que, se observados com atenção, podem levantar suspeitas e ajudar na investigação.

A seguir, destacamos alguns comportamentos e situações que merecem atenção:

• Pessoas que centralizam todas as tarefas e não compartilham informações com colegas ou líderes;

• Mudanças repentinas de padrão de vida, incompatíveis com o salário ou função desempenhada;

• Resistência a auditorias, processos de revisão ou novas ferramentas de controle;

• Repetição de erros em documentos financeiros ou administrativos, sem justificativa plausível;

• Relacionamentos pouco transparentes com fornecedores, clientes ou parceiros externos.

Esses sinais, por si só, não provam nada. Mas merecem uma escuta ativa, uma conversa franca ou, em alguns casos, uma apuração mais profunda. Felizmente, o RH não precisa agir sozinho: áreas como compliance, auditoria e jurídico devem ser envolvidas sempre que necessário.

Como aplicar técnicas antifraude nas empresas

Para implementar um programa antifraude, não basta criar regras rígidas ou colocar câmeras por toda a empresa. É, acima de tudo, construir uma cultura de confiança, transparência e responsabilidade compartilhada.

Veja algumas estratégias que ajudam a fortalecer a prevenção e o combate à fraude:

• Mapeamento de riscos: conheça os pontos vulneráveis da sua empresa e entenda onde pode haver mais espaço para irregularidades;

• Políticas e códigos de conduta claros: não adianta ter regras no papel se ninguém sabe ou entende. O ideal é criar materiais acessíveis e discutir o tema com frequência nos times;

• Treinamentos e sensibilização: fale sobre ética e integridade em todos os níveis, com exemplos reais e linguagem próxima;

• Canais de denúncia seguros e anônimos: é importante que as pessoas se sintam confortáveis para relatar comportamentos suspeitos, sabendo que serão ouvidas e protegidas;

• Segregação de funções: evite concentrar todas as etapas de um processo em uma única pessoa. Isso reduz as chances de fraudes passarem despercebidas;

• Auditorias regulares: revisar processos e documentos com frequência é uma forma eficiente de detectar falhas e agir antes que elas cresçam;

• Tecnologia a favor da integridade: sistemas de gestão de RH, alertas automáticos e monitoramento ajudam a manter uma maior transparência.

É importante reforçar que nada disso substitui o papel humano de observar, dialogar e construir relações saudáveis. Mas são ferramentas importantes para criar um ambiente mais seguro para todos.

E quais são as consequências?

Quando uma fraude é descoberta, os impactos se espalham em várias direções. O colaborador envolvido pode ser demitido por justa causa, enfrentar processos legais e ainda sofrer danos à reputação que comprometem sua carreira.

Já para a empresa, os prejuízos podem ser enormes. Além da perda financeira, há danos à imagem, desconfiança por parte dos clientes e fornecedores, abalo na confiança entre equipes e riscos de processos trabalhistas ou criminais.

Em alguns casos, fraudes expostas pela mídia têm efeito devastador. O nome da empresa pode ficar associado ao escândalo por anos, o que afasta investidores, talentos e oportunidades de negócio.

Por isso, olhar para a fraude como um tema estratégico é parte do cuidado com o futuro da organização.

O papel do RH vai muito além da fiscalização

O RH tem uma posição privilegiada na prevenção de fraudes. Não porque vai controlar tudo, mas porque é quem ajuda a construir a cultura da empresa, acompanha o comportamento das pessoas e fortalece a confiança no dia a dia.

Ao criar políticas claras, promover conversas abertas e garantir que todos entendam o que é aceitável (e o que não é), o RH contribui diretamente para reduzir o risco de fraudes.

Mais do que buscar culpados, trata-se de cultivar um ambiente saudável, transparente e com relações justas. Um lugar onde todo mundo sabe que integridade não é opcional, é parte do DNA da empresa.

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