eSocial: como fazer?

O eSocial, projeto do Governo Federal, tem tirado o sono de muitos profissionais de Recursos Humanos de empresas de todos os portes e segmentos. Afinal, a estimativa é que 60% das informações requeridas tenham origem no setor de RH. Apenas 40% seriam de outros departamentos.

Com os prazos chegando e multas à vista para possíveis atrasos, a Metadados - empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH - elencou neste artigo, os passos que deverão ser dados para que sua empresa não seja autuada por não enviar os dados corretamente.

É responsável pelo eSocial na sua empresa e não sabe por onde começar? Então acompanhe este artigo e descubra tudo que você precisa saber. Boa leitura!

Relembrando (ou frisando) o eSocial

O eSocial é um sistema do Governo Federal que compreende dados cadastrais das empresas e emite uma guia para as contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Na prática, isso significa que ao invés da corporação enviar o SEFIP, CAGED, RAIS e demais obrigações trabalhistas, enviará todas essas informações através do sistema eSocial.

Segundo o Governo, a intenção é deixar o processo mais simples para o empregador e, ao mesmo tempo, facilitar o gerenciamento dos dados pelo próprio Governo, o que qualificaria as fiscalizações e evitaria a sonegação.

O cronograma prevê o início do envio dos dados em janeiro de 2018 para empresas que obtiveram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 e para as que o faturamento foi menor de R$ 78 milhões, o prazo é julho de 2018.

Mas então, por onde começar? 

Primeiramente, é preciso que a gestão perceba as mudanças culturais que atingirão a empresa. Diversos processos internos serão diretamente impactados e deverão ser observados com antecedência. Corporações que possuem os processos automatizados e já utilizam um software de gestão saem na frente, visto que o layout precisará ser padronizado com o do eSocial.

O que isso quer dizer? Empresas que não consigam gerar as obrigatoriedades atuais com facilidade estão mais propensas a não conseguirem efetuar o envio dos dados dentro do prazo estabelecido, uma vez que os encaminhamentos terão prazos estabelecidos. As multas por atrasos serão de até 0,2% sobre o faturamento da empresa. Assim, o processo ficará muito mais fácil para aquelas empresas que já usufruem de sistemas, como o da Metadados, por exemplo.

Além disso, muitos processos com os quais a corporação já está familiarizada deverão ser revistos ou até deixarão de existir, trazendo um novo posicionamento no cotidiano dos colaboradores da empresa, tanto durante a implantação, como após.

Por tudo isso, os gestores terão de mudar a maneira como tomam suas decisões, bem como os demais profissionais, principalmente os do setor de RH, pois o eSocial exigirá agilidade e assertividade nos processos, desde a admissão de novos colaboradores, como o desligamento, entre outros. Assim, planejamento antecipado será essencial.

O eSocial e suas etapas

Para compreender, então, todas as etapas para o início da implantação do eSocial, vamos dividir em passos. Confira:

1º passo: Informe-se e conheça sobre o eSocial 

Toda a empresa, desde colaboradores até a direção, devem se informar sobre o eSocial, afim de avaliar os impactos que ele poderá trazer para o negócio da corporação. Ainda, é essencial que neste primeiro momento seja realizado um levantamento da atual situação da empresa no que tange sistemas e atualização de dados, pois as obrigações legais deverão ser cumpridas.

Por isso, talvez, a melhor alternativa seja repensar ou escolher um novo software de apoio à gestão de pessoas. Já existem equipamentos programados e adequados ao layout do eSocial, como o Flow, que irá facilitar os envios e obrigações do eSocial. 

2º passo: Mapeie os sistemas da empresa 

Consequência do passo um, esta etapa é essencial para que a corporação mapeie o sistema da empresa e o compare com os campos do eSocial que serão necessários preencher. Assim, será possível garantir que os dados estejam de acordo com o que for exigido a partir de janeiro de 2018.

E, caso sua empresa execute os processos e as rotinas trabalhistas manualmente, talvez, seja necessário automatizá-los, visto que as informação serão por meio de arquivos .xml. Lembre-se que a multa será de até 0,2% sobre o faturamento da empresa.

3º passo: Avalie os processos da empresa

Este é o momento da gestão identificar o que realmente será necessário mudar, sempre com base na avaliação dos processos. Todos os processos deverão estar parametrizados de acordo com o padrão que será exigido pelo eSocial. E se a empresa não possuir automatização, certamente será um pouco mais trabalhoso.

4º passo: Alinhe o processo interna e externamente

Chegou o momento de capacitar a equipe para a chegada do eSocial. Diversas empresas oferecem treinamentos, inclusive a Metadados. Algumas instituições e profissionais já se anteciparam. 

Também nesta etapa será preciso alinhar com empresas terceirizadas as quais sua corporação possua contrato e que de alguma maneira serão responsáveis por prestar alguma informação que tenha relação com sua empresa.

5º passo: Atualize os dados dos funcionários

Para antecipar, os profissionais de RH podem verificar se os dados cadastrais dos funcionários estão atualizados, tanto no cadastro da empresa, quanto junto ao INSS.

É necessário ainda que os colaboradores estejam engajados com o eSocial. Isso porque deverão informar a empresa de todas as alterações da sua vida física como: mudança de endereço, escolaridade, estado civil, situação familiar, entre outros.

 6º passo: Pesquise sobre consultorias especializadas

O eSocial é um grande projeto. E, como já citamos, atingirá todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou segmento. Para auxiliar profissionais nessa "viagem" chamada eSocial, a Metadados oferece capacitações in company ou a distância, para que nada fique perdido nessa transição e/ou no "caminho". Assim como a Metadados, empresa especializada em soluções tecnológicas e serviços de apoio à gestão de pessoas. Somos especialistas em assuntos de Recursos Humanos, assim como do eSocial.

Para ficar por dentro de todas as novidades sobre o eSocial e o RH, inscreva-se na nossa newsletter e receba semanalmente conteúdos gratuitos e inéditos.