Onboarding: o que é, benefícios e como fazer

É muito importante contratar as pessoas certas para a sua empresa. Também é essencial que elas se sintam bem-vindas e integradas no ambiente de trabalho. Esse período de adaptação é uma oportunidade valiosa para engajar os novos colaboradores desde o primeiro dia. E é justamente nesse momento que o onboarding entra como uma estratégia essencial.

O onboarding vai além de dar boas-vindas; ele ajuda, integra e motiva os novos profissionais, garantindo uma adaptação mais tranquila e alinhada à cultura da empresa.

Sabendo da importância desse processo, a Metadados, especialista em soluções para gestão de RH, preparou este conteúdo. Aqui, você entenderá tudo sobre onboarding, seus objetivos, benefícios e as melhores práticas para implementá-lo de forma eficaz.

O que é onboarding?

O termo "onboarding" vem do inglês e significa "embarcar". Ele representa o processo de integração de um novo colaborador à cultura, missão e objetivos de uma organização. Imagine que o novo profissional está embarcando em uma nova rotina, um novo ambiente de trabalho e uma experiência única.

O principal objetivo do onboarding é garantir que ele se sinta acolhido, integrado e preparado para suas funções. Esse processo envolve planejamento estratégico do setor de Recursos Humanos e etapas como orientação, acompanhamento e treinamento, tudo para desenvolver habilidades e alinhar expectativas.

O onboarding também fortalece o employer branding da empresa. No entanto, muitas organizações ainda negligenciam essa etapa, seja por não a priorizarem ou por executá-la de maneira inadequada. Sem um bom onboarding, o colaborador “embarca” em uma viagem sem roteiro nem destino definido, o que pode deixá-lo perdido e desmotivado.

Para evitar falhas nessa jornada e garantir que nenhuma etapa passe despercebida, confira nosso template gratuito e torne o onboarding mais simples e eficiente!

Por que o onboarding é importante?

O onboarding é importante porque integra o novo colaborador à organização, fortalecendo o seu vínculo desde o início. Esse engajamento é crucial para reter talentos. A sensação de pertencimento e de realmente “vestir a camisa” começa desde antes da entrada na empresa.

Além disso, ele contribui para a melhoria do clima organizacional e tem um impacto positivo nos resultados financeiros. Ao reduzir a rotatividade, a empresa economiza com rescisões e processos de substituição.

Vale destacar que a troca de um funcionário pode custar entre 16% e 20% do seu salário. Isso reforça a importância de integrar novos talentos de forma sólida e organizada.

Quais são os benefícios do onboarding?

Quando realizado de maneira adequada, o onboarding traz diversas vantagens. Confira algumas das principais:

· Maior motivação: durante a integração, o colaborador sente-se mais seguro para desempenhar suas funções. Essa confiança estimula a motivação, refletindo diretamente na produtividade e no engajamento no trabalho. Ter o apoio de uma figura central, geralmente um membro do time de gestão de pessoas, torna mais fácil esclarecer dúvidas comuns no início da jornada.

· Menor rotatividade: um onboarding eficiente ajuda a reduzir a rotatividade ao alinhar, desde o início, as expectativas da empresa e os valores da cultura organizacional. Isso permite ao colaborador entender claramente o que esperar, fortalecendo sua conexão com a organização. É aqui que o "roteiro" e o "destino" dessa nova jornada ficam bem definidos.

· Treinamento mais eficiente: mais do que integrar o novo membro à equipe, o onboarding é uma etapa essencial de treinamento. Ele prepara o colaborador para seguir os padrões da empresa, simula situações reais do dia a dia e ajuda a prevenir erros.

Qual a diferença entre onboarding, crossboarding e offboarding?

Embora os termos possam parecer semelhantes, cada um deles desempenha um papel único no ciclo de vida do colaborador. Confira as diferenças entre eles:

Onboarding

O onboarding é como o momento de embarcar em uma nova jornada. É o processo de integração de novos integrantes à cultura, valores e processos da empresa. O objetivo é garantir que o profissional se sinta bem-vindo, informado e preparado para começar sua "viagem" com confiança e segurança desde o primeiro dia.

Crossboarding

O crossboarding acontece quando o colaborador muda de rota durante a viagem. Seja por transferência para outra área, departamento ou função, esse processo ajuda o profissional a se adaptar ao novo "destino" dentro da mesma empresa. Ele difere do onboarding, pois não envolve novos passageiros, mas sim uma reconfiguração da jornada para quem já faz parte da equipe.

Offboarding

O offboarding marca o momento de chegada ao destino final. Seja por demissão, aposentadoria ou outra razão, esse processo visa garantir uma transição tranquila e profissional para a próxima etapa da carreira do colaborador. Assim como em uma viagem bem planejada, o encerramento deixa boas memórias e reforça a imagem positiva da empresa.

