CAGED em atraso: quais são as consequências para a empresa?

Entre as muitas responsabilidades do departamento de Recursos Humanos está o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), um registro de admissões, dispensas e transferências realizadas pela empresa. Ele deve ser enviado mensalmente ao Ministério do Trabalho e Previdência Social até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência das informações.

É importante ressaltar que a admissão do trabalhador em percepção do Seguro-Desemprego deve ser enviada ao CAGED no mesmo dia da data de admissão, após o trabalhador ter entrado efetivamente em atividade, conforme Portaria 1129/2014.

O atraso ou a falta do CAGED pode acarretar em penalidades, na forma de uma multa trabalhista. Para saber mais sobre como funcionam essas penalidades, continue lendo o post, produzido pela Metadados - empresa que desenvolve softwares para a gestão de Recursos Humanos, há mais de 32 anos.

Por que o CAGED é importante

Antes de explicar como funciona a multa e como você pode regularizar sua situação com o Ministério do Trabalho, vamos voltar um pouco. Você sabe por que o CAGED é importante?

Esse relatório não é simplesmente uma forma de controlar o fluxo de profissionais na sua empresa. Na verdade, os dados coletados por meio do CAGED do Brasil inteiro permitem que o governo trace um panorama do mercado de trabalho no país. Essas informações permitem acompanhar as taxas de desemprego, os setores da economia que mais geram oportunidades, as carreiras que estão em alta ou baixa demanda.

Depois, essas análises se tornam a base para o desenvolvimento de ações governamentais. É a partir delas que surgem projetos e leis para beneficiar o trabalhador brasileiro e estimular a empregabilidade. Portanto, o CAGED que sua empresa entrega de maneira regular é revertido em benefícios sociais.

Como calcular o valor da multa

Quando a empresa não entrega o CAGED ou faz a entrega fora do prazo, o Ministério do Trabalho exerce uma penalidade, aplicada automaticamente.

O valor dessa multa vai variar de acordo com 2 aspectos: o período de atraso e a quantidade de funcionários que constariam do CAGED (ou seja, funcionários admitidos, transferidos ou dispensados no período). É bom esclarecer que, se não houve movimentação de funcionários, não é preciso entregar o CAGED. Nesse caso, não se aplica multa.

Atraso de 1 a 30 dias

Quando o período de atraso na entrega é de 1 a 30 dias, a empresa deverá pagar uma multa correspondente a R$ 4,47 por empregado que constaria do CAGED. Vamos ver um exemplo:

Sua empresa atrasou a entrega do CAGED em 8 dias. No período da declaração, houve 10 admissões e 15 dispensas que precisam ser declaradas. O total de movimentação de funcionários, portanto, é de 25.

R$ 4,47 x 25 = R$ 111,75

Portanto, a empresa terá de pagar uma multa correspondente a R$ 111,75.

Atraso de 31 a 60 dias

Nesse caso, a empresa deverá pagar uma multa correspondente a R$ 6,70 por empregado que constaria do CAGED. Vamos ver um exemplo:

Sua empresa atrasou a entrega do CAGED em 54 dias. No período da declaração, houve 15 admissões e 20 dispensas que precisam ser declaradas. O total de movimentação de funcionários é 35.

R$ 6,70 x 35 = R$ 234,50

Portanto, a empresa terá de pagar uma multa correspondente a R$234,50.

Atraso superior a 60 dias

Quando o período de atraso na entrega é superior a 60 dias, a empresa deverá pagar uma multa correspondente a R$ 13,40 por empregado que constaria do CAGED. Vamos ver um exemplo:

Sua empresa atrasou a entrega do CAGED em 100 dias. No período da declaração, houve 30 admissões e 10 dispensas que precisam ser declaradas. O total de movimentação de funcionários, portanto, é de 40.

R$ 13,40 x 40 = R$ 536,00

Portanto, a empresa terá de pagar uma multa correspondente a R$ 536,00.

Embora a multa seja automática, cabe ao gestor de RH tomar as providências para regularizar a situação. O Ministério do Trabalho não irá enviar qualquer cobrança ou notificação imediatamente para a sua empresa. Portanto, assim que você identificar o erro, precisa agir para resolver o CAGED em atraso (antes que o tempo passe e a multa fique ainda maior).

Como resolver o CAGED em atraso

Se a sua empresa está com o CAGED atrasado, existem medidas que você precisa tomar para voltar à regularidade. São 2 procedimentos: entregar a declaração e pagar a multa. Pagar a multa não desobriga sua empresa de informar ao Ministério do Trabalho sobre as alterações no quadro de trabalhadores.

A primeira coisa a fazer é acessar o site do Ministério do Trabalho e Previdência Social. Então, na lateral da página, vá até a seção Empregador e selecione a opção CAGED.

Essa página contém todas as informações necessárias para resolver o problema do CAGED em atraso. Em "Perguntas Frequentes", você deve procurar pelas instruções sobre como declarar informações de competências anteriores (acerto).

É importante destacar que a declaração do CAGED em atraso é feita por meio do Aplicativo do CAGED Informatizado (ACI), que você pode baixar no próprio site do Portal MTE.

A segunda etapa para corrigir o CAGED em atraso é o pagamento da multa. Lembre-se de fazer o cálculo, para saber exatamente qual valor sua empresa precisa pagar.

Então, você deverá preencher um Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF). O DARF comum (preenchimento manual) está disponível no site da Receita Federal e nós recomendamos que você faça duas vias. Seu preenchimento é bem simples, conforme o próprio MTPS indica.

No campo 1, você deve informar que se trata de “Multa Automática Lei Nº 4923/65”. Depois, no campo 4, onde é informado o Código da Receita, coloque o código “2877”. Finalmente, no campo 5, onde indicamos o Número de Referência, coloque o número “3800.1657.9030.0843-7”.

Uma dica importante é efetuar o pagamento da multa no mesmo dia em que você fizer o acerto dos dados no sistema. Assim, fica mais fácil vincular o pagamento da multa ao relatório CAGED correspondente.

Como você imprimiu 2 vias do DARF, uma delas provavelmente ficou com o departamento financeiro. A outra, porém, é responsabilidade do RH. Você precisa arquivá-la junto com o extrato do relatório CAGED.

Essa é uma medida preventiva, para o caso de haver eventualmente uma fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego na empresa. Assim, vocês terão todos os documentos de comprovação necessários para atestar a regularidade de suas atividades. Uma última dica: não é necessário enviar cópia do DARF (ou do comprovante de pagamento) ao MTE.

Quando o departamento de RH tem problemas de organização, ficar com o CAGED em atraso pode se tornar uma situação recorrente. Além de abrir a possibilidade de problemas com o Ministério de Trabalho, isso também gera custos adicionais que prejudicam a empresa como um todo. Portanto, organizar bem os prazos de entrega é essencial.