Entenda como organizar o departamento pessoal de forma eficiente!

Organização é, muitas vezes, a questão-chave que diferencia um departamento pessoal altamente produtivo de um outro que parece dar voltas em círculos e apresenta problemas constantes. Cada área de uma empresa — comercial, financeira, logística — possui tarefas diferentes e específicas que precisam ser organizadas.

Neste artigo, nós, da Metadados - empresa que desenvolve softwares para a gestão do RH, vamos dar 6 dicas de como organizar o departamento pessoal, com a intenção de facilitar as tarefas mais comuns do gestor de RH.

Arquivo de documentos

A gestão de documentos é uma das atividades mais básicas e tradicionais de um departamento pessoal. Afinal, cada funcionário possui uma verdadeira pilha de documentos a qual a empresa precisa ter acesso, na forma de cópias ou originais. São contratos de trabalho, regulamentos, documentos de identidade, registro de ocorrências e assim por diante.

Para que o departamento pessoal possa se manter organizado, é preciso que esses documentos sejam arquivados da maneira correta. Eles devem ser mantidos em pastas, uma para cada funcionário. Essas pastas precisam ser mantidas em um local adequado, sem umidade ou luz forte, para que os documentos sejam preservados. Para completar, o gestor de RH precisa ter fácil acesso a elas, a qualquer momento. Assim, organizar os arquivos por data de admissão ou ordem alfabética também pode ser uma solução inteligente.

Uma solução que, apesar de não dispensar o arquivo físico, auxilia bastante na agilidade dos processos, facilitando consultas e diminuindo o manuseio, é a digitalização dos arquivos, que pode ser feito internamente ou por empresas especializadas em arquivar documentos físicos, disponibilizando-os para consulta em meio digital. Para quem quer uma solução mais aprimorada, existem as ferramentas de GED (gerenciamento eletrônico de documentos), que permitem, entre outras coisas, controle de versões e de cópias.

Existe um método de armazenamento para atender ao Sistema de Gestão da Qualidade, onde os documentos dos colaboradores ativos são organizados por ordem alfabética e anualmente. Já os arquivos dos funcionários desligados são guardados por períodos e permanecem armazenados em caixas de arquivo morto em local adequado.

Visão sobre os funcionários

Os arquivos trazem o registro completo de todas as informações do funcionário. No entanto, seria muito contraproducente (e desorganizado) acessar o arquivo de um funcionário toda vez em que é preciso checar informações cadastrais ou verificar seu resultado na última avaliação de desempenho, por meio de ambientes específicos ou portais.

É por isso que o departamento pessoal bem organizado tem sempre uma ferramenta que permite visualizar as informações mais importantes de cada funcionário rapidamente, diretamente no computador.

Controle de ponto

A maneira mais rápida de otimizar o controle de ponto, fazendo com que essa tarefa possa ser realizada de modo mais organizado, é adotando o ponto eletrônico. A folha de ponto manual é um método antiquado, pouco seguro e extremamente trabalhoso, pois todas as folhas precisam ser analisadas dia a dia e repassadas manualmente para um programa de controle no computador.

Com o ponto eletrônico, a precisão do controle de entrada e saída dos funcionários é maior. Além disso, os dados podem ser enviados diretamente ao software de controle, o que agilizará a gestão de pagamento. Conheça mais sobre a solução Metadados para o gerenciamento das marcações de ponto. 

Gestão da folha de pagamento

O departamento pessoal bem organizado é reconhecido por não errar e nem atrasar nos pagamentos. Para que isso seja possível, é preciso ter uma excelente gestão da folha de pagamento, realizando o seu controle com eficiência.

Para realizar essa tarefa, uma ferramenta especializada, novamente, é a maneira mais prática de garantir a eficácia desejada. Com o uso de um software específico, é possível importar dados diretamente do ponto eletrônico, realizar o cálculo de horas trabalhadas, converter o valor das horas extras. Tudo isso de maneira automatizada.

Informações atualizadas das questões de legislação trabalhista

Acompanhar de perto as questões de legislação trabalhista é essencial para que o departamento pessoal se mantenha longe de problemas, não estamos falando simplesmente de ter ciência dessas questões, e sim de manter arquivos com a aplicação ao caso de cada funcionário. Vamos entender melhor.

O departamento pessoal precisa manter um arquivo para cada funcionário, com informações sobre o valor devido em férias, 13° salário, rescisão e outros direitos trabalhistas. Quando (ou se) chegar a hora de usar esse arquivo, ele é uma garantia de que a empresa não cometerá algum erro contra a legislação.

Além disso, é recomendável treinar continuamente a sua equipe, mantendo-a atualizada. Isto pode ser feito através de cursos presenciais, mas também por meio da participação em webinars, leitura de artigos e ebooks, entre outros. Há serviços especializados para prestar suporte em questões legais e, geralmente, os melhores fornecedores de software de folha de pagamento possuem uma equipe de retaguarda altamente especializada que presta um suporte qualificado de produtos e processos de administração de pessoal.

Comunicação e troca de informações com outros departamentos

O departamento de pessoal, assim como o departamento de recursos humanos, está sempre em contato com outros departamentos da empresa, enviando documentos ou pedindo informações sobre os funcionários, recebendo solicitações e atendendo demandas. Como uma boa parte dessa comunicação envolve assuntos e dados sigilosos ou urgentes, é preciso que ela seja devidamente organizada. Uma ideia interessante é criar protocolos de recebimento de documentos.

Toda vez que o departamento pessoal encaminhar um malote para outro departamento, deverá anexar uma declaração com a listagem de todos os documentos enviados. Essa declaração, então, é assinada pela pessoa que recebeu o malote e devolvida ao departamento pessoal. Assim, é possível registrar e acompanhar onde os documentos estão, evitando que eles sejam perdidos pela empresa.

Quanto ao recebimento e ao atendimento de solicitações (férias, adiantamentos, folgas, etc), é possível utilizar ferramentas tecnológicas que auxiliam na execução e no controle das tarefas, como portais web que possuem workflows para encaminhar, aprovar e atender solicitações.

Bônus: Divisão de atribuições

Essa sétima dica é um bônus. Algumas empresas não realizam a divisão de atribuições no departamento pessoal. Adotam, por assim dizer, o lema “todos cuidam de tudo”. O problema é que, na prática, este lema muitas vezes acaba levando a uma outra situação: “ninguém é responsável por nada”. Ele é o causador de muita desorganização, como o típico desencontro, em que nenhum funcionário executa a tarefa porque todos acreditavam que outra pessoa faria ou já tinha feito.

Para evitar esse tipo de confusão, o gestor de RH precisa dividir as atribuições entre sua equipe. É claro que se um membro da equipe precisa de ajuda para uma determinada tarefa, ele pode sempre pedir ajuda aos demais. Porém, ele continua sendo o responsável por aquela tarefa, ou seja, é dever dele garantir que, de alguma maneira, ela seja cumprida satisfatoriamente.

Chegamos ao final deste artigo, respondendo sete vezes à pergunta "Como organizar um departamento pessoal?". E essa resposta, em várias das situações apresentadas, envolveu um elemento em comum: o uso de um software voltado para gestão de RH. Esse recurso tecnológico tem o potencial para simplificar e, ao mesmo tempo, otimizar várias tarefas recorrentes de um departamento de pessoal.

Quer saber mais sobre Administração de Pessoal? Inscreva-se na news do RH e fique por dentro de todas as novidades sobre Departamento Pessoal.