RAIS: saiba como apresentar os dados do jeito certo

Imagem de uma mulher conferindo datas em um calendário

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma das obrigações a serem cumpridas pelas empresas. Se o RH não declara corretamente os dados, a empresa fica sujeita a multa e o colaborador pode deixar de ter acesso a direitos trabalhistas. A declaração é feita por meio do envio de informações ao eSocial.

Ficou com dúvida? Para ajudar o Departamento Pessoal, nós da Metadados – empresa especializada em sistemas completos de RH – preparamos este conteúdo. No artigo, detalhamos do que se trata a RAIS, como ela funciona e por que é importante enviar as informações corretamente. Por fim, trazemos dicas para simplificar o processo.

O que é RAIS?

A RAIS é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores. Caracteriza-se como a fonte de informação mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil.

Nela, constam dados como o número de empresas, em quais municípios estão localizadas, o ramo de atividade e a quantidade de empregados. Também informa quem são os trabalhadores brasileiros, em que ocupações estão, qual é sua renda e qual o tipo de vínculo que possuem com as empresas.

A RAIS é um importante instrumento para a gestão governamental do setor do trabalho. Foi instituída pelo decreto 76.900, de 23 de dezembro de 1975, e é regida atualmente pelo Decreto nº 10.854, de 10 de novembro de 2021. Os objetivos da coleta e sistematização das informações para formar a RAIS são os seguintes:

Suprir as necessidades de controle da atividade trabalhista;
Prover dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
Fornecer de informações do mercado de trabalho a entidades governamentais.

Para que serve a RAIS?

As informações prestadas auxiliam a elaboração de políticas públicas de emprego no país. A partir da RAIS, o governo organiza o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), controla a distribuição dos benefícios previdenciários e registros no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), analisa o pagamento do seguro-desemprego e calcula o do Programa de Integração Social (PIS) e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep).

Para os trabalhadores, a RAIS é fundamental, porque o cadastro garante o acesso a benefícios, como o abono salarial. Além disso, se não incluídos na RAIS, correm o risco de ser prejudicados para a obtenção de outros direitos, como a aposentadoria.

Os dados servem ainda para a legislação da nacionalização do trabalho e para estudos estatísticos e atuariais.

Como obter declaração da RAIS?

As declarações da RAIS e o número de Controle de Recepção/Expedição de Arquivo (CREA) da RAIS podem ser obtidos no formato PDF por meio do site gov.br. O serviço pode ser acessado por pessoa jurídica ou física. Para isso, é necessário ser:

Empresa declarante da RAIS e do CAGED ou seus representantes legais.
Responsável legal de empresa tipo: CNPJ, CNO/CEI ou CAEPF.

Ilustração de robô mexendo em gráfico.

Quais são as empresas que devem declarar?

Inscritos no CNPJ com ou sem empregados;
Todos os empregadores, conforme definidos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no Brasil, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
Condomínios e sociedades civis;
Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

Como e quando enviar as informações da RAIS?

Todas as empresas tiveram essa declaração substituída pelo envio dos eventos pelo eSocial. A medida atende à Portaria 671/2021. A legislação obriga a transmissão das seguintes informações:

Data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador: o envio deve ser feito até o dia imediatamente anterior ao início das atividades do empregado. A exceção são as informações dos servidores da administração pública não regidos pela CLT. Nesses casos, o prazo é o dia 15 do mês seguinte ao início das atividades;
Dados do desligamento, com data e motivo, e os valores das verbas rescisórias: o envio deve ser feito até o 10º dia seguinte ao da ocorrência;
Data de transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas: o envio deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência. Também é preciso informar nesse prazo o CNPJ do novo empregador;
Valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores: o envio deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte ao vencido. A discriminação e individualização dos valores têm de ser feitas;
Local de trabalho, horário contratual e informação de deficiência, quando houver: o envio deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte à admissão.

Fique atento!

A declaração da RAIS ano-base 2023, por meio do GDRAIS, não tem qualquer valor legal. Isso inclui a habilitação de trabalhadores ao recebimento do abono salarial.

