Conheça as vantagens e saiba criar um quadro de pessoal

Para uma empresa crescer, é fundamental contar com um quadro de pessoal bem estruturado, onde as pessoas sejam realmente vistas como o maior bem que a organização tem à sua disposição. Afinal, para que os investimentos em infraestrutura sejam aproveitados ao máximo, é fundamental que cada colaborador desempenhe suas atividades com maestria e, assim, alcance os seus objetivos e os da empresa.

Para que isso seja possível, o time de RH não pode abrir mão de montar e controlar um quadro de funcionários, feito a partir das necessidades de cada organização, e das características técnicas e comportamentais de cada pessoa. Independentemente de setor e porte, estamos falando de uma necessidade.

Para falar sobre esse assunto, preparamos este artigo repleto de informações.  Siga lendo para conferir!

O que é um quadro de pessoal?

Basicamente, o quadro de pessoal pode ser entendido como o número total de colaboradores que uma empresa possui. Porém, além disso, hoje é visto como um método de organização que não apenas considera a quantidade de funcionários, mas o seu papel decisivo no ambiente corporativo.

O quadro não é uma obrigatoriedade legal, mas é bastante útil para proporcionar clareza e conhecimento de:

•  quem são as pessoas que trabalham na empresa;
• o que elas fazem;
• quais são os processos envolvidos;
• qual modelo organizacional é o utilizado.

Vale destacar ainda que estamos falando de uma ferramenta que pode ser decisiva para que a empresa respeite a legislação trabalhista, prevenindo processos judiciais, já que se tem acesso facilitado às informações contidas no contrato de trabalho.

Nesse sentido, quando utilizado corretamente, o quadro de pessoal evita desvios de função ou problemas na jornada de trabalho, melhorando o relacionamento interpessoal e o clima organizacional como um todo.

É importante dizer que nem todos da empresa têm acesso ao quadro. Muitas vezes ele deve ser uma ferramenta restrita à equipe de RH e aos líderes, devido a questões que envolvem o direito à privacidade, por exemplo.

Para que serve um quadro de pessoal? 

Em primeiro lugar, como você deve ter percebido, um quadro de funcionários serve para manter a organização empresarial. Porém, não para por aí. É um método que possibilita ao time de Recursos Humanos e à liderança controlar registros e fazer mudanças na empresa com mais assertividade, como expansão de equipes, corte de cargos, transferência de pessoal, entre outras.

No caso de admissões e contratações, o uso do quadro pode ser decisivo quando se opta por recrutamento interno. Ou seja, quando se analisa o capital humano que a empresa já tem antes de recorrer ao mercado. Quando se decide por analisar pessoas e funções exercidas dentro do próprio time de colaboradores, é possível dar chances a talentos já relevados, além de outras vantagens. Para isso, é indispensável manter um quadro de pessoal atualizado.

Dessa forma, o departamento de RH consegue estimular o cumprimento do plano de carreira, mostrando aos profissionais que eles realmente contam com oportunidades de crescer dentro da organização, estejam eles há pouco ou muito tempo atuando nela.

Isso acontece porque o uso do quadro de pessoal faz com que se tenha uma clara visualização do atual cargo de cada colaborador, assim como de quais são as melhores opções para o seu crescimento profissional, informações que muitas vezes não são de conhecimento nem dos integrantes do time de RH nem dos funcionários. Ter essa clareza torna a empresa mais atrativa e capaz de reter talentos - um dos grandes desafios do mercado de trabalho atual.

Quais são os benefícios de um quadro de pessoal?

Um quadro de pessoal alinhado, estruturado e atualizado sem dúvida impacta de forma positiva a empresa de diferentes formas. A seguir, falamos mais sobre alguns dos benefícios de manter essa prática:

• Retenção de talentos: como falamos acima, é possível oferecer uma carreira mais atraente para os colaboradores que se destacam, o que também ajuda a manter uma baixa taxa de rotatividade;
• Fluxo de processos mais ágil: sabe-se com mais clareza o que cada pessoa faz, para quem responde e como está a sua performance, evitando retrabalho e melhorando a produtividade das equipes de forma geral;
• Maior conhecimento dos gastos com pessoal: às vezes, falta à empresa saber quais são os setores onde há os maiores investimentos em cargos e salários, o que pode prejudicar a saúde financeira do negócio;
• Menos acúmulo de função: quando se sabe o que cada funcionário deve fazer, evita-se a má distribuição de tarefas (inimiga da produtividade), bem como possíveis problemas judiciais;
• Maior controle de horas extras: é possível controlar com mais precisão a realização de horas extras, de forma a não ultrapassar os limites saudáveis, além da questão financeira envolvida;
• Clareza de impactos na redução ou expansão do quadro de pessoal: é possível avaliar com mais propriedade em quais áreas há necessidade de mais ou menos pessoas, possibilitando uma tomada de decisão mais assertiva.

Como fazer um quadro de funcionários de uma empresa?

A verdade é que não existem regras para se montar um quadro de funcionários. Mas é muito importante que ele seja elaborado com o objetivo de atender as necessidades da organização, normalmente apontadas pela gestão. De forma geral, o quadro de funcionários de uma empresa deve conter informações como:

• Setor;
• Cargo;
• Nome;
• Data de contratação;
• Carga horária;
• Horários de entrada e saída;
• Salário do colaborador.

Como fazer o controle do quadro de pessoal?

Ao se fazer o controle do quadro de pessoal, o RH traz facilidade e agilidade aos seus processos operacionais, o que acarreta em maior ganho de tempo para despender em planejamento estratégico.

Para isso, ter a tecnologia ao seu favor é um ponto que deve ser destacado. Afinal, juntar informações sobre os colaboradores apenas em papel, além de ocupar espaço, dificulta a organização. Dessa forma, informatizar o banco de dados do controle quadro de pessoal da empresa é uma ação muito bem-vinda.

Atualmente, existem no mercado ferramentas específicas para quadro de pessoal para diferentes tipos de organizações, de acordo com o segmento e o tamanho, feitas com o objetivo de simplificar as dinâmicas do setor de RH.

Por exemplo, diversos softwares especializados contam com o controle de ponto digital, recurso que possibilita acompanhar e identificar com precisão atrasos e horas extras, o que passa a ser feito de forma integrada à folha de pagamento.

Como cada empresa tem as suas particularidades, o sistema de RH escolhido precisa ser coerente com o seu contexto, oferecendo uma solução personalizada, o que significa englobar todas as necessidades do negócio.

Conclusão

Como deixamos claro ao longo do artigo, o quadro de pessoal é de fato algo indispensável para toda empresa que busca, além de organização, impulsionar a gestão estratégica por parte do seu setor de RH. Momentos como contratações e promoções são muito beneficiados por essa ferramenta.

Entre os benefícios do seu uso, estão a retenção de talentos e um maior controle de horas extras. Para que um quadro seja criado, é preciso reunir informações importantes sobre os colaboradores. Já na hora de fazer o seu controle, a tecnologia pode ser uma ótima aliada.

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