Gestão de ponto: o que é, tipos de registro e o impacto no RH

A gestão de ponto é uma das rotinas que mais demandam atenção dos profissionais de Recursos Humanos. Normalmente, essa atividade envolve um expressivo volume de empregados, que precisam fazer a marcação do ponto ao menos duas vezes por dia e muitas vezes têm dúvidas sobre o registro. Além disso, a marcação e todas as tarefas que envolvem o seu gerenciamento impactam diretamente em outras obrigações importantes do setor de RH.

Neste artigo elaborado por especialistas da Metadados, empresa especializada em sistemas para a gestão de RH, vamos entender os conceitos e o que diz a legislação a respeito do assunto. Também vamos tirar dúvidas e apontar soluções para simplificar a gestão do ponto.

O que é a Gestão de Ponto?

A gestão de ponto é a atribuição do profissional de RH responsável por acompanhar a marcação do ponto dos funcionários de acordo com a jornada de trabalho, com o objetivo de cumprir a legislação. A jornada de trabalho é o período que o empregado fica à disposição do empregador executando as atividades para as quais foi contratado. Ou seja, a marcação do ponto é a comprovação do cumprimento da jornada.

A marcação dos horários compõe o espelho do ponto. É o relatório que baseia o cálculo da remuneração dos empregados e os benefícios, como vale-transporte e vale-refeição.

A gestão de ponto correta e eficiente, que envolve também tarefas como a criação de horários e a montagem de escalas, é muito importante para todas as empresas. Dessa forma é possível garantir que os trabalhadores estão cumprindo corretamente a jornada de trabalho. Isso evita problemas como sobrecargas, absenteísmo e processos trabalhistas, além de assegurar o pagamento dos salários de forma justa. Por isso, vamos esclarecer cada uma das etapas a seguir.

Marcação do ponto: o que diz a lei

A marcação do ponto consiste na anotação da hora de entrada e de saída do empregado no trabalho. No espelho do ponto também deve constar o período de repouso do colaborador, embora essa informação possa ser pré-assinalada. 

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o horário de trabalho deve constar no registro do empregado. Quem trabalha em estabelecimentos com mais de 20 funcionários é obrigado a fazer a marcação de ponto. Antes da Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017), a regra valia para estabelecimentos com mais de 10 pessoas.

Por outro lado, alguns casos não são obrigados a fazer a marcação. São eles:

• Empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho. Porém, essa condição deve ser anotada na Carteira de Trabalho e no registro de empregados;   
• Aqueles que exercem cargos de gestão, ou seja, gerentes, diretores e chefes de departamento ou filial.  
• Empregados em regime de teletrabalho. 

Como proceder com a extinção do PIS

Em 3 de abril de 2024, foi extinta a necessidade de PIS para novas contratações. Assim, o artigo 96 da Portaria MTE 671 define que os registradores eletrônicos de ponto certificados até 21 de agosto de 2009 podem continuar a gerar o Arquivo Fonte de Dados em conformidade com o layout especificado na época da certificação. Nesses casos, o preenchimento deve ser feito assim:

• Colaboradores com PIS: colocar o "0" na primeira posição do campo e o PIS completo nas onze seguintes;
• Colaboradores que não têm PIS e o REP (Registro Eletrônico do Ponto) não faz a validação do PIS: colocar "9" na primeira posição e o CPF completo nas demais;
• Colaboradores que não têm PIS e o REP faz a validação do PIS: colocar "8" na primeira posição, os dez primeiros dígitos do CPF nas seguintes e, na última posição, o dígito verificador do PIS considerando os dez primeiros dígitos do CPF.

  Como vimos, a marcação é o instrumento de controle (por parte da empresa) e de comprovação (por parte dos empregados) do cumprimento da jornada de trabalho. Vamos entender mais sobre esse conceito para facilitar a gestão do ponto? 

Jornada de Trabalho: conceito e tipos

A CLT estabelece que a duração normal da jornada de trabalho dos empregados não deve ultrapassar 8 horas diárias. Esse limite, que vale para qualquer atividade privada, corresponde a 44 horas semanais ou 220 horas mensais.

É importante estar atento à legislação específica para cada categoria de trabalho. A própria CLT prevê exceções, como bancários, professores e motoristas, entre diversas outras.

É importante destacar que, para fazer a compensação, não é permitido ultrapassar 10 horas diárias. Por exemplo, a jornada pode ser de 10h na segunda-feira e de 8h30min de terça a sexta-feira, totalizando as 44 horas semanais. Nesse caso, o período a mais trabalhado na segunda-feira não conta como hora extra. Isso porque esta é a jornada contratual do empregado e não ultrapassa as 44 horas semanais.

