Trabalho remoto: exigências legais e dicas para o RH

Que tal trabalhar de qualquer lugar do mundo? A proposta, que hoje atrai muitos profissionais, até poucas décadas atrás era inviável. Com a evolução tecnológica, a prestação remota de serviços se tornou uma realidade para alguns segmentos. Mas foi a pandemia de covid-19 que se tornou um divisor de águas em relação a esse formato de trabalho, já que a necessidade de isolamento fez com que as empresas tivessem de viabilizar que os profissionais trabalhassem remotamente.

Especificamente durante a pandemia, surgiram regras e normas pontuais. Mas, mesmo antes da emergência de saúde global, o Brasil já tinha legislação sobre o tema, que segue em vigor. As transformações tecnológicas e de mercado mais recentes também ampliaram o entendimento sobre as condições necessárias para assegurar a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.

Por isso, nós da Metadados – especialista em desenvolver um sistema completo de RH  — compilamos neste artigo as regras sobre o trabalho remoto no país. No texto, você confere ainda informações sobre como tornar essa modalidade vantajosa para colaboradores e organizações.

O que é o trabalho remoto

O trabalho remoto é uma modalidade de emprego em que o colaborador realiza atividades fora das instalações físicas da empresa. Esse formato de trabalho passou a ser viável com o avanço da tecnologia.

É que os trabalhadores geralmente se comunicam por meio de e-mails, videoconferências, mensagens instantâneas e outras ferramentas de colaboração online. Além disso, o acesso a sistemas da empresa é feito por meio da conexão com a internet.

Com a pandemia de covid-19, o trabalho remoto se multiplicou em larga escala em diferentes segmentos econômicos e regiões do planeta. Com isso, gerou-se conhecimento e interesse em relação a ele.

Diferença do trabalho remoto e home office

A possibilidade de trabalhar fora das empresas fez nascer um novo vocabulário para explicar as formas de atuação. Assim, é comum que termos como home office e trabalho remoto sejam usados como sinônimos, embora contenham diferenças sutis. Veja a seguir os conceitos:

• Home office: o colaborador funcionário pode trabalhar de casa em vez de ir ao escritório da empresa.
• Trabalho remoto: é mais abrangente. Engloba qualquer tipo de trabalho que seja feito fora da empresa, seja em casa, em um café, em um espaço de coworking ou até mesmo enquanto se viaja.

Impacto do trabalho remoto no eSocial

O trabalho remoto ou teletrabalho tem implicações nos eventos do eSocial. O detalhamento deve ser feito nos eventos S-2200 e S-2206, no campo regime de jornada do empregado. Devem ser usados para as seguintes situações:

É importante que o Departamento Pessoal fique atento ao fato de que essa informação tem de constar na Carteira de Trabalho Digital do empregado. Por isso, é fundamental conhecer os conceitos de home office e teletrabalho.

• Submetido a horário de trabalho, conforme Capítulo II do Título II da CLT (home office)
• Atividade externa especificada no inciso I do art. 62 da CLT;
• Função especificada no inciso II do art. 62 da CLT;
• Teletrabalho, previsto no inciso III do art. 62 da CLT;

É importante que o Departamento Pessoal fique atento ao fato de que essa informação tem de constar na Carteira de Trabalho Digital do empregado. Por isso, é fundamental conhecer os conceitos de home office e teletrabalho.

Confira o passo a passo para adotar o trabalho remoto!

O que diz a CLT sobre o modelo de trabalho remoto

Na redação original, criada em 1943, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não tratava especificamente do trabalho remoto. A legislação entrou em vigor ainda antes da criação da internet e em um país predominantemente rural. Portanto, o contexto histórico era bastante diferente do atual.

Porém, com as mudanças na legislação e nos padrões de trabalho ao longo das décadas, várias situações relacionadas ao trabalho remoto passaram a ser regulamentadas por meio de novas leis, portarias e decisões judiciais. A Reforma Trabalhista de 2017, por exemplo, trouxe ajustes relacionados ao tema, que passaram a constar na CLT. O artigo 75-B estabelece o seguinte:

Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não configure trabalho externo.

O texto esclarece que o comparecimento, ainda que habitual, à empresa para fazer tarefas específicas não descaracteriza o trabalho remoto. O artigo 75-C determina que o teletrabalho conste expressamente no contrato individual do colaborador. Outra previsão legal é de que um acordo individual pode tratar dos horários e os meios de comunicação entre empregado e empregador, mas que é preciso manter os repousos previstos em lei.

O tempo em que o colaborador usa a estrutura cedida pela empresa para o trabalho remoto, como ferramentas digitais ou computadores, não é considerado como hora de trabalho se for fora da jornada. A exceção são os casos em que existe acordo ou convenção coletiva.

Fique por dentro!

A prioridade para o trabalho remoto deve ser garantida a colaboradores com deficiência e àqueles com filhos ou crianças sob a guarda com até 4 anos. A especificação consta na CLT.

Estagiários e aprendizes podem fazer trabalho remoto?

