Compliance: como e por que implantar no Departamento Pessoal

A integridade e a conformidade são peças fundamentais para o sucesso e a longevidade das organizações. No cenário empresarial, o compliance no Departamento Pessoal (DP) é um pilar para assegurar que as práticas de Recursos Humanos (RH) estejam alinhadas às normas legais e éticas.

 Ao adotar o compliance, as empresas não apenas cumprem as obrigações legais, mas também fortalecem a reputação e constroem bases sólidas para o crescimento sustentável. Nós da Metadados — empresa que desenvolve um completo sistema para a gestão de Recursos Humanos — preparamos esse artigo para detalhar o que é compliance e por que a aplicabilidade dele é relevante para o DP.

O que é compliance?

O termo "compliance" refere-se ao conjunto de práticas e normas adotadas por uma empresa para garantir que as operações estejam em conformidade com as leis, regulamentações e padrões éticos. No contexto Departamento Pessoal, o compliance visa assegurar que as políticas de Recursos Humanos estejam alinhadas às leis trabalhistas e demais normativas pertinentes, inclusive às políticas da própria empresa.

Assim como a organização, os colaboradores e fornecedores devem se comportar conforme as regras. Em um cenário de constante atualização de leis, de prestação de informações e de revisão de padrões morais, ter um setor de compliance dá velocidade às adequações da empresa. Assim, a torna mais competitiva e capacitada para sobreviver aos desafios do mercado.

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O que o compliance tem a ver com a Lei Anticorrupção?

A lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, conhecida como a Lei Anticorrupção, trouxe uma preocupação maior para o mundo corporativo em relação ao cumprimento de normas. Essa legislação dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pelas práticas contra a administração pública, contra o patrimônio público ou contra os compromissos internacionais assumidos pelo Brasil.

Entre as punições administrativas, está a aplicação de multa no valor de um décimo por cento a até 20% do faturamento bruto do último exercício anterior ao da instauração do processo administrativo, excluídos os tributos. A lei também estabelece que as pessoas físicas podem ser punidas paralelamente à empresa

A lei de 2013 elevou, portanto, a preocupação em garantir o funcionamento correto das organizações. Isso porque ela trouxe normas mais claras e estabeleceu penalidades mais efetivas.

Qual é a importância do compliance?

Com o compliance, as empresas evitam punições relativas ao descumprimento de leis e normas. Além da diminuição das sanções legais e multas, há redução de outros prejuízos financeiros que podem resultar da falta de adequação às normas, como a perda de clientes e investidores. Um benefício relevante é o impacto positivo na reputação das organizações.

No Departamento Pessoal, o compliance assegura a integridade no cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias. Portanto, reduz-se a chance de processos trabalhistas ou de penalidades administrativas.

O Flow, solução da Metadados para o Departamento Pessoal, pode colaborar para que o setor se sinta mais seguro em relação às ações necessárias para cumprir as leis e normas. A plataforma web é totalmente adequada à legislação e fornece alertas de inconsistências na tela do usuário.

O que é um Programa de Compliance?

As empresas interessadas no compliance podem criar um programa específico da área, envolvendo diferentes níveis hierárquicos. Essa é uma forma assertiva de esclarecer e buscar as práticas de compliance. Um programa robusto abrange toda a organização, garantindo que cada departamento esteja alinhado aos princípios éticos e legais.

Um aspecto central para o bom desempenho é o comprometimento da alta direção, o que demonstra o real compromisso organizacional com as boas práticas. A partir disso, é possível estruturar um programa de compliance. Veja quais são os fatores a serem considerados para criá-lo:

• Análise de riscos, considerando fatores legais, éticos e operacionais;
• Desenvolvimento de políticas e procedimentos detalhados das práticas éticas, requisitos legais e padrões de conduta a serem seguidos;
• Comunicação e treinamento regular dos colaboradores sobre as questões específicas de compliance;
• Estabelecimento de canais seguros e confidenciais para os relatos sobre violações éticas ou legais;
• Investigação eficaz dos casos reportados;
• Monitoramento e auditoria contínuos para avaliar o programa;
• Atualização periódica das políticas e procedimentos de compliance;
• Desenvolvimento de procedimentos claros para lidar com as violações de compliance;
• Integração do programa aos diferentes departamentos da organização;
• Monitoramento da conformidade de terceiros, como fornecedores e parceiros de negócios;
• Relatórios regulares sobre o desempenho do programa.

