Gestão de Mudanças: como o RH pode implementar?

Você já teve dificuldade de implementar alguma mudança dentro da sua empresa? Então, continue lendo: esse artigo foi escrito para você!

A Gestão de Mudanças é um conjunto de práticas que facilitam a adaptação dos funcionários durante uma transformação.

Enquanto a Gestão de Projetos se concentra no lado técnico das mudanças, a Gestão de Mudanças deve focar no lado humano e comportamental delas.

Ao levar em consideração o comportamento dos colaboradores, fica muito mais fácil alterar a execução das tarefas diárias dentro da organização. Afinal, mudar é desafiador para muitas pessoas!

Por isso, esses métodos buscam evitar que a satisfação e a produtividade dos colaboradores diminuam durante o período de transição.

Aqui na Metadados - Especialista em Sistemas para Recursos Humanos (RH) acreditamos que a Gestão de Mudanças promove grandes melhorias no ambiente corporativo. Então, continue lendo para descobrir como mudar a sua empresa de maneira eficaz e duradoura! 

O que é Gestão de Mudanças?

A capacidade de mudar sempre foi muito bem-vinda no mundo do trabalho - e ficou ainda mais forte após a pandemia, período que exigiu adaptações drásticas em praticamente todas as empresas do mundo.

Porém, atualmente, essa demanda por mudança persiste. Por exemplo, houve um aumento considerável no interesse por vagas remotas e híbridas, que exigem grandes alterações na estrutura de empresas tradicionais.

Além disso, devido a movimentos como great resignation (grande resignação) e quiet quitting (demissão silenciosa), nunca foi tão difícil atrair e reter talentos. Assim, as empresas estão precisando acelerar transformações que, até então, sequer haviam sido previstas.

Porém, como já falamos, mudar não costuma ser fácil. Na maioria das vezes, o processo de mudar vem acompanhado de erros, atrasos, dúvidas, estresse, ansiedade e... fracassos.

E é justamente nesse contexto caótico que surgiu a Gestão de Mudanças (também conhecida como Gerenciamento de Mudanças ou Change Management).

Esse conceito abarca um conjunto de técnicas que impulsionam os comportamentos promotores das modificações que as empresas precisam.

Então, a proposta é ajudar as pessoas durante a transição, para que elas consigam aderir às novas formas de trabalhar com mais facilidade.

Por isso, embora a maioria das pessoas nunca tenha pensado muito sobre como implementar uma transformação, acredite: essas metodologias fazem toda a diferença.

Afinal, elas se baseiam em ações deliberadas e estratégicas, que levam em consideração as pessoas que serão afetadas pelas alterações na empresa.

Então, a Gestão de Mudanças permite que alterações significativas sejam implementadas com menos custos, riscos e problemas.

Por que fazer Gestão de Mudanças?

A verdade é que todo negócio que pretende continuar competitivo no mercado terá que fazer mudanças - como usar novas ferramentas, testar estratégias diferentes ou expandir para novos mercados.

Então, quando uma empresa reluta em mudar, ela pode começar a enfrentar dificuldades, deixar de evoluir e até mesmo parar de crescer.

No entanto, só porque uma organização reconhece que precisa mudar, não significa que todos os seus colaboradores irão abraçar as novidades ou se sentir seguros para dar conta delas.

Sem apoio e planejamento, a mudança organizacional pode gerar confusão, resistência e descontentamento.

Portanto, é muito importante que o processo de mudança organizacional ocorra de forma cuidadosa, mostrando como isso beneficia o coletivo.

Assim, apostar em um método de Gestão de Mudanças reduz a resistência, facilita a transição e evita impactos negativos. Além disso, serve para aumentar a chance da transformação ser ágil e bem-sucedida.

Por fim, essa abordagem também permite evitar a change fatigue (fadiga de mudança) - nome dado à exaustão física, emocional e cognitiva de funcionários que passam por mudanças frequentes em um curto espaço de tempo.

