A produtividade do PDCA

Todo gestor deve buscar, constantemente, técnicas de aperfeiçoamento que melhorem sua gestão. E, em um mundo empresarial tão competitivo, ganha destaque quem é capaz de gerir com excelência, minimizando custos, melhorando a performance, aumentando a lucratividade e a satisfação de seus clientes.

Nesse sentido, o planejamento estratégico se torna essencial e, para executá-lo de forma eficaz, é quase uma obrigação de todo gestor conhecer o ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão e produtividade muito utilizada no mundo todo.

Pensando nesses gestores que desejam praticar uma gestão de excelência, nós, da Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistemas para a gestão de RH — elaboramos este artigo que irá conceituar o papel e o funcionamento do ciclo PDCA, enfatizando a importância das suas etapas. Confira!

O que é o ciclo PDCA?

Criado em 1930 pelo físico norte-americano, Walter A. Shewhart, o ciclo PDCA foi popularizado no mundo todo a partir da década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming, reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos dos Estados Unidos durante a segunda Guerra Mundial.

O PDCA é uma sigla em inglês para PLAN-DO-CHECK-ACT, que tem como significado PLANEJAR-FAZER-VERIFICAR-AGIR. Isto é, trata-se de uma metodologia, uma ferramenta de gestão que segue as quatro etapas com o intuito de melhorar os processos e os produtos, sempre de forma contínua, sem intervalos ou interrupções.

A repetição é a base dessa ferramenta que tem o objetivo de tornar todo processo de gestão de uma empresa mais claro, ágil e assertivo. Ele pode e deve ser utilizado em qualquer segmento empresarial como uma maneira de alcançar altos níveis de gestão.

O ciclo PDCA também é conhecido como ciclo de Shewhart e ciclo de Deming, justamente por ter sido criado e difundido por eles, respectivamente.

O que fazer em cada etapa do ciclo PDCA?

Como o próprio nome diz, o PDCA é um ciclo e, como todo processo cíclico, é composto por diversas atividades que devem ser regulares, programadas e sem um fim determinado.

Assim, o ciclo deve respeitar uma ordem, no caso, a ordem da sigla. Isto quer dizer que todo o processo deve iniciar com o Planejamento (P), quando o gestor precisa desenhar sua estratégia, tendo como base informações e dados reais. Em seguida, o gestor precisa Fazer (D), pôr em prática tudo que planejou. Após, deve Verificar (C), avaliar o andamento das ações e se forem necessários ajustes, deverá Agir (A), aplicar uma ação de correção. E assim, sucessivamente.

Mas, para melhor entendermos esse ciclo, vamos detalhar todas as quatro etapas, separadamente. Confira:

P (Plan = planejar)

Esta deve ser uma das principais etapas do ciclo. É neste primeiro passo da aplicação do PDCA que o gestor deve traçar um plano com base na política e nas diretrizes da empresa, além de desenvolver uma estratégia que garanta solucionar as questões apontadas como obstáculos/problemas. A partir desse plano, é importante que o gestor considere o estabelecimento dos objetivos do ciclo, o caminho para atingir esses objetivos e o método que será utilizado para isso. Por essa razão, esta etapa é tão importante, pois somente o planejamento é capaz de evitar perdas e falhas nas próximas fases do ciclo. Resumindo, esta etapa deve ser composta pelos seguintes passos: identificação do problema, estabelecimento de metas, análise do fenômeno, análise do processo e plano de ação.

D (Do = fazer)

Depois que o planejamento estiver bem detalhado e estruturado, é o momento de colocá-lo em prática. É preciso executar todas as ações previstas dentro do plano de ação. Para isso, é extremamente necessária uma equipe engajada e proativa, que deve ser acompanhada para que em nenhum momento o planejamento seja alterado.

C (Check = verificar)

Após elaborar o planejamento e executá-lo, o gestor precisa monitorar as ações, verificando se os resultados estão sendo alcançados. Nesta etapa, é necessário confrontar o que foi planejado com o que está sendo obtido, além de avaliar o processo como um todo. É indicado que sejam feitos relatórios ao longo de períodos pré-estabelecidos, com o objetivo de consolidar esses resultados.

A (Act = agir)

Até aqui já foi planejado, executado e verificado. Porém, não bastaria verificar e identificar as falhas do ciclo e não corrigi-las. Então, este é o momento de agir. É a hora de traçar novos planos de ações com foco na melhoria da qualidade dos procedimentos, objetivando a correção dessas falhas a fim de aprimorar o processo e obter lucro.

Por que aplicar na minha empresa?

É notável que o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas de gestão do universo empresarial, já que permite, de forma contínua, o controle de todos os processos desenvolvidos dentro de uma corporação. Nesse sentido, existem diversos motivos para aplicar essa técnica em empresas que visam uma gestão de qualidade, como:

Reconhecimento das melhorias: por meio do ciclo PDCA, a empresa consegue identificar outras maneiras de solucionar determinados problemas. Isso é possível porque as etapas são aplicadas de forma cíclica e contínua e, a cada novo ciclo, é possível identificar os erros e aplicar melhorias.
Tomada de decisão mais assertiva: o ciclo permite que todas as decisões sejam tomadas de forma mais cautelosa e, consequentemente, assertivas. Ou seja, o processo cíclico exige seguir todas as etapas, o que pode demorar um pouco mais do que o normal. Assim, os gestores acabam se educando a serem mais pacientes durante esse processo de melhoria e torna a tomada de decisão menos impulsiva.
Contenção dos custos: o processo do ciclo PDCA inicia com o planejamento. Assim, nas etapas seguintes, só deverão ser executadas as ações previstas nesse planejamento, correto? Sim! Essa ordem do processo evita que recursos da empresa sejam desperdiçados, contendo os custos.
Mensuração dos resultados: essa ferramenta permite, de forma mais clara e objetiva, mensurar os resultados obtidos, pois só é possível gerenciar, o que se pode medir, concorda?
Opções de aplicação: além de poder ser implantado na empresa como um todo, o ciclo PDCA pode ser adotado por alguns setores e departamentos, por exemplo. Ou até um experimento, para depois ser implantado na empresa toda.

Cuidados necessários

Ainda que o ciclo seja intuitivo e de fácil aplicação, é preciso que o gestor tome alguns cuidados para que seu trabalho não seja desperdiçado. O principal deles é que se deve adotar e obedecer ao ciclo por completo, evitando atitudes como: fazer sem planejar; encerrar após o ciclo completar uma volta; executar e não checar; planejar, executar, checar, mas não agir corretamente; definir metas e não ter uma equipe treinada para executar e não dominar o método.

Aqui na Metadados, o PDCA é um processo de gestão que tem dado muitos resultados. Uma ferramenta muito utilizada para comprovar sua eficiência é nosso sistema de Analytics, que nos possibilita acompanhar os dados em tempo real.

Considerações

O ciclo PDCA possibilita às empresas a transformação de problemas em oportunidades de melhorias. Assim como os indicadores, o PDCA apresenta onde se está errando, o que precisa ser melhorado e aponta para uma ação. Desse modo, o ciclo torna a gestão mais eficiente e com resultados mais evidentes.

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