Administração de pessoal: quais suas funções e como otimizá-las?

A área de administração de pessoal, também chamada de departamento pessoal, é responsável por grande parte das atividades operacionais relacionadas aos trabalhadores de uma empresa. Ela é tão importante quanto as áreas cujas atividades possuem um viés mais estratégico, como a de desenvolvimento organizacional, por exemplo.

Responsável por todo o histórico do funcionário dentro da organização, a administração de pessoal cuida da admissão e da demissão, das férias e da folha de pagamento. Além disso, tem como responsabilidades o eSocial, obrigações legais e processos trabalhistas, entre outras.

A correta gestão da área pode causar alto impacto em outros setores da organização e trazer vantagens competitivas. Você, como gestor de administração de pessoal, sabe como conduzir adequadamente as atividades da equipe? A seguir, nós, da Metadados - empresa que desenvolve sistemas para a gestão do RH - vamos abordar as principais funções dessa área e dar dicas de como otimizá-las.

Características da Administração de Pessoal 
Funções da Administração de Pessoal
Admissão de pessoal
Atualização cadastral
Gerenciamento de arquivo
Acompanhamento de férias e contratos
Folha de pagamento
Desligamentos
Desafios da administração de pessoal

Características da Administração de Pessoal

A Administração de Pessoal é a área responsável por garantir a conformidade legal das relações entre os funcionários e a empresa. Uma característica importante do setor é a atuação para tornar processos burocráticos mais eficientes. Dessa forma, os direitos dos empregados são assegurados, evitando multas e passivos trabalhistas para a organização. 

Além disso, podemos citar outras características do trabalho em AP:

• Total atenção ao cumprimento de prazos.
• Representação da empresa perante a órgãos públicos.
• Acompanhamento de indicadores da área, baseando a tomada de decisões da empresa.
• Atendimento e resolução de dúvidas dos trabalhadores.

Funções da Administração de Pessoal

A administração de pessoal assegura o cumprimento do contrato de trabalho por parte do trabalhador e da empresa. Isso envolve a execução de várias atividades, como veremos a seguir.

Admissão de pessoal

Após escolhido o candidato para assumir determinada vaga, a área de recrutamento e seleção o encaminha à administração de pessoal, para que dê seguimento ao processo de contratação. É muito importante garantir que todos os documentos necessários sejam recolhidos e, após o recolhimento deles, se faça o cadastro do novo funcionário.

A parte de cadastramento é um item essencial, pois informações que serão utilizadas durante toda a jornada do colaborador dentro da organização estarão ali registradas: 

• Dados pessoais
• Documentos
• Dependentes no IR
• Benefícios corporativos
• Salário
• Horário de trabalho
• Cargo, entre outros. 

A contratação se torna mais fácil quando um bom sistema é utilizado, de maneira que possa contribuir na otimização dos processos. Quanto mais automatizado, menores os riscos de erro e mais ágil a rotina.

Atualização cadastral

Os dados cadastrados na contratação do funcionário não devem se tornar obsoletos, sendo recomendável realizar uma atualização cadastral todos os anos com o intuito de manter os registros sempre corretos e atualizados. Mais uma vez, o suporte de um bom sistema ajuda bastante nessa gestão.

Informações cadastrais confiáveis contribuem para a emissão de relatórios e a geração de indicadores precisos, otimizando a gestão de Recursos Humanos.

Gerenciamento de arquivo

O prontuário funcional é um item de grande importância nas organizações. Cada funcionário gera, em média, 50 tipos diferentes de documentos durante sua jornada na organização. Esses documentos devem estar muito bem organizados, pois podem inclusive fazer parte de uma auditoria. Você não vai querer que sua área ganhe uma "não conformidade" por um descuido desses, certo?

Dependendo do porte da empresa, fica inviável gerenciar arquivos manuais. A perda de tempo é grande e, com o passar dos anos, os documentos físicos vão amarelando, rasgando e ficando com aspecto antigo. A melhor solução para a otimização de mais esse processo da área de administração de pessoal é aderir ao prontuário eletrônico.

Com todos os documentos digitalizados, um sistema pode auxiliar no gerenciamento e controle, permitindo, inclusive, avisar quando faltar, por exemplo, um ASO (atestado de saúde ocupacional) de exame periódico. Nestes casos, você consegue ir atrás do documento antes de uma auditoria. Além disso, os documentos físicos, que devem ser mantidos por até 20 anos, por exemplo, serão manuseados poucas vezes e ficarão mais conservados. 

Para saber mais sobre o prazo de guarda da documentação, acesse nossa tabela gratuita.

Acompanhamento de férias e contratos

Alguém precisa acompanhar os prazos legais a serem cumpridos e ajudar os gestores de cada área a gerenciar (em alguns aspectos, claro) as suas equipes. A área de administração de pessoal tem também a função de acompanhar o vencimento:

• Do período de experiência, para verificar a efetivação ou não do recém-contratado.
• De contratos de estagiários, funcionários temporários e aqueles com contrato por tempo determinado quando for o caso.
• Dos períodos de férias, evitando o vencimento do segundo período. 
• Da assinatura do aviso de férias com pelo menos 30 dias de antecedência do início, entre outras situações.

Muitos desses controles servem como um lembrete aos gestores. As decisões são tomadas em conjunto, como, por exemplo, sobre efetivar ou não um recém-contratado. Assim, a área de administração de pessoal acaba sendo também uma parceira estratégica do negócio, o que com certeza gera muitas vantagens para a empresa.

Folha de pagamento

Dependendo da estrutura organizacional, o pagamento dos funcionários também é atribuição da área de administração de pessoal. O cuidado com essa atividade deve ser redobrado, porque é o custo mais alto com pessoas dentro de uma organização.

Acabou o tempo em que a folha era fechada manualmente. Hoje existem sistemas de folha de pagamento muito eficientes. Lembre-se: o investimento sempre vale a pena quando o retorno é a otimização de processos e a recompensa financeira!

Desligamento

Depois de uma jornada dentro da organização, chega o momento do desligamento. Dentre tantas responsabilidades da administração de pessoal, essa é uma das mais delicadas. Uma equipe preparada para gerenciar os desligamentos junto aos gestores é uma equipe que gera sucesso para a organização.

Os desligamentos fazem parte de qualquer rotina organizacional e a equipe de administração de pessoal deve ter uma visão analítica. Ao gestor cabe o papel de comunicar. Já à administração de pessoal deve:

• Calcular as verbas rescisórias
• Fazer provisão dos custos
• Homologar o desligamento
• Revisar cada detalhe a fim de que aquela demissão não retorne como um processo trabalhista. 

Finalmente, é sempre indicada uma entrevista de desligamento para que o funcionário dê visibilidade ao RH do que é possível melhorar na empresa, auxiliando também na gestão dos talentos que ficam.

Desafios da administração de pessoal

Como vimos, são diversas as responsabilidades da área. Com isso, os desafios da administração de pessoal também são variados. O principal deles é manter a atualização constante mediante a evolução das relações trabalhistas, sem nunca perder de vista o que estabelece a legislação brasileira (que também sofre mudanças de forma recorrente). Além disso, a administração de pessoal deve, cada vez mais, se estabelecer como parceira estratégica do negócio, atuando junto às outras áreas e à direção pelo sucesso da organização. 

Otimizar cada uma das tarefas operacionais transforma processos minuciosos em processos eficientes, ágeis e mais estratégicos. Lembre-se de que a utilização de um sistema contribui muito para a melhoria da administração de pessoal. 

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