Carteira de Trabalho Digital: como enviar os dados pelo eSocial

Em janeiro de 2019, com o lançamento da Carteira de Trabalho Digital, a versão física do documento foi oficialmente substituída pela opção virtual.

Com a mudança no registro dos contratados em regime de Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os processos para o setor de Recursos Humanos (RH) também foram alterados.

Nesse artigo da Metadados - Especialista em Sistemas de RH, nós trazemos todos os detalhes sobre o que mudou e o que continua igual!

Benefícios da Carteira de Trabalho Digital

Para o RH, um dos benefícios da CTPS Digital é a identificação única por meio do CPF, com acesso à todas as informações trabalhistas em um ambiente digital. Assim, o setor ganha mais agilidade no dia a dia!

Além disso, o acesso a outros serviços - como o seguro-desemprego e o abono salarial – também está mais fácil.

Carteira de Trabalho Digital: o que segue igual?

A Portaria Nº 1.065 (23 de setembro de 2019) permitiu a utilização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em meio eletrônico – a  Carteira de Trabalho Digital.

Agora, as informações da carteira virtual ficam disponíveis de forma automática para o trabalhador, por meio do aplicativo ou da página web.

No entanto, o que era básico permanece igual: os empregadores devem seguir enviando os dados dos seus trabalhadores (não somente aqueles dados referentes à admissão, mas todos os demais já solicitados).

Atenção, RH!

Quem já tinha a CTPS em formato físico deve guardá-la. Afinal, esse documento continua servindo para comprovar o tempo de trabalho anterior.

Além disso, mesmo que a Carteira Digital também apresente contratos de trabalho antigos, é importante conservar o documento original.

Por fim, a CTPS em papel poderá ser utilizada para consultas mais específicas, como:

• Dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
• Anotações sobre contratos vigentes na data da publicação da Portaria e relacionadas aos fatos ocorridos até esse momento. (Dali para frente, todas as anotações sobre novos fatos serão feitas somente de forma eletrônica);
• Dados referentes a vínculos com empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Carteira de Trabalho Digital: o que muda?

A Portaria/MPT671, de novembro de 2024, estabelece que o registro do colaborador deve ser feito na Carteira de Trabalho Digital, por meio do eSocial. Portanto, a partir de então, a CTPS física se tornou desnecessária. 

• Para o empregador, as informações prestadas ao eSocial substituem as anotações antes realizadas no documento físico. Além disso, ele não precisa realizar a emissão de recibo.
• Para o trabalhador, só é preciso informar o número do CPF no momento da contratação. Isso equivale à apresentação da Carteira de Trabalho Digital.

Previamente, a carteira era emitida a todos os inscritos no CPF. Agora, ela só precisa ser habilitada por aplicativo para dispositivos móveis (celular e tablets), ou pelo serviço específico no portal gov.br. 

Além disso, não existe mais procedimento de "anotação" da CTPS. Afinal, não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Agora, todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial.

O aplicativo da CTPS existe desde 2017, mas até 2019 não substituía o documento físico. Desde então, o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel.

Por fim, vale ressaltar que eventos como alteração salarial, férias ou desligamento não são exibidos na Carteira de Trabalho Digital de forma imediata. Isso acontece por dois motivos:

• O prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial pelo empregador é até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência (para a maioria dos eventos). Em caso de desligamento, até 10 dias;
• Há um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital.

Além disso, com a CTPS Digital, todas as empresas já cumprem a obrigação do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) por meio do eSocial. Portanto, não é mais necessário enviar as informações, separadamente, todos os meses.

Como fazer registros na Carteira de Trabalho 

O registro de empregados na Carteira de Trabalho é composto por diversos dados, relativos a:

• Admissão
• Duração
• Efetividade do trabalho
• Férias
• Acidentes
• Afastamentos
• Outras circunstâncias de proteção ao trabalhador

Todas essas informações devem ser mantidas corretas e atualizadas. Assim, o RH evita infrações e punições!

Além disso, vale lembrar que a comprovação do cumprimento das obrigações ocorre por meio do número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial. 

