Custo da folha de pagamento para a empresa: como calcular

O custo da folha de pagamento vai muito além dos salários pagos aos colaboradores. Benefícios, encargos trabalhistas, tributos e outras obrigações legais também fazem parte desse cálculo e influenciam diretamente os resultados financeiros da empresa.

Para calcular esse valor corretamente, é preciso considerar todos os componentes que incidem sobre a folha, como INSS, FGTS, férias, 13º salário e outros encargos relacionados à remuneração. Conhecer esses elementos permite ter maior controle sobre os gastos com pessoal, evitar imprevistos e realizar um planejamento mais eficiente.

Neste artigo, a Metadados, empresa especializada em sistemas para DP e RH, explica como calcular o custo da folha de pagamento, quais valores devem ser considerados e por que esse acompanhamento é essencial para uma administração mais estratégica.

O impacto da folha de pagamento no orçamento

Empresas que buscam competitividade, valorizam seus colaboradores e investem no desenvolvimento das equipes sabem que a remuneração é um dos principais componentes dos custos do negócio. Mas, afinal, qual é o impacto da folha de pagamento no orçamento?

A resposta depende de fatores como o segmento de atuação, o modelo de operação e o nível de automação dos processos. Por isso, compreender essa relação é essencial para realizar um planejamento financeiro mais preciso e tomar decisões com mais segurança.

No setor de serviços, por exemplo, que depende de um número maior de profissionais para realizar suas atividades, os gastos com pessoal costumam representar uma parcela mais significativa das despesas. No comércio, essa participação varia conforme fatores como margem de lucro, estratégia de preços e características da operação.

Já na indústria, o impacto da folha de pagamento está diretamente relacionado ao nível de tecnologia e automação adotado pela empresa. Em operações mais automatizadas, a participação dos custos com pessoal tende a ser menor do que em processos com maior dependência de mão de obra.

Além de acompanhar os custos da folha, também é importante garantir que os investimentos em pessoas gerem resultados para o negócio. Pensando nisso, a Metadados preparou uma palestra gratuita sobre avaliação de desempenho e como conectar esse processo aos objetivos da empresa. Assista gratuitamente!

Benefícios x Tributações: o que envolve o custo da folha?

Independentemente do segmento de atuação, profissionais de RH e Departamento Pessoal precisam acompanhar, todos os meses, diversos valores que fazem parte do cálculo da folha de pagamento.

Nessa composição, entram a remuneração paga aos colaboradores, os benefícios oferecidos pela empresa e os encargos e tributos previstos na legislação.

A seguir, vamos entender como cada um desses elementos influencia o custo da folha de pagamento.

Remuneração

A remuneração representa os valores recebidos pelo colaborador em função do trabalho realizado e é formada pelo salário e por outros proventos previstos na relação trabalhista.

Entre os principais, estão:

Salário;
Horas extras;
Descanso Semanal Remunerado (DSR);
Adicional noturno;
Adicional de insalubridade;
Adicional de periculosidade;
Salário-família;
Diárias para viagens;
Adicional por tempo de serviço.

Além da remuneração direta, o custo com pessoas também envolve benefícios oferecidos pela empresa, como vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde.

Vale lembrar que outros investimentos relacionados aos colaboradores, como ações de Treinamento e Desenvolvimento, também fazem parte da estratégia da organização e podem contribuir para melhores resultados quando acompanhados de forma adequada.

Desconto de benefícios

Alguns benefícios oferecidos pela empresa podem ter uma participação financeira do colaborador, conforme as regras definidas para cada caso. Além desses valores, a folha de pagamento também considera descontos previstos na legislação e outras deduções autorizadas.

Entre os principais, estão:

Contribuição previdenciária;
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
Participação no vale-transporte;
Participação em vale-alimentação ou vale-refeição, quando aplicável;
Pensão alimentícia;
Outros descontos autorizados conforme a legislação ou acordos estabelecidos.