Sim, a CLT permite que integrantes do programa Jovem Aprendiz e estagiários adotem o trabalho remoto. No entanto, todas as demais regras das legislações específicas devem ser seguidas.

É possível prestar serviços por produção no trabalho remoto?

Sim. A legislação prevê que, além do regime de jornada, possa ser adotado o por produção ou por tarefa. Nesses casos, não se aplicam as regras dispostas no Capítulo 2 do Título 2 da CLT, que trata de jornada de trabalho, período de descanso, trabalho noturno e quadro de horário.

Quais regras de convenções coletivas predominam no trabalho remoto?

Os trabalhadores em regime de trabalho remoto ficam sujeitos às regulamentações previstas em legislações locais, nas convenções ou acordos coletivos relativos à base territorial da empresa. Dois exemplos:

Uma empresa de São Paulo contrata um colaborador no Rio Grande do Sul: o funcionário em território gaúcho está submetido às regras paulistas, desde que elas não contrariem a legislação federal.

Uma empresa de Fortaleza contrata um colaborador no Sergipe: a convenção coletiva válida para o trabalhador é a de Fortaleza.

Quais as regras para colaboradores no exterior?

No caso de trabalhadores admitidos no Brasil que optam por prestar o serviço fora do país, aplicam-se as regras brasileiras. Porém, o colaborador não é abrangido pela Lei nº 7.064, de 6 de dezembro de 1982, que regula a situação de trabalhadores contratados no Brasil transferidos o exterior.

Fique por dentro!

Caso a empresa decida voltar ao regime presencial de trabalho, o empregador não é responsável pelas despesas resultantes desse retorno se o colaborador optar pelo trabalho remoto fora da localidade prevista no contrato.

Modalidades de trabalho remoto

Existem diferentes modalidades de trabalho remoto, que variam de acordo com as necessidades e preferências da empresa e dos colaboradores. Algumas das modalidades mais comuns incluem:

• Trabalho totalmente remoto: os colaboradores atuam inteiramente fora do escritório, utilizando tecnologia para se comunicar com o restante da equipe.
• Trabalho parcialmente remoto ou híbrido: os colaboradores têm a flexibilidade de trabalhar parte do tempo na empresa e parte do tempo de forma remota. Pode ser em um esquema de dias fixos na semana ou em um modelo de trabalho flexível.
• Trabalho remoto ocasional: os colaboradores trabalham predominantemente na empresa, mas têm a opção de trabalhar remotamente em ocasiões específicas, como quando estão doentes, precisam cuidar de assuntos pessoais ou têm uma necessidade específica de trabalho remoto.
• Trabalho remoto em turnos: em algumas organizações, especialmente aquelas com operações globais ou equipes distribuídas em fusos horários diferentes, os funcionários podem trabalhar remotamente em turnos específicos para garantir a cobertura durante diferentes horas do dia.
• Trabalho remoto temporário: em situações como pandemias, emergências naturais ou eventos imprevistos, as empresas podem implantar essa modalidade para garantir a segurança e o bem-estar dos funcionários.

Fique por dentro!

A legislação esclarece que o trabalho remoto ou teletrabalho não se confunde nem se equipara à ocupação de operador de telemarketing ou de teleatendimento. Essa diferenciação ocorre porque, embora o trabalho seja feito por telefone ou outros meios digitais, nos casos desses profissionais, muitas vezes, o serviço é prestado presencialmente.

Trabalho remoto pode ser adotado por qualquer empresa

Empresas de todos os portes e setores podem optar pelo trabalho remoto, desde que as atividades dos funcionários não sejam impactadas. Por exemplo, um operador de máquinas não poderá atuar remotamente. Por outro lado, um desenvolvedor de software consegue fazer o trabalho sem estar na empresa.

Ao decidir pelo trabalho remoto, as organizações devem tomar cuidados para esclarecer dúvidas, garantir a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. O RH deve colaborar para que tudo funcione articuladamente. As seguintes ações podem ser tomadas pela empresa:

• Desenvolver uma política de trabalho remoto: definir expectativas, horários, comunicação e responsabilidades.
• Esclarecer quais funções são elegíveis para o trabalho remoto e quais não são.
• Fornecer acesso à tecnologia necessária, como computadores, softwares e acesso remoto a arquivos e sistemas.
• Ter ferramentas de comunicação eficazes, para manter a equipe conectada e colaborativa.
• Estabelecer métricas de desempenho e avaliar o progresso dos colaboradores regularmente.
• Promover uma cultura de confiança e autonomia.
• Organizar eventos virtuais ou encontros presenciais periódicos para fortalecer os laços da equipe.
• Permitir alguma flexibilidade nos horários de trabalho para acomodar diferenças de fuso horário, necessidades familiares e preferências individuais.
• Disponibilizar recursos e suporte técnico para superar obstáculos técnicos ou logísticos.
• Adotar medidas de segurança cibernética para proteger dados confidenciais e garantir a segurança da rede nos acessos remotos.
• Solicitar feedback regular sobre a experiência de trabalho remoto.
• Fornecer informações e, quando necessário, equipamentos para o colaborador manter a ergonomia.

Vantagens do trabalho remoto

O trabalho remoto implica em vantagens tanto para os trabalhadores quanto para os empregadores. Esse é, inclusive, um ciclo que se retroalimenta. Com mais qualidade de vida, os colaboradores podem se tornar mais engajados com o trabalho durante o expediente. Esse é apenas um exemplo. Existem diversos outros benefícios.

Vantagens diretas para o colaborador:

• Flexibilidade de horários: colaboradores ganham mais controle sobre o horário de trabalho, o que permite mais equilíbrio entre o trabalho e outras atividades.
•  Economia com deslocamentos: sem a necessidade de ir diariamente para a empresa, os colaboradores economizam tempo e dinheiro em deslocamentos. Ao mesmo tempo, ganham mais qualidade de vida.
•  Equilíbrio: o trabalho remoto permite maior equilíbrio entre as responsabilidades profissionais e pessoais, o que pode resultar em colaboradores mais felizes e saudáveis.

Vantagens diretas para a empresa:

• Acesso a talentos: profissionais de qualquer lugar do mundo podem ser recrutados pelas empresas.
• Redução de custos: as empresas podem economizar dinheiro em aluguéis de escritórios, serviços gerais e outras despesas relacionadas ao espaço físico.
• Retenção de colaboradores: muitos colaboradores consideram o trabalho remoto um benefício, o que pode aumentar a satisfação e a lealdade à empresa.
• Dedução de impostos: a Receita Federal permite que os valores pagos pela empresa para ressarcimento ao colaborador pelos gastos com internet e consumo de energia elétrica no trabalho remota sejam deduzidos do lucro real.

Benefício para o Planeta

Com menos pessoas se deslocando diariamente para o trabalho, há uma redução nas emissões de carbono e no impacto ambiental associado ao transporte.

Produtividade e trabalho remoto

Um dos entraves para o trabalho remoto em parte das empresas é a suposição dos empregadores de que esse modelo implica na baixa da produtividade. No entanto, existem pesquisas que sugerem o contrário, já que interrupções comuns no ambiente coletivo são reduzidas no trabalho remoto.

Ainda assim, é verdade que se manter produtivo pode ser um desafio para parte dos colaboradores. Por isso, o RH pode direcionar esforços para apoiá-los a manter o trabalho em dia. Veja dicas que podem ser repassadas:

• Rotina: o colaborador deve ter um horário regular para iniciar e terminar o trabalho. Isso ajuda a criar uma estrutura para o cumprimento das tarefas.
• Espaço de trabalho: ter um local específico para o trabalho favorece a concentração e minimiza as distrações.
• Metas: ter objetivos diários ou semanais é importante para orientar trabalho e manter o foco nas tarefas mais importantes.
• Ferramentas: usar ferramentas de comunicação e colaboração online ajuda a manter contato com a equipe para organizar as tarefas, buscar soluções e mesmo para se descontrair em alguns momentos.
• Pausas regulares: fazer paradas curtas para descansar a mente e recarregar as energias pode tornar o trabalho menos cansativo e favorecer a produtividade. O uso de técnicas como a Pomodoro (trabalhar por períodos curtos, com pausas regulares) pode ser útil.
• Conexão durante o expediente: a interação regular com colegas de trabalho, mesmo que apenas uma troca de mensagens ou uma chamada de vídeo informal, ajuda a evitar o isolamento e a manter o senso de equipe.
• Gestão do tempo: utilizar técnicas de gestão de tempo implica na priorização das atividades e aumento da eficácia. Algumas técnicas possíveis são a de Eisenhower (classificar tarefas por importância e urgência) ou o método GTD - Getting Things Done (capturar, organizar, revisar e executar tarefas de forma sistemática).
• Evitar distrações: o RH pode auxiliar o colaborador a identificar as distrações e tomar medidas para reduzi-las. Por exemplo, um trabalhador que recebe muitas mensagens no WhatsApp pode precisar desativar as notificações.

Para o controle da jornada de trabalho, a empresa pode contar com o EasyMob. O sistema da Metadados permite o registro do ponto por meio de aplicativos em celulares e tablets!

Conclusão

O trabalho remoto é uma opção para empresas que podem manter os colaboradores exercendo as atividades mesmo a distância. Essa modalidade oferece vantagens para ambos os lados, embora também exija organização tanto da empresa quanto do colaborador. Sem isso, é possível que se perca produtividade.

O profissional de RH é o responsável por, junto com a gestão, desenvolver estratégias e disseminar as informações que auxiliem o trabalhador na rotina de tarefas. O Departamento Pessoal (DP) tem de garantir o cumprimento da legislação, que estabelece regras a serem cumpridas para que se caracterize o trabalho remoto e para que ele não resulte em prejuízos ao colaborador.

O trabalho remoto já teve diferentes fases, com um avanço significativo durante a pandemia de covid-19 e uma remissão nos anos seguintes. No entanto, esse é um assunto que continuará na pauta e deve ganhar mais importância dentro do RH.

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