Os prazos para o RH enviar as informações são os seguintes:  

Até cinco dias úteis contados da data de admissão: 

• Data de admissão; 
• Código da CBO; 
• Valor do salário contratual; 
• Tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término, se for contrato por prazo determinado;  
• Categoria do trabalhador, conforme classificação adotada pelo eSocial. 

Até o dia 15 do mês seguinte ao da admissão do colaborador: 

• Descrição do cargo ou função; 
• Descrição do salário variável, quando for o caso; 
• Identificação do estabelecimento ao qual o empregado está vinculado. No caso do empregado doméstico, identificação do endereço onde o trabalhador exerce suas atividades; 
• Estimativa de gorjeta, quando for o caso; 
• Em se tratando de aprendiz, o arco ocupacional ou itinerário formativo utilizado com seus respectivos; 
• Códigos CBO, quando for o caso; 
• Descrição do fato ao qual se vincula o término do contrato por prazo determinado, se for o caso; 
• Tipo de admissão, conforme classificação adotada pelo eSocial; 
• Data do ingresso na sucessora e CNPJ da sucedida em caso de transferência. 

Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência: 

• Alterações contratuais; 
• Prazo do contrato de trabalho originalmente firmado por prazo determinado cujo termo estava vinculado à ocorrência de um fato; 
• Gozo de férias; 
• Transferência de empregados para empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; 
• Cessão de empregado, com indicação da data da cessão e CNPJ do cessionário; 
• Reintegração ao emprego;  
• Anotações previstas nas normas regulamentadoras. 

Até o primeiro dia útil seguinte: 

• Quando há prorrogação do contrato por prazo determinado, com indicação da data do término. 

Até o 10° dia seguinte ao da ocorrência:

• Os dados de desligamento do colaborador, com a indicação da data e do motivo do desligamento. Se for aviso prévio indenizado da data projetada para término do contrato de trabalho. 

Na hora da contratação, quais informações devem ser transmitidas?

O RH deve enviar os eventos previstos no eSocial para cumprir as obrigações trabalhistas. É dessa forma que, agora, “assina-se a carteira” de um colaborador.

Os eventos são os seguintes:  

• Antes do início das atividades, o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador); 
• Caso não tenha todos os dados nesse momento, envia-se o evento S-2190 (Admissão Preliminar) de forma imediata, que possui informações simplificadas.
• Depois, é preciso complementar os demais dados com o evento S-2200 dentro dos prazos previstos no Manual de Orientação do eSocial.

É possível fazer correções na Carteira Digital? 

Sim. As correções poderão ser enviadas a qualquer momento.

No entanto, a orientação é que o empregador realize a correção assim que verificar alguma inconsistência, já que alguns eventos são dependentes de outros.

Além disso, no momento de prestação de informações eletrônicas pelo eSocial, vale a pena fazer o saneamento de dados cadastrais e contratuais. Dessa forma, é possível evitar penalidades previstas em lei.

Novidades em 2024

Nesse ano, com uma nova atualização, a CTPS Digital não mostrará mais a função ou família relativa ao código CBO de cadastro.

Em vez disso, será mostrado o código do CBO e a descrição do cargo informada pela empresa no contrato de trabalho.

Assim, o Departamento Pessoal não precisará explicar por que a função do contrato está diferente da CTPS digital.

Essa atualização está sendo implementada gradualmente.

A tecnologia é uma grande aliada do RH

É inegável que, com a chegada e as atualizações da Carteira de Trabalho Digital, a burocracias ao registrar a vida profissional de cada colaborador diminuiu muito!

Isso é ainda mais importante para as empresas que possuem centenas e até milhares de funcionários, facilitando muito o trabalho do RH.

Além disso, o processo ficou mais rápido e simples de entender - tanto para empregadores quanto para colaboradores.

E, se você quiser continuar contando com a ajuda da tecnologia para simplificar ainda mais a sua rotina de DP... precisa conhecer o Flow!

Com esse sistema completo e integrado ao eSocial, o RH elimina a burocracia e ganha mais tempo para cuidar de quem importa: as pessoas.

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