Também podem ser considerados descontos como adiantamentos salariais, faltas e atrasos, desde que estejam de acordo com a legislação trabalhista e as regras aplicáveis ao contrato de trabalho.

Além de realizar esses descontos, a empresa também tem a responsabilidade de recolher os valores destinados aos órgãos competentes, como INSS e Receita Federal, conforme cada obrigação.

Existem ainda os encargos que são de responsabilidade da própria organização e devem ser pagos mensalmente para manter a regularidade fiscal e trabalhista. A seguir, vamos conhecer os principais.

Previdência Social

Assim como os colaboradores, as empresas também possuem obrigações relacionadas à Previdência Social. No entanto, o cálculo desses encargos pode variar conforme as características de cada organização.

A base de cálculo previdenciária é formada a partir das verbas que compõem a folha de pagamento, considerando que alguns valores podem ou não ter incidência de tributação. Por isso, o montante utilizado para o cálculo nem sempre corresponde ao valor total da remuneração paga aos colaboradores.

Além disso, o regime tributário adotado pela organização influencia diretamente os encargos aplicáveis. Empresas enquadradas no Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou outros regimes podem ter regras diferentes de recolhimento.

Em determinados casos, também é necessário avaliar a possibilidade de desoneração da folha, conforme a atividade ou o setor de atuação. Essa análise ajuda a identificar se o modelo é vantajoso para a empresa.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho.

Assim, no início de cada mês, os empregadores depositam em contas abertas na Caixa Econômica Federal em nome dos empregados o valor correspondente a 8% do salário de cada funcionário ou 2% da remuneração no caso de Jovem Aprendiz ou Contrato Verde-Amarelo.

Recolhimento para entidades e fundos (terceiros)

Dentro do Fundo da Previdência e Assistência Social (FPAS), outro tributo devido pelas empresas é aquele destinado aos fundos de terceiros, que varia conforme o ramo de atividade da organização.

Essas contribuições são destinadas a entidades como Senai, Sesi, Senac, Sesc, Sebrae, Sest, Senat e Sescoop, além de Incra e Salário Educação.

Os valores diferem para cada empresa e é importante estar atento à possibilidade de fazer convênios que reduzem os custos. Os valores variam entre 0% e 5,5%, conforme a atividade da empresa. Estes valores e enquadramento podem ser consultados na Tabela 4 do Layout do eSocial.

RAT/FAP

Outra contribuição obrigatória vinculada à folha de pagamento é a dos Riscos Ambientais do Trabalho (RAT). Trata-se de um seguro pago pelas empresas para cobrir situações relacionados a acidentes de trabalho.

Essa alíquota pode ser de 1%, 2% ou 3%, variando de acordo com o CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas) preponderante, conforme previsto no Decreto 6.957/2009.

O Fator Acidentário de Prevenção (FAP) é um mecanismo que valoriza as empresas que efetivamente investem em segurança. Trata-se de índice aplicado sobre a alíquota que varia de 0,5 até 2.

Isso significa que é possível diminuir pela metade ou até pagar o dobro da alíquota de Riscos Ambientais do Trabalho (RAT), que é outra contribuição obrigatória para as empresas. A alíquota varia conforme a atividade e está relacionada ao risco de acidentes de trabalho aos quais os empregados estão expostos.

Por exemplo:

RAT reajustado pelo FAP, onde o RAT é de 3% e o FAP é 1,1258. Assim, 3 x 1,1258 = 3,3774%.

Conclusão

Calcular o custo da folha de pagamento vai muito além de somar salários. Benefícios, encargos trabalhistas e demais obrigações também precisam ser considerados para que a empresa tenha uma visão completa dos gastos com pessoal e possa planejar suas ações com mais segurança.

Com uma gestão integrada e informações confiáveis, esse processo se torna mais simples, reduz o retrabalho e contribui para decisões mais estratégicas. A Metadados oferece soluções para automatizar a folha de pagamento, integrar processos de DP e RH e proporcionar mais controle sobre a operação. Clique no banner e solicite uma demonstração gratuita.