Offboarding: entenda o que é e como fazer corretamente

O offboarding é um dos grandes responsáveis por manter a satisfação do colaborador, mesmo no momento de desligamento da empresa. Isso garante que o profissional leve uma boa experiência da organização, o que também ajuda a preservar a imagem externa da companhia.

Para tanto, realizar um processo de offboarding com eficiência é essencial para que a empresa e o funcionário tenham um final de ciclo tranquilo e justo para ambas as partes. Por isso, nós da Metadados – especialista em sistema de RH completo – escrevemos este artigo. Nele, você descobrirá a importância de um desligamento humanizado e a relevância do offboarding para a tomada de decisões da empresa.

O que é o processo de offboarding?

O offboarding é o conjunto de ações e procedimentos realizados quando um colaborador se desliga da empresa, seja por demissão, aposentadoria ou fim de contrato. É o momento em que a organização se prepara para a saída do profissional, encerrando suas atividades e garantindo uma transição suave.

Ao contrário do onboarding — que introduz um profissional em um novo local de trabalho — no offboarding são realizadas tarefas como o encerramento de acesso a sistemas e recursos, a devolução de equipamentos, o ajuste de benefícios e a finalização de processos burocráticos.

Além disso, é importante oferecer apoio emocional ao colaborador, visando amenizar o impacto do desligamento e manter uma relação positiva mesmo após a saída.

Como fazer o offboarding?

Realizar o offboarding de forma eficiente requer um planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. Aqui estão alguns passos essenciais para um processo de offboarding eficiente:

1 - Comunicação clara: Informe o colaborador sobre o seu desligamento de maneira respeitosa e direta. Explique os motivos e ofereça suporte para eventuais dúvidas ou preocupações.

2 - Atue com paciência: Nem todos os funcionários compreendem imediatamente os motivos por trás do seu desligamento. É importante que o RH tenha paciência e discernimento para lidar com as emoções e dúvidas do colaborador. Evite responder de forma ríspida ou brusca, colocando-se no lugar dele e buscando entender suas preocupações.

3 - Documentação e trâmites legais: Prepare a documentação necessária para formalizar o desligamento, como a rescisão do contrato de trabalho, o acerto de valores devidos e a entrega de documentos como a Carteira de Trabalho.

4 - Ofereça reconhecimento: Mesmo no momento do desligamento, é importante reconhecer e valorizar a contribuição do colaborador para a empresa. Demonstre apreciação pelo trabalho realizado e pelo tempo dedicado à organização. Um funcionário que se sente valorizado tem mais chances de compartilhar palavras positivas sobre a empresa.

5 - Encerramento de acesso: Revogue as permissões de acesso do colaborador a sistemas, e-mails e outros recursos internos. Isso é essencial para garantir a segurança da informação e proteger os interesses da empresa.

6 - Devolução de equipamentos e pertences: Solicite a devolução de equipamentos, chaves e qualquer outro item de propriedade da empresa. Certifique-se de que o colaborador assine um termo de recebimento e devolução adequado.

7 - Ajuste de benefícios: Informe o colaborador sobre o encerramento de benefícios e auxilie-o na transferência ou cancelamento dos mesmos, como plano de saúde, plano de previdência e seguro de vida.

8 - Encerramento de contas e cadastros: Garanta que todas as contas do colaborador, como acesso a redes sociais corporativas ou plataformas internas, sejam desativadas de acordo com as políticas da empresa.

9 - Colete dados relevantes: Durante o processo de offboarding, é importante coletar dados relevantes sobre o colaborador, como tempo de trabalho, evolução de resultados e feedback sobre a empresa. Essas informações são valiosas para análises futuras e para identificar áreas de melhoria.

10 – Faça uma entrevista de desligamento: Após a formalização do desligamento, via demissão ou por vontade do colaborador, é interessante fazer esse último encontro profissional. Esse é um momento em que o profissional pode se sentir livre para apontar erros, melhorias e o que deu certo.

Seguindo essas etapas, a empresa pode realizar um offboarding eficiente e estruturado, promovendo uma saída justa e respeitosa para o colaborador. Lembre-se de que cada situação é única, e adaptar o processo de offboarding de acordo com as necessidades específicas é fundamental para garantir uma experiência positiva.

Qual a importância do offboarding?