Ilustração de pessoa trabalhando dentro de um relógio.

Qual é a penalidade para quem não declara a RAIS?

Deixar de prestar as informações da RAIS ou enviá-las de forma incorreta gera multa para a empresa (confira abaixo os valores vigentes em 2024). A legislação estabelece ainda que os responsáveis pelas fraudes na habilitação ou percepção do seguro-desemprego devem ser punidos civil e criminalmente.

Natureza	Multa
RAIS – cumprimento por meio do aplicativo GDRAIS. Não entrega da RAIS.	R$ 440,07 acrescidos de R$ 110,01 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se esse ocorrer primeiro. Valor máximo das multas previstas: R$ 44.007,30, aplicada em dobro em caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à fiscalização. Se houver lavratura de auto de infração: acréscimo de valor decorrente da aplicação do percentual aplicado sobre o valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990:0% a 4%: empresas com até 25 empregados; 5% a 8%: empresas com 26 a 50 empregados; 9% a 12%: empresas com 51 a 100 empregados; 13% a 16%: empresas com 101 a 500 empregados; 17% a 20%: empresas com mais de 500 empregados.
RAIS – cumprimento por meio do aplicativo GDRAIS. Existência de erros ou omissões	R$ 440,07 acrescidos de R$ 27,50 por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente. Valor máximo das multas previstas: 44.007,30, aplicada em dobro em caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à fiscalização.
RAIS – cumprimento por meio do eSocial	R$ 440,07, acrescidos de: R$ 440,07 por trabalhador prejudicado em relação ao S-2200 ou S-2300 R$ 146,69 por trabalhador prejudicado em relação ao S-2299 ou S-2300 R$ 103,39 por trabalhador prejudicado em relação ao S-1200 Valor máximo das multas previstas: R$ 44.007,30, aplicada em dobro em caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à fiscalização. O valor da multa será reduzido em 40%, respeitado o limite mínimo legal, nos casos em que as informações forem prestadas ou corrigidas espontaneamente após o prazo assinalado para cumprimento da obrigação e antes de qualquer procedimento de ofício instaurado pela Auditoria-Fiscal do Trabalho. O valor da multa será reduzido em 20%, respeitado o limite mínimo legal, nos casos em que as informações forem prestadas ou corrigidas após a instauração de qualquer procedimento de ofício, observado o prazo fixado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Anote aí!

As Delegacias Regionais do Trabalho têm a competência de impor penalidades em casos de incorreção ou fraude à RAIS.

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Dicas para declarar a RAIS

Por fim, vamos às dicas para cumprir com a declaração da RAIS de forma correta e sem surpresas. A primeira pode parecer básica, mas faz total diferença: ler o manual disponibilizado. Certamente, executar essa tarefa com atenção poupará tempo e evitará erros no processo.

Outra dica é conferir as informações que estão sendo transmitidas, para assegurar que estejam corretas. Além disso, dedicar tempo para entender as regras de negócio do sistema da folha e do layout da RAIS e do eSocial é fundamental.

Sistema de RH para cumprir com as obrigações

Nesta era de RH 4.0, contar com um Sistema de RH confiável faz toda a diferença. Além de organizar os processos internos, o Sistema automatiza o envio de obrigações como a RAIS. E, para quem já está no cenário do eSocial, então, fica ainda mais fácil, pois para empresas dos Grupos 01, 02 e 03 o dever já foi cumprido.

Por isso, conheça o Flow, sistema da Metadados para o Departamento Pessoal.

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CONHEÇA QUEM ESCREVEU O ARTIGO:

Marta Pierina Verona

Formada em Gestão de Pessoas e pós-graduada em Direito, Marta é especialista em eSocial e em Legislação Trabalhista. Com mais de 20 anos de experiência na área, atualmente, é consultora de aplicação na Metadados.

Flavia Noal

Flavia é jornalista com 15 anos de experiência em reportagem, produção de programas de rádio e assessoria de imprensa. Atualmente, é produtora de conteúdo da Metadados com atuação voltada aos diversos assuntos da área de Recursos Humanos.