Entenda como cumprir as obrigações de fim de ano no RH

O fim de ano é uma época de correria para o setor de Recursos Humanos (RH). Principalmente no Departamento de Pessoal (DP), muitas obrigações legais precisam ser cumpridas de outubro a dezembro.

Esse é um período de concessão de férias coletivas, aumento de pedidos de férias individuais e de pagamento do 13º salário. Tudo isso consome tempo da equipe. Então, se o RH não estiver organizado para completar as atividades dentro dos prazos, a empresa pode ser penalizada.

Mas não se preocupe! Neste artigo, nós da Metadados — especialista em sistema para a gestão de RH — vamos abordar com detalhes as principais obrigações legais da reta final do ano. Acompanhe!

Quais são as obrigações de fim de ano das empresas?

No final do ano, o RH deve pagar o 13º salário e organizar as férias dos colaboradores. Essas são exigências da legislação trabalhista mais comuns e importantes desse período. Ao serem descumpridas, elas geram penalizações às empresas. Por isso, vamos centralizar as informações a respeito desses dois temas nesse artigo.

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Férias

O final de ano costuma ser conturbado para a concessão de férias. Nas organizações com recesso coletivo, é preciso fazer cálculos e pagamentos em grandes quantidades. Nas demais, muitos colaboradores querem tirar as férias individuais ao mesmo tempo. Diante disso, é preciso organizar tudo com muito cuidado.

Nesse tópico, vamos abordar os principais aspectos a que o RH deve ficar atento na concessão de férias. Confira.

Férias coletivas

As férias coletivas podem ser oferecidas a todos os colaboradores da empresa, a um certo setor ou unidade. Esse recurso ajuda a empresa a diminuir custos, suspendendo atividades quando a demanda dos clientes é baixa.

A legislação estabelece que as férias coletivas podem ser gozadas em até dois períodos anuais. Nenhum deles pode ser inferior a 10 dias corridos. Também é possível fornecer um período de férias coletivas e o restante em férias individuais.

Além disso, não é preciso que um colaborador tenha completado o período aquisitivo para tirar férias coletivas. Ou seja, ele pode usufruir do recesso mesmo se ter chegado a 12 meses de trabalho desde a contratação.

Nesse caso, o empregador paga como licença remunerada os dias de férias não adquiridos que o colaborador fica em casa sem prejuízo no salário. Isso porque as férias coletivas são de interesse da empresa.

Como organizar as férias coletivas?

Para fornecer férias coletivas, é preciso informar o Ministério do Trabalho e Emprego com antecedência mínima de 15 dias. Esse prazo também se aplica para comunicar o sindicato da categoria afetada e os próprios colaboradores. Microempresas e Empresas de Pequeno Porte são isentas de informar o Ministério.

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Férias individuais

As férias individuais podem ser fracionadas em até três períodos. A partir da Reforma Trabalhista de 2017, isso passou a valer para trabalhadores de todas as idades. Além da concordância do colaborador, há prazos mínimos para usufruir das férias:

• Um dos períodos deve ter 14 dias corridos.
• Os outros dois não podem ser inferiores a 5 dias corridos cada um.

Como organizar as férias individuais?

A empresa é responsável por definir quando o colaborador terá direito a férias. No entanto, há organizações com uma política interna que permite aos trabalhadores solicitarem o período de recesso que desejam.

Nesses casos, é importante comunicar com quanta antecedência e como eles devem fazer esse pedido. Em qualquer situação, legalmente, as férias individuais devem ser informadas ao colaborador pelo menos 30 dias antes de começarem.

Qual é a regra para a data de início de férias?

As férias não podem começar nos dois dias que antecedem feriados ou os dias de repouso semanal remunerado. Isso vale tanto para as coletivas quanto para as individuais.

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Colaboradores afastados têm direito a férias?

Colaboradores afastados do trabalho por doença ou por acidente do trabalho por até 6 meses têm as férias preservadas. Acima desse período, o colaborador perde esse direito. Em relação à licença-maternidade, as férias são mantidas normalmente.

Como enviar férias para o eSocial?

Após calcular a remuneração de férias, é preciso enviar o evento para o eSocial. Isso faz parte do cumprimento obrigações trabalhistas e previdenciárias. O evento de envio das férias é o S-2230.

Lembrete!

O colaborador estudante menor de 18 anos tem o direito de fazer coincidir férias trabalhistas com as escolares. O recesso dos aprendizes também deve corresponder, preferencialmente, com o escolar. É proibido ao empregador fixar período de férias diferente daquele definido no programa de aprendizagem.

Como é feito o cálculo de férias?

Para o cálculo de férias, soma-se o salário base mensal do trabalhador. Inclui-se, então, o valor referente aos adicionais que ele recebe habitualmente. Acrescenta-se 1/3 do valor do salário (adicional de férias). A partir daí, aplicam-se os descontos.

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13º Salário: regras gerais

O 13º salário é um benefício constitucional previsto como gratificação de Natal. Na prática, trata-se de um salário adicional por ano. É um direito de todos os trabalhadores urbanos, rurais, avulsos e domésticos. Aposentados e pensionistas do INSS também recebem o benefício.

O valor do 13º corresponde à soma de 1/12 do salário de cada mês trabalhado ao longo do ano.  Meses em que o colaborador trabalhou menos de 15 dias não entram na conta.