Para que serve o compliance no DP?

No Departamento Pessoal, o compliance serve para estabelecer diretrizes claras e transparentes. Assim, colabora para criar um ambiente de trabalho ético e equitativo. Além disso, visa mitigar riscos relacionados a questões trabalhistas.

O compliance abrange desde a contratação até o desligamento de colaboradores. Isso inclui a observância de leis trabalhistas, regulamentações previdenciárias, políticas internas e práticas de igualdade de oportunidades.

Um exemplo é a contratação de Pessoas com Deficiência (PcD). A Lei 8.312/91, conhecia como a Lei das Cotas para PcD, estabelece um percentual mínimo de Pessoas com Deficiência no quadro de funcionários de acordo com o tamanho da organização. O descumprimento da norma pode gerar punições à empresa. Por isso, é importante conhecer o perfil dos colaboradores. O Analytics traz indicadores atualizados para ajudar o RH na rotina de trabalho.

O que diferencia o compliance de uma auditoria interna?

Embora possam se confundir inicialmente, a auditoria interna e o compliance são mecanismos com diferenças bem estabelecidas. A auditoria pode até fazer parte de um programa de compliance. Porém, enquanto uma é mais pontual, o outro é mais abrangente.

• Auditoria: foca na revisão e verificação de processos, além de analisar retrospectivamente situações que podem ou não estar em conformidade com a legislação e os padrões éticos da empresa. 
• Compliance: é proativo em termos de prevenção de desvios e irregularidades. Para isso, busca antecipar e evitar possíveis infrações, por meio do fortalecimento de meios de controle internos. Também promove uma cultura organizacional baseada na ética e conformidade.

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Quais as vantagens em adotar o compliance?

Utilizar práticas de compliance no DP oferece diversas vantagens para a empresa. Além da redução de riscos legais, destaca-se a melhoria na eficiência operacional, o fortalecimento da reputação, a atração e retenção de talentos. A criação de um ambiente de trabalho saudável e ético é outro benefício direto. A transparência resultante do compliance contribui para o desenvolvimento sustentável e a longevidade da organização.

Ao incorporar o compliance, as empresas não apenas cumprem suas obrigações legais, mas também promovem uma cultura organizacional ética. Essa é uma preocupação cada vez mais comum em empresas de diferentes segmentos e portes. Portanto, adotar essas práticas torna-se uma vantagem competitiva na atração de clientes e investimentos à medida em que há uma crescente na credibilidade.

Compliance é aliado contra penalidades

Em um mundo corporativo cada vez mais complexo e regulamentado, a adoção de práticas de compliance no Departamento Pessoal é um imperativo para as organizações que buscam se destacar. A conformidade não é apenas uma obrigação legal, mas uma estratégia para mitigar riscos, fortalecer a integridade organizacional e promover uma cultura ética.

Ao investir no compliance, as empresas evitam penalidades e litígios, mas também constroem a confiança de colaboradores e clientes. Junto a isso, asseguram um ambiente de trabalho saudável, requisito comum para a atração e retenção de talentos. Quer dizer: o compliance é um investimento no presente e no futuro.

Organizações que acreditam que o crescimento depende de boas condutas demandam profissionais de RH bem-preparados. Por isso, é importante estar sempre atualizado sobre a legislação e os procedimentos a serem tomados em cada situação. Para ficar por dentro de todo esse universo, assine a nossa Newsletter. Semanal e gratuita, ela trata dos assuntos que interessam ao setor de Recursos Humanos.