Dessa forma, é possível criar uma sensação de segurança psicológica, onde os colaboradores se sentem tranquilos para explanar dúvidas, angústias e descontentamentos. Para isso, a liderança deve se mostrar empática e disponível, ouvindo com atenção e buscando junto deles uma solução mais prática.

 Quando usar a Gestão de Mudanças?

Normalmente, esses são alguns motivos que demandam um processo de Gestão de Mudanças:

• Trocas de liderança;
• Transformações na estrutura organizacional;
• Novos colaboradores no ambiente de trabalho;
• Fusões com outras empresas;
• Aquisições por outras empresas;
• Modificações no posicionamento da marca;
• Adoção de novas tecnologias, ferramentas ou equipamentos.
• Alterações da cultura ou dos valores da organização;
• Atualizações nos benefícios, programas de RH e políticas da empresa.

Como fazer Gestão de Mudanças na empresa?  

Em primeiro lugar, precisamos entender que toda mudança organizacional que funciona sempre requer um planejamento estruturado, mas flexível o suficiente para permitir adaptações.

Em resumo, esse planejamento precisa descrever, de forma detalhada, todas as etapas da transição. Além disso, é necessário nomear a responsabilidade de cada envolvido e descrever os resultados que se espera alcançar ao fim de cada fase.

No entanto, o planejamento não pode ser engessado. Inclusive, caso seja necessário, é fundamental estar aberto à possibilidade de recalcular a rota e alterar o processo pelo caminho!

Além disso, é preciso entender quem são os interessados nessas alterações dos processos atuais - sejam eles estratégicos, táticos ou operacionais.

Para visualizar isso, vale se perguntar:

• Quem lidera o departamento que vai mudar?
• Quem é o dono do processo que vai mudar?
• Quem está patrocinando a mudança?
• Quem está executando a mudança?
• Quem será afetado diariamente pela mudança?

Como o RH pode atuar na Gestão de Mudanças?

Como já falamos, a Gestão de Mudanças foca no lado humano e comportamental das transformações empresariais.

Então, se o departamento de RH é a referência para tudo que envolve lidar com pessoas dentro da empresa... ele simplesmente não pode ficar de fora desse processo, certo?

Por isso, preparamos uma lista com as posturas que são recomendadas para esses profissionais durante uma grande mudança na empresa:

• Entender o cenário sem fazer julgamentos;
• Responsabilizar-se pela transformação junto com as lideranças;
• Dar exemplo, executando o comportamento desejado;
• Reforçar com todos o motivo pelo qual a mudança é necessária;
• Incentivar os colegas a se adaptarem de forma sincera e completa;
• Receber e encaminhar sugestões e críticas dos colaboradores;
• Esclarecer dúvidas e rumores;
• Passar feedbacks para aumentar a cooperação;
• Organizar momentos para conversas francas sobre “elefantes brancos” do processo (especialmente se a empresa tiver psicólogos à disposição);

Avaliar o impacto das alterações nos colaboradores e na cultura organizacional.

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Gestão de Mudanças: exemplos e métodos mais utilizados

Existem diversos tipos de métodos para realizar Gestão de Mudanças. Porém, todos eles têm algo em comum: uma abordagem estruturada para a organização comunicar, implementar e monitorar a mudança.

Em outras palavras: todos oferecem um passo a passo a seguir.

Por isso, quando respeitamos essa sequência de etapas, asseguramos que os funcionários estejam preparados e se sintam apoiados durante a transição.

Melhor ainda: incentivamos que os colaboradores se tornem promotores internos da mudança, defendendo a sua importância perante os colegas.

Veja abaixo um resumo das diferentes maneiras para gerar transformações mais funcionais e duradouras:

Oito Etapas de Kotter

Criado por um professor de Harvard chamado John Kotter, esse método está descrito em seu livro Leading Change.

Para o autor, essas são as oito etapas que, quando seguidas, geram mudanças bem-sucedidas:

• Criar uma sensação de urgência em agir de forma imediata;
• Escolher colaboradores confiáveis para coordenar essa alteração de rotina;
• Criar (e comunicar) uma visão de como o futuro será diferente do passado;
• Convocar voluntários para apoiar e defender a mudança de forma pública;
• Remover todas as barreiras;
• Divulgar as vitórias de curto prazo para incentivar as pessoas;
• Não medir esforços até que a visão comunicada se concretize;
• Insistir até que a nova forma de trabalhar substitua totalmente a antiga.

 Modelo de Mudança de Lewin

Criado pelo psicólogo alemão de mesmo nome, esse processo se divide em três etapas:

• Descongelar: Aqui, a ideia é justificar a importância da transformação e ajudar a equipe a superar a aversão inicial.
• Mudar: Nessa fase, a proposta é focar totalmente na resolução dos obstáculos inesperados que surgirem em cada etapa da transição.
• Congelar: Com a mudança já implementada, é hora de “congelar tudo como está”! O importante é fazer com que a nova maneira de trabalhar se torne o padrão.

Modelo Transitório de Bridges

Criado pelo consultor William Bridges, esse método foca na reação das pessoas à modificações. Ele possui três estágios:

1. Finais: O abandono de processos antigos.
2. Zona neutra: Incerteza e confusão nas novas funções.
3. Novos começos: Aceitação de novos caminhos.

Modelo ADKAR

O nome desse modelo é um acrônimo (em inglês), e o seu objetivo é promover o processo de transformação da forma correta:

A de Awareness:
Aumentar a consciência da necessidade de mudar.

D de Desire:
Incentivar o desejo de participar das modificações.

K de Knowledge:
Oferecer o conhecimento sobre como realizar a mudança.

A de Ability:
Maximizar as habilidades e comportamentos necessários.

R de Reinforcement:
Reforçar o que as pessoas fizeram de bom para sustentar as alterações a longo prazo.

Modelo PCT

Esse modelo possui quatro partes:

1. Sucesso: Definir o motivo, os objetivos e os benefícios de mudar;
2. Patrocínio:  Escolher o responsável por dirigir o processo de transformação;
3. Gestão de Projetos:  Desenvolver e entregar uma solução que funcione com as restrições de tempo, custo e escopo;
4. Gestão de Mudanças: Permitir que as pessoas se envolvam na construção e uso da solução oferecida.

McKinsey 7-S

Essa metodologia foi descrita por dois consultores da empresa McKinsey, e mapeia sete fatores que influenciam na capacidade de uma organização mudar:

• Valores compartilhados
• Qualificações
• Equipe
• Estratégia
• Estrutura
• Estilo
• Sistemas

Metodologia Prosci

Criada pela empresa de mesmo nome, essa abordagem se baseou em diversos estudos sobre como as pessoas reagem às modificações.

Ela se resume em três fases:

1. Preparar a abordagem
2. Gerenciar a transformação
3. Sustentar os resultados

Faça mudanças com estratégia na sua empresa

Seja por razões externas ou motivações internas, as mudanças dentro das empresas são inevitáveis.

E, no que se refere ao RH, existem duas formas de conduzi-las: com e sem estratégia.

Por isso, se queremos que uma transformação realmente traga resultados positivos e duradouros, é essencial aplicar estratégias de Gestão de Mudanças.

E, para trabalhar de forma estratégica, nada melhor do que confiar na Gestão de Pessoas Baseada em Dados (People Analytics)!

Com a ajuda de dados coletados na empresa, os líderes conseguem entender melhor os impactos das transformações no ambiente de trabalho. Assim, é possível ajustar as ações, tomar decisões mais eficientes e avaliar a eficácia das atividades realizadas, mantendo o bem-estar e saúde mental dos times.

Inclusive, as empresas modernas e respeitadas (como a Google) já usam dados para compreender como as alterações na rotina afetam a equipe. Por isso, essa é uma grande tendência para o futuro do RH!

A boa notícia é que ninguém precisa esperar o futuro chegar para começar a usar dados na gestão de pessoas. Afinal, você pode usar o Analytics da Metadados a seu favor!

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