A Reforma Trabalhista criou outras possibilidades de jornada dentro da CLT, como a parcial e a 12x36. Saiba mais sobre elas no artigo completo sobre jornada de trabalho. 

Jornada extraordinária: hora extra e banco de horas

A CLT também autoriza que sejam acrescidas até 2 horas extras ao período de trabalho normal. Isso pode ocorrer devido a particularidades de jornada, mediante previsão em convenção ou acordo coletivo, ou por situações de força maior. Assim, na jornada de trabalho normal, o máximo que o funcionário pode trabalhar por dia são 10 horas. 

No limite de 10 horas são somadas a jornada de trabalho e as horas extras. Por exemplo, o empregado faz jornada compensatória de 8h48min. Mesmo que o limite de horas extras seja de duas por dia, ele só pode fazer 1h12min. Isso porque:

Ou seja, é possível que o funcionário trabalhe além do horário estipulado pela jornada de trabalho. Porém, nesses casos ele deverá receber um valor adicional de horas extras ou receber folgas proporcionais ao período excedido. Vamos entender as diferenças:

Hora extra

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho realizado além das horas estabelecidas em contrato de trabalho. A CLT determina que essa jornada além do horário deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal. Caso as horas extras aconteçam em domingos e feriados, o cálculo da remuneração deve ser de 100% sobre a hora normal.

Atenção: É importante observar a convenção coletiva de trabalho da categoria, que pode determinar um percentual de adicional diferente.

Banco de Horas

Nem todas as empresas realizam o pagamento de horas extras quando o funcionário excede a jornada de trabalho. Neste caso, elas optam por adotar o chamado “banco de horas”. O tempo trabalhado a mais é registrado e, quando o funcionário acumula horas ou dias, negocia folgas com o gestor.

A compensação das horas deve ocorrer no período máximo de seis meses em caso de acordo individual. Caso o banco de horas seja previsto em acordo ou convenção coletiva, o prazo para compensação pode ser de até um ano.

Se houver rescisão do contrato de trabalho sem que tenha havido a compensação integral do banco de horas, o trabalhador deve receber o pagamento equivalente. O valor deve respeitar as regras determinadas na convenção, acordo individual ou acordo coletivo. E caso a prática do banco de horas desrespeite o que está previsto nas regras, o empregador deve pagar todas as horas extras que foram objeto de compensação. Por isso, é tão importante a gestão de ponto conhecer o que foi estabelecido.

Assim como as exceções da lei, também pode haver impacto de acordos e convenções coletivas das diferentes categorias de trabalhadores na jornada de trabalho. É importante estar atento a essas regras.

Períodos de descanso: remuneração, interjornada e intrajornada 

Embora os intervalos de descanso não sejam computados na duração da jornada de trabalho, há regras importantes a seguir. Vamos saber mais sobre elas.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O repouso remunerado, ou DSR (Descanso Semanal Remunerado), é um período de 24 horas por semana no qual o funcionário tem direito a descansar enquanto ainda recebe sua remuneração normal.

Por considerar um dia importante para a sociabilização dos trabalhadores com suas famílias, a CLT estabelece que o descanso deve coincidir com o domingo “salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço”.  Também é considerado um direito constitucional que o repouso semanal remunerado ocorra preferencialmente aos domingos. Ou seja, ainda segundo a CLT, havendo necessidade de trabalho aos domingos, a escala de revezamento deve ser organizada de forma quinzenal, possibilitando o repouso dominical.

Intervalo interjornada 

O intervalo interjornada é um período de descanso obrigatório a ser cumprido entre um dia de trabalho e outro. Esse intervalo corresponde a 11 horas consecutivas, de acordo com o artigo 66 da CLT.

Por exemplo, se um funcionário sai do trabalho às 18h, ele não pode retornar antes das 5h do dia seguinte.

Caso ele precise fazer hora extra, tanto a regra de limite de horas trabalhadas por dia como a regra do intervalo interjornada continuam valendo.

Ou seja, vamos considerar que o funcionário trabalhe das 8h às 18h de segunda a sexta-feira, com intervalo de 1h12min. Caso ele precise fazer hora extra na terça-feira, ele só pode trabalhar até as 19h12min daquele dia. Ele também não pode retornar ao trabalho antes das 6h12min de quarta-feira.

É preciso estar atento a mudanças extraordinárias nas escalas para evitar problemas na interjornada. Caso haja descumprimento do intervalo de 11 horas, as horas trabalhadas devem ser pagas como horas extras. Além disso, caso o empregado trabalhe no período em que deveria estar repousando pode haver multa do Ministério do Trabalho.

Intervalo intrajornada

O intervalo intrajornada é o período de descanso durante o dia de trabalho, normalmente utilizado como repouso para alimentação. Ele é obrigatório para qualquer jornada superior a 4 horas e tem diferentes durações:

• Jornadas de 4 a 6 horas: 15 minutos.
• Jornadas superiores a 6 horas: mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas.

É muito importante observar o cumprimento dos períodos de repouso. Se os intervalos não forem concedidos ou forem concedidos de forma parcial, o trabalhador deve ser remunerado pelo período de tempo suprimido. Além disso, deve haver acréscimo de 50% sobre a remuneração da hora normal, que deve ser de natureza indenizatória. Além disso, o empregador também fica sujeito a multa administrativa perante ao Ministério do Trabalho.

Limites de tolerância 

Da mesma forma como o trabalhador deve ser remunerado ou recompensado em caso de jornada extraordinária, há consequências se ele não atingir o total de horas. O período deve ser proporcionalmente descontado em folha de pagamento. Porém, não devem ser descontadas nem computadas como horas extras variações de horário que não ultrapassem os 5 minutos, observando o limite máximo de 10 minutos diários.

Por exemplo, em uma jornada das 8h às 18h é possível registrar o ponto às 8h05min e às 17h55min sem que esse período seja descontado. Da mesma maneira, o empregado pode entrar às 7h55min e sair às 18h05min sem que seja configurada hora extra. Mas se o empregado registrar o ponto às 07h54min e às 18h04min, a empresa deverá pagar 10 minutos de horas extras. Mesmo que o limite diário seja observado, a marcação ultrapassa a tolerância de 5 minutos. 

Tipos de faltas e atestados

Existem situações em que a legislação trabalhista concede ao funcionário o direito de faltar sem que haja desconto no salário. Tais situações devem ser justificadas com documentos, como o atestado médico. Além disso, também há previsão legal para os casos em que há ausência no trabalho sem justificativa. Vamos saber mais:

Faltas justificadas

A CLT estabelece que o empregado pode deixar de comparecer ao serviço sem prejuízo do salário nas seguintes situações: 

• Até 2 dias consecutivos em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua carteira de trabalho e previdência social, viva sob sua dependência econômica;
• Até 5 dias consecutivos, em virtude de casamento;
• Por um dia, em caso de nascimento de filho no decorrer da primeira semana;
• Por um dia, em cada 12 meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;
• Até 2 dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva;
• No período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar;
• Nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior;
• Pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo;
• Pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
• Até 2 dias para acompanhar consultas médicas e exames complementares durante o período de gravidez de sua esposa ou companheira;     
• Por 1 dia por ano para acompanhar filho de até 6 anos em consulta médica;
• Até 3 dias, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de realização de exames preventivos de câncer devidamente comprovada.

As faltas justificadas devem ser comprovadas pelo empregado por meio de documentos legais apresentados à empresa. Esses documentos podem ser declarações (de óbito, casamento, nascimento) ou atestados médicos. Além disso, a convenção ou acordo coletivo pode prever outros abonos.

Atestados médicos

Os atestados médicos também servem de comprovação para faltas justificadas devido à doença do empregado, conforme a Lei 605/49. Além de médicos, dentistas também podem emitir o documento, que deve seguir especificações estabelecidas pelo Conselho Federal de Medicina (CRM).

Os atestados médicos devem indicar o tempo de dispensa concedido ao funcionário e mencionar o Código Internacional da Doença (CID). Para serem válidos, devem ter carimbo e assinatura do médico ou dentista e respectivo registro no CRM ou CRO. 

Seja qual for o caso, os atestados devem ser autênticos. Um atestado ou comprovante falso pode levar o funcionário à demissão por justa causa.

É importante lembrar que não há um limite para atestados médicos que podem ser apresentados durante um ano de trabalho. No entanto, se o funcionário precisar ficar afastado do trabalho por mais de 15 dias devido à mesma doença, o caso deve ser encaminhado ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), que assume o pagamento de salário a partir do 16º dia.

De acordo com as políticas da empresa, o período em que o funcionário esteve ausente para ir a uma consulta médica pode ser abonado. Para justificar a falta, ele deve apresentar uma declaração de comparecimento ao médico. Porém, é importante destacar que a empresa não é obrigada por lei a abonar esse tipo de ausência.

Há também casos em que faltas frequentes sem justificativa podem acabar configurando um motivo para a demissão por justa causa. Vamos aprofundar esse assunto:

Quando o funcionário falta ao trabalho sem apresentar uma justificativa prevista na CLT (citadas acima), ele está sujeito a descontos no salário referente ao dia perdido. Também pode haver impacto no DSR e possíveis feriados da mesma semana, além do cálculo do 13º salário. Caso o funcionário não tenha trabalhado 15 dias em um mês, ele perde o direito proporcional ao 13º daquele período. Essa lógica também se aplica a casos de admissão e demissão.

Por exemplo, o empregado foi admitido em 17 de janeiro, mas precisou faltar um dia. Aquele mês já não será considerado para o cálculo do 13º, porque a soma dos dias trabalhados no período não chega a 15. Em uma demissão no dia 15 de fevereiro, por exemplo, também não haverá 13º para esse mês caso tenha ocorrido alguma falta não justificada a partir do dia 1º.

Além da questão salarial, o funcionário que apresenta faltas não justificadas ainda pode perder dias de férias no período aquisitivo correspondente. Veja na tabela:

Tipos de registro de ponto

Agora que conhecemos a importância da marcação correta dos horários para a gestão de ponto, vamos entender como esse controle pode ser feito para garantir que a jornada está sendo cumprida de forma exata. Há três maneiras legais de fazer a marcação do ponto dos trabalhadores. Vamos analisar as características de cada uma delas e entender o melhor uso dos três tipos:

Manual: o livro ponto, em que os funcionários registram os horários a próprio punho. É a forma mais econômica, mas também a mais vulnerável a fraudes. Dependendo do tamanho da empresa, é a mais difícil de gerenciar e não atende alguns requisitos legais.

Mecânico: o antigo relógio ponto, onde o empregado inseria o cartão e tinha os horários carimbados automaticamente. Com limitações muito semelhantes ao registro manual, foi gradativamente substituído pelas formas eletrônicas.

Eletrônico: consiste na informatização do registro da jornada de trabalho. É a forma mais confiável e segura de marcação de ponto, já que os horários (registrados em diferentes tipos de equipamentos, como veremos a seguir) são lançados diretamente a um sistema eletrônico que armazena essas informações. Além disso, o trabalhador pode ter acesso a um comprovante de registro de ponto com o horário das marcações e outras informações obrigatórias. Também é a opção mais vantajosa para o gerenciamento de ponto.

Registros Eletrônicos de Ponto

Os pontos eletrônicos foram regulamentados, inicialmente, pela Portaria Nº 1.510, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em 2009. Em 2021, a Portaria nº 671, publicada em 8 de novembro pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), revogou a norma anterior. O novo documento ampliou as determinações e consolidou os tipos de registro legais, possibilitando que as empresas adotem novas tecnologias.

A legislação prevê que o ponto eletrônico registre fielmente as marcações efetuadas pelo empregado, sendo proibido:

• restrições de horário à marcação do ponto;
• marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou o horário contratual;
• exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de horas extras;
• existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

A seguir, vamos conhecer os três tipos de registro eletrônico de ponto, os REPs:

 REP-C, de Convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Deve ser homologado pelo INMETRO de acordo com diretrizes do Ministério do Trabalho. São os relógios de ponto que registram o horário por meio de cartão magnético e, mais recentemente, por meio de senha ou impressão digital.

REP-P, de Programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Deve ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

REP-A, de Alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Pode ser utilizado mediante autorização de acordo coletivo de trabalho ou por convenção coletiva, o que se traduz em vantagens, como veremos a seguir.

Registro alternativo de ponto

O ponto alternativo foi estabelecido inicialmente pela Portaria 373, de 2011, criando uma opção aos relógios de ponto autorizados pela Portaria 1.510 de 2009. Essa norma também foi revogada pela Portaria nº 671 de 2021.

Para fins de fiscalização, além de ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho da categoria, o registro eletrônico de ponto alternativo deve:

• permitir a identificação de empregador e empregado;
• disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Os sistemas alternativos seguem as mesmas regras que qualquer tipo de registro, como a proibição de marcações automáticas ou de autorização para horas extras. Na prática, a possibilidade de utilizar meios alternativos de controle de horários se traduz na adoção do controle de ponto online. Para a empresa e a gestão de ponto, é uma opção tão segura quanto as outras, mas com muitos outros avanços.

Vantagens para a gestão de ponto

Com o ponto online é possível fazer a marcação a distância por meio de aplicativos para celular. A validação se dá por meio de leitura de biometria digital ou utilizando foto selfie para reconhecimento. No app também é possível consultar todas as marcações realizadas nos últimos 31 dias.