O offboarding desempenha um papel fundamental na experiência do colaborador e na imagem da empresa. Veja por que ele é tão importante:

• Preservação da imagem da empresa: Um processo de offboarding bem conduzido transmite uma imagem positiva da empresa, tanto para o colaborador que está se desligando quanto para aqueles que permanecem na organização. Isso fortalece a reputação da empresa e facilita futuras contratações.
• Retenção de conhecimento: Durante o offboarding, é possível realizar uma transferência de conhecimento entre o colaborador que está se desligando e outros membros da equipe. Isso evita a perda de informações importantes e facilita a continuidade das atividades.
• Análise de dados e melhorias: O offboarding também pode ser uma fonte valiosa de dados para a empresa. Ao coletar informações sobre os motivos do desligamento, a satisfação do colaborador e outros aspectos relevantes, é possível identificar pontos de melhoria e tomar decisões estratégicas para o futuro.

O que fazer com os dados coletados no processo de desligamento?

Os dados coletados durante o processo de offboarding são valiosos para a empresa. Eles podem ser utilizados para identificar tendências, problemas recorrentes ou oportunidades de melhoria.

Além disso, esses dados podem embasar decisões estratégicas, como ajustes nas políticas internas, treinamentos específicos ou mudanças nas práticas de gestão de pessoas.

Como fazer um desligamento difícil?

Em alguns casos, o desligamento pode ser mais desafiador, seja por motivos de performance, comportamento ou outras circunstâncias delicadas. Nesses casos, é importante adotar uma abordagem cuidadosa e respeitosa:

Preparação antecipada: Antes de realizar o desligamento, planeje e prepare-se para a conversa. Tenha em mãos informações relevantes, seja claro sobre os fatos e esteja preparado para responder a questionamentos.

Comunicação assertiva: Durante a conversa, seja direto e objetivo ao comunicar os motivos do desligamento. Ofereça feedback construtivo e demonstre empatia, evitando ser ofensivo ou agressivo.

Apoio emocional: Reconheça a dificuldade que o desligamento pode representar para o colaborador e ofereça suporte emocional. Disponibilize recursos, como programas de aconselhamento ou indicações para profissionais especializados.

O que não falar em um desligamento?

Durante um desligamento é importante evitar determinados tipos de comentários ou abordagens que possam prejudicar a relação com o colaborador ou a imagem da empresa:

Críticas pessoais: Evite fazer críticas pessoais ao colaborador, mantendo o foco nos aspectos profissionais e nas razões objetivas para o desligamento.

Promessas não cumpríveis: Não faça promessas que não possam ser cumpridas, como uma possível recontratação no futuro. Seja transparente e honesto.

Falta de clareza: Evite ser vago ou ambíguo nas informações fornecidas. Seja claro e objetivo para que o colaborador entenda os motivos do desligamento.

Como fazer um desligamento humanizado?

Comunicação transparente: Seja transparente ao comunicar o desligamento, explicando os motivos e fornecendo informações relevantes.

Escuta ativa: Dê espaço para que o colaborador se expresse e compartilhe suas emoções e opiniões. Demonstre empatia e ofereça suporte.

Oferecimento de recursos: Disponibilize recursos como programas de transição de carreira, indicações de oportunidades de trabalho e apoio psicológico, caso necessário.

Networking: Caso seja apropriado, ofereça-se para auxiliar o colaborador na construção de uma rede de contatos profissionais, fornecendo recomendações ou apresentando-o a pessoas de seu relacionamento.

Relação entre offboarding e employer branding

O offboarding está diretamente relacionado ao employer branding, que é a imagem e reputação de uma empresa como empregadora. Um processo de offboarding bem conduzido fortalece o employer branding, pois demonstra o cuidado e o respeito da empresa pelos seus colaboradores, mesmo no momento de desligamento.

Colaboradores que passaram por um offboarding positivo tendem a falar bem da empresa, recomendá-la a outros profissionais e contribuir para uma imagem positiva no mercado.

Conclusão

O offboarding é um processo essencial para o encerramento adequado do ciclo de um colaborador na empresa. Ao realizar o offboarding de forma eficiente, a empresa preserva sua imagem, retém conhecimento, obtém dados valiosos e fortalece seu employer branding.

Além disso, demonstra um compromisso com a satisfação e o bem-estar dos seus colaboradores, mesmo no momento do desligamento. Portanto, invista em um offboarding humanizado e estruturado, colhendo os benefícios tanto para a empresa quanto para os profissionais envolvidos.

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