Compreender as diferenças entre onboarding, crossboarding e offboarding é essencial para oferecer uma experiência completa e positiva ao colaborador em todas as etapas da sua jornada.

Passo a passo das melhores práticas de onboarding

Para que o onboarding seja verdadeiramente eficaz, é essencial seguir etapas bem planejadas. Confira o passo a passo para garantir o sucesso dessa prática fundamental.

Passo 1: aprovação do processo seletivo

O onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho. Após a aprovação no processo seletivo, as etapas iniciais devem ser cuidadosamente planejadas:

· Organizar e recolher os documentos da admissão;
· Planejar os recursos e ferramentas necessárias;
· Confirmar detalhes do primeiro dia (data, local e horários);
· Agendar compromissos e reuniões importantes;
· Criar e enviar o cronograma com todas as primeiras etapas;
· Definir as primeiras tarefas e expectativas.

Passo 2: a integração começa

A primeira semana é decisiva para que o colaborador se sinta bem-vindo e parte da equipe. Nessa fase, a integração com a cultura e os processos da empresa deve ser priorizada. Algumas dicas para essa etapa:

· Realizar uma reunião de boas-vindas com toda a equipe;
· Apresentar os canais de comunicação e fornecer acesso aos sistemas necessários;
· Agendar treinamentos e capacitação;
· Orientar a liderança para fortalecer o senso de pertencimento;
· Manter uma pessoa do time de gestão de pessoas como figura central para auxílio;
· Promover integração com o time, como happy hours e encontros informais;
· Manter uma comunicação clara e constante.

Passo 3: avaliação do processo de onboarding

Após o primeiro mês, é essencial avaliar como a integração está sendo vivenciada pelo novo integrante. Acompanhar seu progresso ajuda a ajustar o processo de onboarding, se necessário. Algumas ações recomendadas:

· Realizar sessões de feedback individuais;
· Verificar se recebeu os treinamentos necessários para desempenhar sua função;
· Medir a satisfação com o cargo e a empresa;
· Promover momentos de integração para troca de experiências com os colegas;
· Alinhar expectativas com o líder.

Passo 4: consolidação e crescimento

Após três meses na empresa, o novo integrante deve ter clareza sobre suas responsabilidades e estar mais autônomo em suas atividades. Este é o momento ideal para avaliar seu desempenho e crescimento. As práticas de onboarding nesta fase incluem:

· Avaliar a autonomia e o nível de desempenho;
· Desenvolver um plano de desenvolvimento individual;
· Solicitar feedback sobre a experiência vivida até o momento;
· Consultar os colegas de departamento sobre a integração do novo colega;
· Analisar o impacto dos treinamentos recebidos no processo de onboarding.

Quer saber mais sobre como aprimorar seu onboarding? Preparamos um vídeo exclusivo. Confira!

Onboarding no home office: como fazer

1. Utilize ferramentas de comunicação e colaboração

Plataformas de videoconferência, chats internos e ferramentas de aprendizado são indispensáveis para garantir uma comunicação fluida. Esses recursos tornam a interação constante mais acessível e ajudam a criar um senso de pertencimento desde o primeiro dia.

2. Forneça materiais explicativos digitais

A distribuição de materiais digitais, como manuais, documentos e vídeos explicativos, torna o aprendizado sobre os processos da organização mais rápido e acessível. Esses recursos também servem como referência constante para o colaborador, facilitando sua adaptação e a assimilação de informações importantes.

3. Realize acompanhamentos regulares

Mesmo à distância, o acompanhamento contínuo é fundamental para o sucesso do onboarding. Agendar check-ins periódicos e reuniões de feedback proporciona a oportunidade de tirar dúvidas, oferecer suporte e garantir que o profissional tenha uma experiência de integração acolhedora e eficiente.

Essas práticas ajudam a criar um ambiente de acolhimento e conexão genuína, mesmo em um cenário remoto. Com um onboarding digital bem estruturado, será mais fácil para os colaboradores se adaptarem e contribuírem positivamente desde o primeiro dia.

Conclusão

Investir em um processo de onboarding é fundamental para o sucesso e o crescimento de qualquer empresa. Uma boa integração aumenta a motivação e a produtividade dos novos colaboradores e ajuda ainda a reter talentos.

No entanto, o onboarding não é apenas um evento pontual no início da jornada. Ele deve ser visto como um processo contínuo, que exige feedback constante e ajustes regulares. Também é fundamental acompanhar o desenvolvimento dos profissionais, permitindo que eles cresçam, se desenvolvam e alcancem seu potencial na organização.

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