6 passos para a migração de dados ser [realmente] eficiente

Você já precisou migrar dados para outro local e por um descuido acabou perdendo alguma informação no meio do processo? Agora, imagine se isso acontecesse na sua empresa, com os dados de cada um dos colaboradores. Seria uma dor de cabeça e tanto, não é mesmo?

Problemas na migração de dados são mais comuns do que imaginamos — infelizmente. Existem diversos motivos que podem desencadear esses tipos de contratempos. Entre eles estão a execução por parte de empresas despreparadas, falta de comprometimento e planejamento, desalinhamento entre os sistemas, entre outros.

Mas fique tranquilo, pois, nós, da Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistema de Recursos Humanos — já temos algumas soluções que podem te ajudar nisso. Confira abaixo como é possível executar o processo de migração de dados com total segurança e eficiência.

A importância da migração de dados

A migração de dados é uma atividade muito comum em empresas que buscam a modernização. Ao trocar ou adquirir um novo sistema, como o usado pelo setor de Recursos Humanos, a migração de dados é um processo normal e muito importante, afinal, é a partir das informações do banco de dados que a empresa terá subsídios para trabalhar. Neste sentido, a migração correta dos dados é peça-chave para que o sucesso de qualquer transição de sistema.

Contudo, muitas empresas — por desconhecerem ou pensando em economizar em um primeiro momento — optam pela migração interna, manual ou até mesmo por terceiros, e não por empresas responsáveis e com expertise. História como essa, na maioria das vezes, acaba custando muito caro para a empresa, que se vê sem as informações básicas do seu negócio.

Outra questão muito importante na migração é a integridade dos dados. Além de muitos serem sigilosos, são dados legais que se perdidos poderão ocasionar penalidades em formas de multas e outras consequências. Quer saber como evitar erro nas migrações de dados? Confira os passos a seguir.

A MIGRAÇÃO A 6 PASSOS DO SUCESSO

Se você está pensando em trocar de sistema, comprar uma solução que automatize seus processos ou até mesmo otimizar a maneira que sua empresa trabalha hoje, é preciso prestar atenção nas dicas que elencamos para você e seguir estes 6 passos. Veja:

1.Escolha quem entende do assunto

A troca de um sistema é um passo grandioso para a empresa, pois impacta diretamente nas atividades de todos os profissionais, desde a direção até a operacionalização. Por isso, essa escolha deve ser bem analisada, com base em pesquisas de mercado, troca de experiências com outras corporações do mesmo segmento ou não, bem como de pesquisas da internet, como sites de reclamações ou grupos de discussão.

Escolher um fornecedor com expertise no assunto é o primeiro passo para uma migração sem dores de cabeça. O ideal é que o fornecedor ofereça o serviço embutido no projeto, assim, sua empresa não precisará procurar terceiros para realizar o processo. Certamente, a migração realizada pela empresa desenvolvedora do sistema garantirá a integridade das informações no novo banco de dados.

Afinal, não basta conhecer o processo de migração, é preciso conhecer o produto e as funcionalidades para não perder informações essenciais para dar continuidade às atividades da empresa.

2.Alinhando o diagnóstico

 O diagnóstico é o segundo passo para uma migração segura. Ele deve estar 100% alinhado entre o executor e o usuário final a fim de que seja possível realizar mudanças, em tempo real, da troca das estruturas de tabelas e a limpeza de dados que não serão utilizados. Assim, há a possibilidade de manter, trocar ou unificar as informações que não estão de acordo com o sistema em uso. É mais facilidade!

Caso o fornecedor não seja o mesmo do sistema, sua empresa terá dificuldade em saber quais dados deverão ser filtrados para o novo sistema. Já com o fornecedor certo, a empresa poderá usufruir de um especialista para auxiliar nestes alinhamentos.

3. Estabeleça os prazos e cumpra-os!

 O diagnóstico servirá como base para o terceiro passo de uma migração segura. Após seu alinhamento, será necessário definir as responsabilidades, os prazos, as recodificações das tabelas, as conferências dos dados migrados e as validações.

Aqui na Metadados, o trabalho de migração incluso na implantação do sistema de folha de pagamento, por exemplo, é possível ter um conversor em uma base de testes, possibilitando ao usuário final o acompanhamento dos resultados antes da data programada para a “virada” oficial. Afinal, cá entre nós, a segurança de uma “virada” sem surpresas, é tudo que a empresa espera de um projeto de migração sem falhas, não é?

Além disso tudo, é essencial que a empresa fornecedora conheça as funcionalidades do sistema de origem para realizar a movimentação correta para o destino e é aqui que se destaca a expertise do fornecedor. A comparação entre os sistemas garante a conversão dos dados.

4.Comprometimento é fundamental

 Tão importante quanto os demais passos, é o comprometimento — tanto da empresa contratante como do fornecedor do novo sistema. É a partir do envolvimento de ambas as partes que o cronograma terá sucesso, afinal esta é uma via de mão dupla em que o esforço deverá ser mútuo.

Neste sentido, o comprometimento das equipes poderá diminuir ou aumentar os custos. Folhas de pagamentos paralelas, por exemplo, deverão ser descartadas, pois podem gerar desgastes e retrabalhos desnecessários à equipe.

 5.Alinhamento entre os sistemas

O quinto passo para a migração de dados ser eficiente é o alinhamento entre os sistemas. Ou seja, não basta ler e gravar as informações do sistema de origem para o destino (DE/PARA), é indispensável o alinhamento das informações para garantir entregas como SEFIP, DIRF, RAIS que serão substituídas pelo eSocial. Você já pensou nisso?

Por isso, o profissional responsável deve conhecer o sistema em uso e transformar as informações migradas, sem perder as características que serão usadas após a migração, como Bases, Médias e Históricos. Boa dica, não?!

 6.Parametrização do sistema após a migração

Após a migração ocorrer, é extremamente necessária a parametrização para padronizar questões de convenções, cálculos e legislação vigente. Além disso, é possível realizar uma auditoria na base convertida para identificar divergências e soluções.

É importante frisar que nesta parametrização, sua empresa é desafiada a fazer a revisão das práticas para a validação dos resultados. A escolha assertiva do fornecedor fará a diferença para as vantagens obtidas e no sucesso do processo. Você não está disposto a arriscar, não é mesmo?

Então, se você ainda não sabe como escolher o melhor software de Recursos Humanos para sua empresa, confira 13 dicas para identificar o melhor Sistema de RH.