FGTS Digital: o que o RH precisa saber

O FGTS Digital é a plataforma que gerencia a arrecadação do FGTS, em substituição à SEFIP. O novo sistema utiliza as remunerações declaradas no eSocial, em que os débitos são individualizados desde a sua origem. Dessa forma, os empregadores podem gerar guias rápidas e personalizadas. Além disso, é possível recolher várias competências e tipos de débitos em um só documento, reduzindo tempo e custos operacionais. A arrecadação do FGTS também passa a ser feita por meio de PIX, como detalhamos a seguir.

A nova plataforma entra em funcionamento em março de 2024. Para ajudar na preparação para essa mudança, nós da Metadados - empresa que desenvolve sistemas de RH – preparamos este artigo. Acompanhe:

FGTS Digital: o que é?

O FGTS Digital é a plataforma de arrecadação do FGTS, que atua de forma integrada ao eSocial. Além disso, conta com funcionalidades para empregadores como serviço de caixa postal, parcelamento de débitos e emissão de guias individualizadas. Já os empregados poderão verificar os extratos dos depósitos e acompanhar a base de cálculo das contribuições.

O projeto do FGTS Digital tem origem em 2019. Ele é conduzido pelo Conselho Curador do fundo, responsável pelas resoluções que regem a nova plataforma. O objetivo é aperfeiçoar:

• A arrecadação;
• A prestação de informações aos trabalhadores e aos empregadores;
• A fiscalização;
• A apuração;
• O lançamento;
• E a cobrança dos recursos do FGTS.

Ou seja, o foco está na desburocratização do sistema e na qualidade da prestação dos serviços. Mas a plataforma também faz com que a fiscalização do recolhimento por empregadores pela auditoria fiscal do governo federal seja mais abrangente. Isso porque o acesso às informações da folha, da base de cálculo das obrigações de recolhimento do FGTS e da Contribuição Social, é facilitado.

Confira no vídeo abaixo, nosso passo a passo para testar o FGTS Digital:

Cronograma do FGTS Digital

Após adiamentos, o FGTS Digital entra em funcionamento em março de 2024. O cronograma, portanto, sofreu alterações. Confira como ele ficou:

• 18/08/2023 - Liberação do ambiente de testes em Produção Limitada;
• 19/08/2023 - Integração com base de dados do eSocial para empresas do grupo 1;
• 22/08/2023 - Liberação do módulo de procurações;
• 23/09/2023 - Integração com base de dados do eSocial para empregadores dos demais grupos;
• 15/01/2024 - Fim do período de testes em Produção Limitada;
• 15/01/2024 até 29/02/2024 - Preparação do sistema para entrada em produção;
• 01/03/2024 - Entrada em produção e substituição sistemas Caixa.

Produção limitada: preparação dos empregadores

Para facilitar a transição entre os sistemas utilizados para o recolhimento do FGTS, foi estabelecido um período de produção limitada, de 19 de agosto de 2023 a 15 de janeiro de 2024. Nele os empregadores podem verificar os impactos das mudanças. Todas as remunerações declaradas no eSocial pelo empregador são exibidas no FGTS Digital, possibilitando a emissão simulada de guias.

No entanto, as guias emitidas no período de produção limitada não têm validade jurídica e não são aceitas para pagamento no sistema bancário. Neste momento, os recolhimentos seguem via Caixa Econômica Federal.

A produção limitada serve para que empregadores validem processos internos, conferindo se os dados declarados nas remunerações correspondem aos refletidos no FGTS Digital. Se o empregador encontrar divergências nos valores devidos de FGTS entre o sistema de gestão de folha e o FGTS Digital, deve verificar todas as rubricas declaradas, de vencimento, desconto ou informativas. A partir disso, é necessário corrigir as incidências em cada rubrica e reenviar os eventos de remuneração de cada trabalhador. Assim, os totalizadores do FGTS são processados novamente.

Em 15 janeiro, o ambiente de testes foi desligado. Até 29 de fevereiro de 2024, ocorre a preparação final do sistema.

De agosto de 2023 a 15 de janeiro de 2024, o sistema pode ser usado para:

• Transmissão de dados reais para o eSocial
• Simulação de guias do FGTS Digital
• Empresas verificarem se as informações de bases de cálculo geradas do FGTS geradas no eSocial estão de acordo com os recolhimentos feitos via GFIP/Caixa
• Atenção nas incidências de verbas ou rubricas e funcionamento do totalizador do FGTS
• Ajustes nos processos internos das empresas para o uso do FGTS Digital

Atenção: durante esse período os recolhimentos seguiram pelas guias GRF/GRRF geradas pelo Conectividade Social, da Caixa.

O FGTS Digital substitui a SEFIP?

Sim. O FGTS Digital substitui a SEFIP na geração de guias de recolhimento da contribuição mensal ou rescisória. No entanto, os débitos de competências até o mês imediatamente anterior à vigência continuam tendo guias emitidas pela SEFIP. Caso exista parcelamento de débito já contratado, os valores também devem ser informados e recolhidos pelo sistema da Caixa.

Ou seja, o critério para definir qual sistema deve ser utilizado é a data do fato gerador (regime de competência). Por exemplo: o FGTS Digital entrará em vigência na competência março de 2024, o que fará com que os valores de recolhimento mensal da competência de fevereiro de 2024 continuem sendo realizados via SEFIP, mesmo que o vencimento ocorra no mês seguinte (até o dia 07/03/2024). O recolhimento rescisório de um desligamento sem justa causa que ocorreu no dia 26/02/2024 deve ser realizado via GRRF/Conectividade Social, ainda que seu vencimento ocorra em 05/03/2024.

Também lembramos que qualquer pagamento de diferenças ou retificação de dados deve utilizar o sistema original que gerou o recolhimento. Se no dia 15/03/2024 por exemplo, o empregador precisar recolher uma diferença de FGTS mensal referente à competência de fevereiro/2023, deverá utilizar a SEFIP, apesar de já estar obrigado a utilizar o FGTS Digital.

Veja alguns exemplos de como proceder: 

Quem está obrigado ao FGTS Digital

A partir da entrada em vigor do sistema, todos os empregadores obrigados a recolherFundo de Garantia  deverão utilizar o FGTS Digital. Ou seja, empresas dos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial, conforme o cronograma, que já transmitem eventos de remuneração devem gerar guias e realizar a gestão do pagamento pela plataforma.

O eSocial calcula as bases de FGTS de acordo com as incidências das rubricas utilizadas pelo empregador nas remunerações. As rubricas, por sua vez, também são declaradas e cadastradas pelo empregador, o que define se haverá ou não incidência de FGTS.

Pagamento do FGTS via PIX

Com a plataforma digital, a arrecadação do FGTS é feita exclusivamente pelo PIX, sistema de pagamento instantâneo do Banco Central. Isso significa que a guia deixa de ter código de barra e passa a contar com QR Code e código do tipo Pix Copia e Cola. Para fazer o pagamento basta que o empregador tenha o aplicativo bancário de qualquer uma das mais de 700 instituições financeiras reconhecidas pelo BC.

O PIX foi escolhido pela agilidade e segurança, já que a plataforma é informada imediatamente sobre o recolhimento do FGTS. Assim, o empregador fica impedido de incluir indevidamente referido valor já pago em outra guia. Esse controle em tempo real também impede o pagamento de guias vencidas e em duplicidade. Para o trabalhador, com a agilidade no depósito, fica mais fácil acompanhar e fiscalizar o cumprimento desse dever do empregador.

Lembre-se: os pagamentos de competências anteriores à implementação do FGTS Digital continuam sendo realizados por meio de guias da SEFIP.

Como acessar o FGTS Digital

Para acessar o FGTS Digital, é necessário seguir um fluxo de trabalho. Confira abaixo como você deverá proceder:

• Acessar a plataforma pelo site FGTS Digital:
• Ter acesso a uma conta gov.br nível prata ou ouro. Outra opção é ter um certificado digital. 
• Aparecem os dados vinculados ao titular de quem fez o login. Então, o usuário que precisa acessar dados de terceiros, como representante legal ou procurador, tem que trocar na opção “Trocar perfil”.
• Para isso, é necessário indicar o tipo de representação desejada (Perfil), digitar o CNPJ/CPF do empregador que se deseja consultar/editar os dados e clicar em Selecionar. 

Para ver o passo a passo ilustrado e com a explicação de como obter a procuração, acesse o nosso infográfico.

Data de vencimento do FGTS

O prazo de vencimento do FGTS permanece até o 7º dia do mês seguinte ao da competência. Com a entrada do FGTS Digital, o prazo deve mudar para até o 20º dia, conforme a Lei Nº 14.438, de 24 de agosto de 2022. Por exemplo, como o FGTS Digital entra em vigência na competência março de 2024, a primeira guia emitida pelo novo sistema terá como data de vencimento 20/04/2024.

Impactos da implantação do FGTS Digital

Mas fique atento às exceções:

DAE MEI e Segurado Especial: nesses casos, não há alterações.  O que muda é o vencimento. A Guia Rescisória passa a ser pelo FGTS Digital.

DAE Doméstico: Não sofre alteração, ou seja, a emissão permanece pelo portal do eSocial. Apenas o vencimento passa a seguir a nova regra, conforme demais empregadores.

Chave de Movimentação 

Ao transmitir os eventos S-2299 e S-2399, o FGTS é liberado de forma automática. Essa novidade requer muita atenção, porque retira a necessidade de gerar a chave PIS. É que o FGTS Digital utiliza o CPF para identificar o empregado e, com isso, não haverá mais o código do PIS. Mas lembre-se: para recolher débitos de FGTS e realizar outros processos relativos ao fundo de garantia que ocorreram antes da transição, o PIS continua necessário. 

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