Admissão Digital: Fuja da burocracia e invista na relação com novos colaboradores

A admissão digital completa facilita o processo de contratação de novos talentos, desde o recrutamento até o primeiro dia do colaborador na empresa. Contar com o auxílio da tecnologia nesta tarefa simplifica (muito!) o dia a dia do profissional de Recursos Humanos. Além disso, confere mais segurança ao momento que costuma ser um dos mais burocráticos do setor e aperfeiçoa a experiência dos novos funcionários.

Quer entender como isso é possível? Acompanhe o artigo que nós da Metadados, empresa especializada em sistemas para RH, elaboramos para você. Acompanhe:

Os desafios do processo admissional

Imagine um cenário com alto volume de contratações, seja por uma questão pontual de rotatividade ou pela expansão da empresa. Ou, ainda, considere que a organização decidiu adotar o modelo de trabalho remoto e você, RH, encontrou o candidato ideal, mas ele mora a 300 quilômetros da sede.

Em qualquer uma das situações, o trabalho do RH consistiria em umas atividades operacionais mais complicadas do setor, com o recebimento dos documentos, conferência dos dados com a ficha cadastral, preenchimento desses mesmos dados no sistema da empresa, além de conferência com o eSocial e emissão de guias e encaminhamentos. Como a lista de documentos necessários para uma admissão nunca é tão simples, o RH ainda tem que lidar com pendências e demora no envio do dossiê completo, o que muitas vezes acaba atrasando as contratações.

Ao candidato contratado, caberia digitalizar os documentos e enviar por e-mail, sem nenhum mecanismo de checagem confiável para verificar se todos eles foram anexados e se estão legíveis. Ou, pior ainda, fazer cópias físicas dos documentos e entregar à empresa. Falando em gestão de documentos, conheça 5 problemas que atrapalham a rotina do RH neste artigo.

Para demonstrar a complexidade que isso representa, vamos lembrar do que é necessário na maioraia das vagas.

A lista de documentos da admissão

1. RG
2. CPF
3. Foto 3x4
4. Título de Eleitor
5. Relatório da CTPS Digital com vínculos empregatícios 
6. Comprovante de Endereço
7. Comprovante de Escolaridade
8. Certidão de Casamento ou Nascimento
9. Carteira de Motorista, se tiver
10. Certificado de Reservista, se tiver
11. Certidão dos filhos menores de 12 anos ou inválidos de qualquer idade, CPF dos filhos maiores de 12 anos dependente para o IR ou dependente para plano de saúde
12. Caderneta de Vacinação dos Filhos, se tiver
13. Exame Admissional 

Os altos e baixos da contratação

Vamos deixar a parte técnica um pouco de lado para falar sobre outro aspecto da contratação. A admissão é um dos momentos mais importantes da relação entre o novo colaborador e a empresa. Passado o processo seletivo, que normalmente é um período cheio de tensão e expectativa, a notícia da contratação é motivo de alegria e realização, que merece ser celebrado.

Mas essa alegria pode durar pouco, até chegar a conhecida hora da admissão propriamente dita. O envio de documentos e cumprimento de tarefas se transforma em uma verdadeira maratona, que faz passar rápido a sensação de vitória que a contratação proporcionou.

Do outro lado do balcão, a admissão também é sinônimo de sentimentos conflitantes. Ao mesmo tempo que o RH sente-se satisfeito com o preenchimento da vaga com o candidato certo, ele sabe que ali em diante começa uma etapa que pode ser repleta de dores de cabeça: cada documento do novo colaborador precisa ser recebido, validado e preenchido manualmente.

Além da tensão pelo receio de preencher qualquer campo errado, tem ainda os entraves provocados por pendências nos envios e dúvidas dos candidatos, além da geração de guias necessárias para a conclusão do processo.

Será que essa é a única maneira de fazer uma admissão? Com as possibilidades atuais, não faz sentido que esse processo seja tão trabalhoso, demorado e sujeito a erros. Ao contrário, é possível transformar a chegada de um novo colaborador em um momento mais positivo. Com simplificação e autonomia, o RH pode começar a construir uma relação de valor com esse novo talento desde o primeiro contato dele com a organização.

Como funciona a admissão digital

Na prática, a admissão digital automatiza e facilita etapas da contratação de um funcionário. Em resumo, isso significa que o novo colaborador pode enviar os documentos necessários de forma online, por um computador ou celular. Por outro lado, a empresa recebe, armazena e trata a documentação também de forma digital. 

Mas, com uma solução completa e inteligente, é possível ir além e simplificar outras fases do fluxo de contratação. São elas:

1. Abertura da vaga pelo gestor e pelo RH;
2. Inscrição dos candidatos, com envio de currículos de forma online;
3. Recrutamente e Seleção com auxílio de Inteligência Artificial; 
4. Notificação do candidato selecionado, por e-mail e SMS, para envio de documentos e finalização de cadastro;
5. Com aproveitamento das informações da inscrição na vaga, a documentação do funcionário é digitalizada diretamente pelo celular ou carregada da galeria do computador ou smartphone;
6. Verificação e validação de documentos pela plataforma de envio;
7. Notificação e acompanhamento de cada etapa em tempo real pelo RH, com alertas sobre prazos limite;
8. Geração automática de guia de ASO e carta para abertura da conta bancária;
9. Qualificação cadastral do novo colaborador junto ao eSocial;
10. Admissão automática do colaborador na folha de pagamento, com envio do evento admissional ao eSocial (S-2200); 
11. Geração do contrato de trabalho, que pode ser assinado eletronicamente, facilitando ainda mais o processo;

Se você quiser saber mais detalhes sobre esse fluxo, acesse o infográfico completo que preparamos para explicar como funciona a admissão digital.

Vantagens da admissão digital

Um software atua como auxiliar do profissional de RH, uma espécie de braço direito. O aval final, as tomadas de decisão e a elaboração das estratégias são mantidas sob responsabilidade das pessoas. A expertise do RH também é insubstituível no momento de integrar um novo colaborador à empresa, deixando-o a par das rotinas, da cultura e dos objetivos da organização. Com certeza, essa é uma atividade muito mais relevante para o desenvolvimento das pessoas do que a perda de tempo com operações burocráticas que podem ser delegadas à tecnologia.

Do ponto de vista do RH, além de garantir praticidade, agilidade e eficiência, a admissão digital adiciona mais segurança do ponto de vista jurídico. O manuseio de documentos requer atenção especial devido ao direito à privacidade do colaborador. Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os parâmetros desse cuidado estão definidos legalmente e são, muitas vezes, mais um ponto de preocupação do RH. Com a solução adequada, em conformidade com a LGPD, isso deixa de ser um receio.

Além disso, uma solução inteligente e bem estruturada é capaz de identificar e alertar sobre eventuais inconsistências, no caso da qualificação cadastral do eSocial, ou notificar sobre a pendência de um documento obrigatório, por exemplo. Uma combinação de soluções que opere de forma intuitiva e integrada, desde o cadastramento de informações dos candidatos até a folha de pagamento, evita retrabalhos ao longo do processo de contratação. Outro fator relevante é que o profissional de RH mantenha a autonomia para incluir requisitos ou alterar o pacote de documentos de forma pontual, sem precisar recorrer a suportes ou pagar por uma customização ao fornecedor do software.

Vamos adiante?

Como vimos, vários processos podem ser concluídos de forma muito mais ágil graças à admissão digital. Essa combinação de agilidade e precisão leva a uma operação mais simples, mais eficiente e mais barata, permitindo maior lucratividade e produtividade. Mais do que isso, do primeiro contato à efetivação, o RH consegue estabelecer um relacionamento aprimorado com o candidato, proporcionando a melhor experiência possível na chegada à empresa.

Para explicar mais sobre a admissão digital e mostrar como é possível aprimorar o processo para você poder se dedicar às pessoas da sua organização, não somente às burocracias, preparamos um eBook completo e gratuito. Acesse agora: