Controle de férias: o que é, benefícios e como fazer

O cuidado com a concessão regular de férias deve estar sempre no radar do setor de Recursos Humanos (RH). Qualquer erro nessa área pode gerar multas e processos judiciais à empresa. Além disso, trata-se de um cuidado com o descanso do colaborador.

Uma boa gestão de férias é importante para manter um ambiente de trabalho tranquilo. Também ajuda a empresa a se organizar financeiramente para os pagamentos. Ao mesmo tempo, é uma ação que facilita a continuação adequada da operação.

Nesse artigo, desenvolvido pela Metadados – especialista em softwares para RH -, detalhamos como fazer o controle de férias. Apresentamos também soluções para facilitar a rotina do Departamento Pessoal. Confira.

O que é controle de férias de funcionários? 

O controle de férias garante que os funcionários possam tirar férias de acordo com a lei, sem afetar o funcionamento da empresa. A programação serve também para que os demais trabalhadores não sofram com a sobrecarga de trabalho durante a ausência do colega.

Esse controle pode ser utilizado tanto para as férias coletivas quanto para as individuais. Com essa iniciativa, os colaboradores têm clareza sobre a política de férias da organização. Junto a isso, o Departamento Pessoal (DP) ganha mais capacidade de planejamento para realizar os cálculos e pagamentos corretamente.

Como fazer o controle de férias?

Realizar o controle de férias dos colaboradores exige cuidado do RH, pois se trata de um dos principais direitos trabalhistas. A seguir, detalhamos algumas estratégias que podem ser aplicadas para facilitar esse trabalho.

Estruture uma política de férias da empresa 

É indicado que a empresa tenha uma política de férias clara. Deve-se assinalar quais são os prazos para solicitações, os processos para pedidos, as possibilidades de divisão e as datas de pagamento.

Com base nessas informações, o colaborador pode criar seu plano individual. A empresa pode aprová-lo se estiver de acordo ou fornecer razões claras para negá-lo. Essa política de férias deve ser transparente e de conhecimento geral da empresa.

Mantenha o histórico de férias 

Ter à disposição um histórico de férias contribui para a gestão desses períodos de descanso. Com isso, é possível assegurar os direitos legais aos trabalhadores sem prejudicar a operação. Essa documentação também pode ser utilizada para prevenir conflitos e mal-entendidos.

Estabeleça um cronograma de férias 

Ter um cronograma de quando cada colaborador estará ausente facilita a realocação de colegas para cumprir tarefas indispensáveis. Além disso, os gestores de cada área podem revisar os processos e expectativas para esses períodos. Como consequência, a produtividade e o desempenho das equipes podem ser mantidos em um bom nível.

Crie um fluxo de treinamento das equipes

Preparar os demais colegas para assumir temporariamente as responsabilidades de quem está de férias evita a interrupção do trabalho. Para isso, o RH pode trabalhar junto aos gestores de setores para criar um fluxo de treinamento das equipes para essa ausência programada. Também é importante que as equipes sejam informadas sobre os períodos de férias dos colegas.

Utilize um sistema de ponto eficiente 

Um sistema de controle de ponto ajuda na precisão do registro das horas trabalhadas. Também facilita a gestão de horários, contribui para a transparência e favorece a conformidade com as leis trabalhistas.

Uma excelente solução para o RH é o Frequência, sistema de registro de ponto dos colaboradores dentro o Flow. Com processos simples e seguros, o Frequência permite agendar cálculos do ponto e pode ser integrado à folha de pagamento.

Além disso, fornece relatórios do ponto, inclusive os exigidos pelo Ministério do Trabalho e Emprego em casos de fiscalização. Outra funcionalidade importante é a integração ao EasyMOB, solução da Metadados para o registro do ponto no celular.

Conheça o Flow e entenda como a sua rotina pode ficar mais fácil!

Benefícios do controle de férias 

Tanto trabalhadores quanto empresas se beneficiam da gestão de férias adequada. Com mais planejamento e transparência, o colaborador desfruta de momentos de lazer e a empresa consegue manter a operação normalizada. Confira as vantagens do controle de férias para as duas partes.

Benefícios para a empresa 

• Evita a falta de colaboradores em períodos críticos;
• Permite ações para a substituição de colaboradores e continuidade das tarefas;
• Garante o cumprimento da legislação trabalhista e, portanto, previne penalizações;
• Facilita o planejamento de despesas com as férias;
• Mantém registros sobre os períodos de férias;
• Promove a transparência na comunicação sobre as solicitações;
• Minimiza o impacto sobre a operação;
• Simplifica o processo de marcação e aprovação de férias;
• Automatiza e agiliza a gestão de registros de férias.

Benefícios para o colaborador

• Planejamento de férias com antecedência;
• Períodos regulares de descanso para a recuperação física e mental;
• Promove equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal;
• Esclarece os direitos de férias e os períodos disponíveis;
• Previne conflitos por falta de transparência sobre a política de férias;
• Garante que todos os colaboradores tenham oportunidades justas de tirar férias em momentos convenientes;
• Permite o acesso fácil e rápido a informações sobre saldo e períodos de férias;
• Melhora a produtividade ao proporcionar que o colaborador entenda como funciona a concessão de férias.

O que diz a legislação sobre o controle de férias?

O direito a férias é regulamentado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).  Entre as principais determinações legais, estão as seguintes:

• Todo trabalhador tem direito a 30 dias de férias remuneradas após 12 meses de trabalho, que é o chamado período aquisitivo;
• A divisão deve ser feita em até três períodos no caso de férias individuais. Um deles não pode ser inferior a 14 dias corridos e os demais não podem ser inferiores a cinco dias corridos cada um;
• No caso de férias coletivas, a divisão pode ser em dois períodos anuais desde que nenhum deles seja inferior a 10 dias corridos;
• O colaborador tem direito a receber durante as férias o salário normal acrescido de um terço do salário;
• O pagamento das férias deve ser feito com ao menos dois dias úteis de antecedência ao período de descanso;
• Faltas injustificadas ao trabalho podem interferir no período de férias a que o trabalhador tem direito;
• Para férias coletivas, é preciso seguir regras específicas previstas na Seção III da CLT.

Acesse o vídeo e saiba mais sobre o que a legislação diz sobre o direito a férias dos trabalhadores!

Passo a passo para o controle de férias

Para finalizar, preparamos um passo a passo com as principais ações para o RH garantir o controle de férias. Veja:

1. Conheça a legislação: busque informações sobre quais são as determinações para casos específicos. A CLT traz regras gerais, mas consulte também convenções coletivas;
2. Comunique a política de férias:  não basta ter uma política de férias, é preciso que ela seja de conhecimento dos colaboradores. Defina estratégias para dar visibilidade a ela;
3. Registre os períodos aquisitivos: isso irá facilitar a rotina de concessão das férias de cada funcionário;
4. Planeje com antecedência: se sua empresa tiver férias coletivas ou prazos apertados, defina um período com antecedência para os pedidos de férias;
5. Sensibilize gestores: explique aos gestores de área sobre a importância de incluir o RH no planejamento de férias. Isso irá facilitar o controle e registros desses períodos;
6. Controle o pagamento: registre as férias concedidas para cada funcionário e certifique-se de que o pagamento seja feito corretamente;
7. Organize a documentação: arquive os documentos das férias de forma organizada e acessível, incluindo registros de férias, acordos e comprovantes de pagamento.

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