Outro ponto positivo do aplicativo para o gerenciamento de ponto são diferenciais como a geolocalização. Por meio de uma programação de uma espécie de cerca virtual, a empresa delimita a posição geográfica e permite que o RH acompanhe, sempre que precisar, a localização da marcação.

Saiba mais:

Importante: o trabalhador em regime de teletrabalho (que inclui o home office) não é obrigado pela CLT a fazer a marcação do ponto. Porém, é recomendável que a empresa mantenha o registro. Além de segurança jurídica em eventuais reclamatórias trabalhistas, a medida garante que o pagamento do salário do colaborador ocorre de forma justa, em troca da entrega das tarefas realizadas dentro da jornada de trabalho estabelecida em contrato.

Ponto por exceção

O artigo 74 da CLT traz a opção do ponto por exceção. Ou seja, registra-se o ponto apenas quando a jornada regular de trabalho não é cumprida. O colaborador deve marcar se tiver de se ausentar em determinado período ou se fizer hora extra. Para a jornada normal, os horários já estão pré-assinalados. O ponto por exceção pode ser usado pela empresa mediante acordo individual por escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. 

Espelho do Ponto

Como vimos, as marcações de ponto geram um relatório final chamado espelho de ponto. Esse documento, tão importante para a gestão de ponto eficiente, deve conter as seguintes informações:

• identificação do empregador, com nome e CNPJ;
• identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• data de emissão e período do espelho de ponto;
• horário e jornada contratual do empregado;
• marcações efetuadas diretamente no REP e marcações incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• duração das jornadas realizadas.

O espelho deve ser disponibilizado ao trabalhador mensalmente, de forma impressa ou eletrônica. Seja qual for a forma, é importante colher a assinatura do colaborador no documento, que também pode ser eletrônica ou física. Assim, fica comprovada a ciência de ambas as partes quanto à jornada de trabalho realizada, um registro importante em caso de reclamação trabalhista.

Gestão de Ponto: como fazer com eficiência

Definitivamente, a gestão de ponto não é uma tarefa fácil. Com tantas regras e variáveis, fica clara a necessidade de contar com ferramentas que auxiliem o profissional de RH a alcançar os resultados necessários para o bom funcionamento da organização.

O principal aliado da gestão de ponto é a tecnologia, que permite a administração das marcações de forma ágil e confiável, inclusive a distância. Com o sistema adequado, é possível automatizar a tarefa, garantindo que a empresa tenha a exata noção sobre a jornada dos colaboradores, incluindo ausências, faltas e horas extras.

Um software específico e integrado para tratamento do registro do ponto armazena todas as marcações e envia para o sistema de gestão automaticamente, facilitando os cálculos de salário e benefícios.

Entre as vantagens, também estão:

• Facilidade e flexibilidade na criação de horários e na montagem de escalas, inclusive as mais complexas;
• Integração com qualquer tipo de registro eletrônico de ponto (REP);
• Geração automática de espelho do ponto e de relatórios de banco de horas, com históricos e simulação de fechamento;
• Utilização em refeitórios, com controle de consumo, reservas e cardápios.

A solução completa para a gestão de ponto também permite a descentralização de tarefas, como:

• pedidos de ajuste do ponto;
• solicitações de horas extas e adicionais noturnos;
• conferência do espelho do ponto;
• envio de atestados;
• acompanhamento do banco de horas e muito mais.

Indicadores de frequência

Com a gestão de ponto automatizada, o RH também conta com outro avanço muito importante: o acompanhamento, em tempo real, de indicadores de frequência. O principal deles é o de absenteísmo, que mede as taxas de ausência dos colaboradores e ajuda a compreender quais são os motivos das faltas ou atrasos. Com a informação exata em mãos, fica muito mais fácil agir para contornar o problema.

Além disso, os indicadores demonstram histórico de Banco de Horas, Horas Extras, Horas de Adicional Noturno e Horas de Faltas Legais. Com eles também é possível acompanhar de perto as situações de riscos trabalhistas e os colaboradores envolvidos, entre elas:

• Jornadas de trabalho superiores a 6h sem intervalo;
• Jornadas de trabalho superiores a 10h de duração;
• Intervalos de interjornada inferiores a 11h de duração;
• Intervalo superior ao tempo legal;
• Mais de 7 dias trabalhados;
• Domingos Seguidos Trabalhados;
• Marcações do ponto incluídas manualmente.

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Descubra os problemas mais comuns na Gestão do Ponto e como evitá-los! Conheça os assuntos recorrentes na Justiça do Trabalho no infográfico abaixo: