Descentralização dos processos RH: agilidade e autonomia

A descentralização dos processos internos do setor de Recursos Humanos nas empresas é uma tendência que tem ganhado visibilidade. Ela chega às corporações à medida que a tecnologia melhora e qualifica esses processos. Ou seja, a descentralização ganha força como uma fórmula assertiva ao mesmo tempo em que a tecnologia soluciona as tarefas rotineiras do RH.

Assim, esse movimento de descentralizar solicitações, documentos e procedimentos internos, contribui para que os profissionais que trabalham com a gestão de pessoas e administração de pessoal, ganhem tempo para planejar, desenvolver e agir estrategicamente, possibilitando a vantagem competitiva, bem como a eficiência organizacional.

Mas então você deve estar se perguntando quais são esses processos internos, documentos, solicitações e demais demandas que podem ser descentralizados do RH, não é mesmo? As respostas podem estar mais visíveis do que podemos pensar, mas, para facilitar esse entendimento, nós, da Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistema para a gestão de RH — elaboramos um conteúdo para profissionais do segmento que desejam tornar seu setor protagonista de uma retomada no mercado. Se você é um deles, acompanhe!

A descentralização do RH

A descentralização é a transferência de algumas funções até então executadas exclusivamente pelo setor de Recursos Humanos a todos na organização. A intenção é permitir que os colaboradores tenham controle de suas ações, solicitações e carreira. Aos gestores, a descentralização possibilita o aumento de suas participações nas decisões de sua equipe.

Entre as atividades que são e que podem ser descentralizadas estão tarefas de rotinas e especificas como espelho do ponto, férias, banco de horas, entre outros (citaremos detalhadamente abaixo). A grande vantagem de o próprio gestor cuidar disso está na sua vivência diária no desenvolvimento e performance de seus profissionais. Ou seja, ninguém melhor que ele para administrar essas ações.

Contudo, isso não significa que o RH esteja perdendo sua importância dentro da empresa, mas que utilizará melhor seus profissionais da área para planejar e executar atividades estratégicas e não apenas tarefas burocráticas, como as já citadas. 

O papel do Workflow na descentralização

Por tudo isso, é preciso compreender que para a descentralização ocorrer é necessário haver uma organização, isto é, a intenção de repassar determinados controles para outros profissionais, gestores ou até setores não abona a responsabilidade que todos terão na organização.

Neste contexto, os processos deverão seguir um fluxo predeterminado. Para isso, o sistema workflow deve estar presente. Esta ferramenta possibilita gerenciar e simplificar os processos, propiciando maior segurança na execução das etapas, visto que cria níveis de aprovações, também definidas anteriormente, como solicitador, aprovador e executor.

Além disso, o workflow dá sequência às ações, sem atrasos. Com o uso correto do workflow em uma plataforma projetada para isso, a empresa ganhará em produtividade, redução de custos, além de qualidade nos processos internos.

As tarefas e os resultados

No dia a dia do setor de Recursos Humanos, as atividades são inúmeras. Em períodos de fechamento de folha de pagamento, então, equipes que não possuem um suporte técnico, como sistemas/softwares de folha de pagamento, ficam realizando praticamente apenas esta atividade. Afinal, são vários colaboradores que devem ter seus direitos pagos e a empresa que não pode arcar com prejuízos.

Porém, simultaneamente ao fechamento da folha de pagamento, as outras atividades executadas pelos profissionais de RH continuam acontecendo. Isto é, elas não param simplesmente porque é período de fechamento.

Então, é nesse momento que as demandas surgem e passam a ser executadas quando “sobrar um tempinho” ou após fechar todas as folhas. O resultado é o esperado: acúmulo de solicitações internas aguardando na “fila dos menos importantes”.

Você é profissional de RH e se viu nessa situação? Já existem no mercado soluções para que todas as demandas sejam tratadas com o mesmo nível de importância. Além disso, permite o acesso eficiente e descomplicado a informações, tanto do RH quanto do colaborador e gestor.

Trata-se de um Portal Web que registra todas as solicitações internas realizadas ao RH. Elas podem ser personalizadas de acordo com a demanda da empresa. Assim, o colaborador que deseja realizar alguma solicitação, verificar seu ponto, seu descritivo de cargo, comprovante de rendimentos, os recibos de pagamento, seu saldo de férias, entre outros, poderá fazer diretamente nesta plataforma de comunicação interna. Então, automaticamente seu registro será encaminhado ao profissional que está no próximo nível de aprovação, que também pode ser personalizado (por cargo, função, etc).

Tudo ocorrerá paralelamente aos trabalhos do RH, isto é, não será preciso despender o tempo dos profissionais do setor para executar. O próprio gestor (caso ele for o próximo no nível de aprovação) poderá despachar a execução do pedido do colaborador. Tudo simples e prático.

Entre as vantagens de se ter uma ferramenta como essa no dia a dia da empresa e principalmente do setor de Recursos Humanos estão:

• Redução das tarefas operacionais do RH;
• Disponibilidade das informações em tempo real para todos (colaborador, gestor, profissional de RH);
• Controle dos processos e do seu andamento;
• Descentralização das informações;
• Registro histórico dos processos, inclusive em caso de mudança de gestor;
• Acesso a consultas a qualquer hora do dia, como programação de férias, espelho do ponto, banco de horas, etc;
• Ajustes de ponto sem
• Autonomia à equipe;
• Diminuição dos custos com impressão de documentos;
• Otimização do processo de reposição de pessoal, já que é possível acompanhar a abertura e o andamento de vagas;
• Aumento da produtividade da equipe.

Considerações

Como foi possível observar, a centralização dos processos por um único profissional, gestor ou setor, pode criar lacunas nas tarefas da corporação. Afinal, para dar continuidade à tomada de decisão, será preciso contatar o profissional que está com a atividade em mãos.

Essa situação vai de encontro à agilidade que as organizações tanto precisam para se tornarem mais competitivas em busca dos melhores resultados. Além disso, passamos por um período de retração econômica a qual acirra ainda mais a concorrência. Para se sobressair neste cenário de incertezas, é preciso adotar um padrão de excelência, o que engloba a descentralização dos processos e a autonomia de profissionais e gestores.

Os novos parâmetros gerenciais exigem funções e processos descentralizados, interdependentes e integrados. Assim, para que ocorra o desenvolvimento organizacional, é necessária a melhoria contínua dos processos de gestão, pois a efetividade dos processos depende de bons recursos utilizados, especialmente, os tecnológicos.

Neste sentido, a gestão e os processos descentralizados são uma ótima alternativa para a criação de um ambiente de confiança, crescimento e autonomia. Está precisando implantar ações que deem início a uma gestão modelo? Conheça mais sobre os Portal RH, da Metadados, um Portal Web que fornece informações de Recursos Humanos para gestores e colaboradores, além de permitir o gerenciamento das solicitações realizadas ao RH.