Isso vale se o colaborador foi contratado em um mês em que não chegou a esse período de trabalho. Também se aplica no caso de o trabalhador ter faltado mais de 15 dias ao emprego sem justificativa legal.

Para quem tem salário variável, o 13º é calculado somando os valores recebidos nos meses trabalhados. Isso é feito até o mês anterior ao adiantamento. Entram na conta, por exemplo, horas extras, adicional noturno, de insalubridade e de periculosidade.

Como é feito o pagamento do 13º salário?

O 13º pode ser pago de duas formas diferentes:

• Parcelada em duas vezes: a primeira parcela tem de ser paga até o dia 30 de novembro. A segunda deve ser depositada até o dia 20 de dezembro. Cada uma deve corresponder à metade do salário do colaborador.
• Adiantamento integral antes do mês de dezembro: se o empregador antecipar o pagamento total do 13º salário até novembro, deve quitar o valor líquido. Isso significa que é preciso descontar a contribuição previdenciária e, quando for o caso, o Imposto de Renda. Em dezembro, na folha do 13º, o valor adiantado será descontado, ficando o valor líquido final zerado. A antecipação deve ser registrada como adiantamento.

Anote aí!

Na primeira parcela do 13º salário, não há incidência do INSS e do Imposto de Renda. O recolhimento desses encargos é realizado na segunda parte. O FGTS incide sobre o valor pago pelo regime de competência.

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Pagamento do 13º salário na prática

Vejamos o exemplo fictício do Charles, colaborador de uma marcenaria.

O salário bruto dele é de R$ 2 mil por mês. O marceneiro tem direito a 12 avos de 13º salário. Nesse caso, na antecipação do 13º, ele vai receber 50% da remuneração. Isso significa que terá direito a R$ 1 mil.

No pagamento da segunda parcela, o valor a ser considerado é o salário de dezembro. Divida esse salário por 12 e multiplique pelo número de meses trabalhados no ano. Desse resultado, subtraia os descontos referentes ao INSS e Imposto de Renda.

Nessa segunda parcela, o colaborador vai receber o restante para completar 100% da remuneração. No entanto, entram os descontos de INSS e Imposto de Renda.

Então:

Remuneração R$ 2 mil

Isento de Imposto de Renda*

INSS: - 9% = R$ 158,82

Desconto da primeira parcela: R$ 1 mil

Segunda parcela: R$ 841,18

*Referência ano de 2024

É importante lembrar que este é um exemplo simples. Ele não considera casos especiais que podem mudar o cálculo do 13º salário. Portanto, é indispensável que a equipe de Recursos Humanos esteja preparada para esta atividade. Uma boa ferramenta de gestão, como o Flow da Metadados, garante mais segurança para o RH fechar esses cálculos sem erros.

Lembrete!

Não esqueça de observar o 13º sobre a maternidade e o impacto no envio dos eventos para o eSocial. A rubrica deve estar parametrizada corretamente para cada situação. Confira a tabela:

7.2. Os códigos de incidência a serem adotados, em relação aos empregados vinculados ao RGPS, em função dos motivos de afastamento referentes à licença maternidade, são os descritos no quadro adiante:

Punições para o descumprimento das obrigações de fim de ano no RH

Para cada ação administrativa do RH, existe sempre uma série de regras. Quando elas são descumpridas, geram ônus para os trabalhadores. Por isso, a lei prevê a aplicação de punições.

Quando o RH falha nas férias do colaborador, a empresa fica sujeita ao pagamento de multas. A punição é multiplicada por cada trabalhador em situação irregular.

O descumprimento das regras para férias também faz com que o empregador tenha de fazer uma compensação aos colaboradores. O valor é o dobro do salário de férias, mais 1/3 determinado pela Constituição Federal.

Em relação ao 13º salário, o desrespeito à lei também acarreta penalizações. Caso a empresa passe por uma fiscalização do Ministério do Trabalho, o empregador será autuado e deverá pagar uma multa.

Outra ação pode partir do colaborador prejudicado ou do sindicato profissional. A empresa pode ser alvo de processo trabalhista na Justiça.

Saiba mais

Outra atividade comum no RH no fim de ano é o fornecimento de cestas natalinas ou de vales-presente aos colaboradores. Embora essa não seja uma obrigação prevista na CLT, ela costuma ser uma expectativa dos trabalhadores. É que esses presentes são um reconhecimento ao trabalhador, o que favorece a motivação no ano novo.

Além disso, a Participação dos Lucros e Resultados (PLR) é paga nesse período em algumas organizações. Nesse caso, a empresa deve estar atenta para cumprir o acordo feito em convenções e acordos coletivos.

Conclusão

Como você pode perceber, o final de ano não é um período fácil para o RH. Entre organização das férias e pagamento do 13º salário, há muito trabalho burocrático a ser feito.

Um erro pode trazer graves consequências. E não estamos apenas falando dos impactos financeiros. É importante pensar também nos efeitos negativos para a relação entre os colaboradores e a empresa.

Esse relacionamento pode ser afetado se os trabalhadores perderem a confiança na habilidade e no compromisso da equipe de RH. Zelar pela boa execução das obrigações legais, portanto, é uma forma de proteger o elo entre o colaborador e a organização.

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