Saiba como fazer a triagem de currículos com eficiência!

1. Introdução

Ao longo da história, os processos de recrutamento e seleção sofreram as mais diversas modificações, especialmente com o processo de triagem de currículos, imprescindível para que o setor de Recursos Humanos encontre o candidato ideal para a vaga de emprego, de acordo com os requisitos solicitados pelo contratante.

As transformações no cenário econômico e no mundo empresarial exigem cada vez mais habilidades dos recrutadores, que precisam estar atentos às mudanças nos perfis de gestores, líderes e de colaboradores das mais diversas áreas.

Por isso, os profissionais de RH precisam cada vez mais otimizar o seu trabalho, de modo a tornar o processo de recrutamento cada vez mais ágil e alinhado com os objetivos da empresa, oferecendo o máximo de qualidade e excelência.

Nós, da Metadados - empresa que desenvolve sistemas para a gestão de Recursos Humanos, como folha de pagamento, eSocial, indicadores, recrutamento e seleção, e muito mais - ajudamos muitos profissionais a encontrar a melhor alternativa do mercado.

2. Entenda o que é triagem de currículos

A análise das candidaturas passa pela triagem de currículos, processo que compara as características, habilidades, perfil profissional e experiência da pessoa com os requisitos da vaga de emprego disponível.

Ao longo da triagem de currículos, é necessário que o recrutador trabalhe com critérios claros e bem definidos, a fim de tornar essa avaliação mais clara e objetiva.

A partir da filtragem realizada por meio dos requisitos exigidos pela empresa, a triagem elimina os currículos que estão fora do perfil e seleciona os candidatos mais adequados para a vaga, que vão para a próxima etapa do processo seletivo.

Dessa forma, encontrar o colaborador ideal se torna uma tarefa bem mais simples e eficaz.

3. Conheça a importância dessa etapa

Muitos recrutadores e profissionais de RH não conhecem a importância da etapa de triagem de currículos, seja por inexperiência ou pelo excesso de atividades delegadas a esses colaboradores.

É importante ressaltar que o currículo é a primeira apresentação do perfil profissional de um candidato, com destaque para suas qualidades, habilidades, escolaridade e trajetória profissional. Ou seja, o primeiro passo para uma possível contratação.

Ao avaliar o perfil de cada candidato, o responsável pelo processo de seleção deve observar os critérios que podem definir se o inscrito é adequado ou não para a função em destaque.

Na divulgação de uma vaga de emprego, uma empresa pode receber uma infinidade de currículos, oriundos de profissionais com características muito distintas, que devem ser avaliados de forma bastante criteriosa.

Para selecionar os mais aptos para o posto, é fundamental que seja realizada uma triagem de currículos eficiente, de modo a selecionar os melhores candidatos.

4. Saiba quais são os 4 fatores de análise na triagem

Fazer uma triagem de currículos rápida não é uma tarefa simples. Mas, além de agilidade, o processo também exige qualidade e bom senso por parte do recrutador, que precisa escolher as pessoas que vão para a próxima fase do processo.

Por mais pragmático que o profissional de RH seja, nem sempre é fácil realizar a seleção com rapidez e perspicácia. Ao longo da filtragem de profissionais, vários critérios devem ser observados para que a escolha seja certeira. Acompanhe:

4.1. Apresentação do currículo

O prazo para a contratação de um novo funcionário é bastante curto, fazendo que os responsáveis por essa tarefa disponham de pouco tempo para a análise dos mais diversos currículos que recebem e fazer a seleção dos mais indicados para a vaga em questão.

Para agilizar essa tarefa, o ideal é começar selecionando currículos mais enxutos, com linguagem clara e direta, bem organizados e sem erros de português.

4.2. Escolaridade do candidato

Ao fazer a triagem de currículos, é importante observar qual a escolaridade exigida para o cargo em questão, o que já elimina vários candidatos que não atendem a esse requisito.

Outro ponto que merece atenção por parte dos profissionais de RH é analisar se os empregos anteriores do interessado estão de acordo com a sua escolaridade. Essa informação demonstra se ele pretende seguir carreira na profissão escolhida ou não.

Pessoas que estudaram/estudam em uma determinada área e continuam trabalhando no mesmo nicho ao longo do tempo tendem a ser melhores funcionários, que executam suas atividades da melhor forma possível, o que é importante para evitar a rotatividade na empresa e garantir a continuidade de bons colaboradores.

4.3. Estabilidade nos empregos anteriores

Ao filtrar os currículos, dê atenção à ordem cronológica das experiências profissionais anteriores do candidato. Isso é importante para delimitar o seu histórico profissional e a sua evolução no mercado de trabalho.

Além disso, a trajetória da pessoa demonstra se ela criou vínculos nos empregos anteriores e se tende a seguir carreira e crescer na empresa.

Candidatos que entram e saem das empresas passam a impressão de que podem deixar o cargo a qualquer momento, o que é indesejável para qualquer organização – exceto se a vaga for temporária, como no caso de substituição de funcionários por motivo de férias, por exemplo.

4.4 Descrição das atividades realizadas

Durante a análise dos currículos, é importante visualizar a síntese dos trabalhos realizados anteriormente pelo profissional. Esse resumo, além de mostrar as suas principais competências e habilidades, acaba colocando em evidência o perfil da pessoa que se candidatou à vaga.

Além disso, existem colaboradores que, de fato, extrapolam as obrigações principais de seu cargo e possuem um bom histórico de evolução profissional. Isso demonstra proatividade e comprometimento. Pessoas com esse perfil são muito interessantes para os contratantes.

5. Veja como realizar a triagem de currículos com maior rapidez

Com a agilidade exigida pelo mercado para preencher o quadro de funcionários da empresa – seja para um novo cargo ou substituição de um antigo colaborador – os recrutadores precisam fazer a seleção e a análise de currículos com o máximo de destreza e qualidade.

Por isso, o processo seletivo precisa ser otimizado, começando pela triagem de currículos recebidos para o preenchimento das vagas. Veja como acelerar esse processo:

5.1 Escolha os currículos mais enxutos

O ideal é que o currículo do candidato tenha de uma a duas páginas. Três páginas só devem ser consideradas para os cargos que exigem pessoas com maior experiência profissional.

É importante ter atenção a esses detalhes, pois muitos inscritos acabam se estendendo demais, informando detalhes que não são necessários, sem mostrar foco na área de atuação e nas competências que são mais relevantes nesse primeiro momento do processo de seleção.

5.2. Organize o recolhimento e armazenamento de currículos

Não é preciso se restringir a apenas uma modalidade de recebimento de currículos para encontrar os profissionais que se busca. No entanto, organizar todos os documentos em um só lugar torna o gerenciamento e a triagem muito mais simples para os recrutadores.

Você pode, por exemplo, separar seu e-mail em pastas, para manter todos os currículos em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil iniciar a triagem, tornando o processo mais direto e organizado.

5.3. Defina o perfil do candidato que precisa

Antes de começar a fazer a triagem de currículos propriamente dita, tenha detalhadamente o perfil desejado pela empresa de acordo com a função ofertada.

Cargos de recepcionista, por exemplo, normalmente são voltados para pessoas que buscam a sua primeira oportunidade no mercado de trabalho. Já profissões como a de um cozinheiro, exigem maior experiência no cargo.

Para acertar na escolha, antes de começar faça uma lista dos requisitos exigidos para o profissional, tais como: nível de estudo (fundamental/médio/superior/pós-graduação), de conhecimentos específicos, fluência em determinado idioma, entre outros, para tornar o processo mais dinâmico e avaliar apenas aqueles que se encaixem no perfil desejado.

5.4. Estabeleça itens fundamentais para a filtragem de currículos

Depois de fazer a primeira análise para restringir os candidatos mais aptos para vaga, é preciso observar outros itens importantes, como: objetivo profissional, experiência e formação acadêmica.

Essas informações são um pontapé inicial para que você possa fazer um filtro inicial mais abrangente, para descartar os que não atendem aos requisitos principais e reduzir o número de pessoas a serem avaliadas.

5.5. Dê preferência a currículos que tenham 70% de aderência ao perfil desejado

O profissional de RH responsável pelo processo nunca deve selecionar um candidato inadequado, mas também não deve excluir todos aqueles que não são totalmente compatíveis com a vaga, mas que atendem a grande maioria dos requisitos necessários para a função.

Nessa hora, o ideal é usar o bom senso, pois, se a competência ou habilidade que falta ao profissional é algo que pode ser trabalhado, o mais indicado é dar a oportunidade para que ele vá para a próxima etapa do processo seletivo, como a dinâmica de grupo ou a entrevista.

5.6. Utilize um software para otimizar o processo

Não é incomum encontrar empresas que investem em processos manuais, realizados em murais de escolas/faculdades e divulgados em jornais. Depois, profissionais da própria organização fazem a triagem de currículos, as entrevistas e a seleção dos melhores candidatos para a vaga.

Contudo, o recrutamento de novos colaboradores mudou bastante ao longo dos anos e vêm se tornando cada vez mais moderno, para alcançar mais pessoas por meio das redes sociais e sites de emprego, proporcionando maior abrangência e agilidade ao processo.

Para se conectar a tantas plataformas distintas, fazer o recrutamento online, otimizar os resultados e facilitar a comunicação entre os candidatos e recrutadores, aumentando o leque de perfis para contratação é necessário contar com uma solução de tecnologia.

Nesse cenário, a seleção pode ser realizada por meio de softwares, que oferecem integração com sites de vagas e até mesmo com as redes sociais, gerenciando a divulgação das oportunidades de emprego, o armazenamento e a triagem de currículos para, posteriormente, fazer a classificação dos melhores perfis, agilizando e aprimorando o processo de recrutamento de pessoas.

Isso é possível porque esses softwares recolhem todas as informações, formando um banco de talentos, otimizando o tempo gasto pelos recrutadores ao coletar currículos das mais diversas fontes e eliminando aqueles que não reúnem os requisitos necessários para o cargo.

Além disso, esse tipo de solução permite a aplicação de filtros de acordo com os critérios estabelecidos pelo contratante, além de possibilitar o envio de mensagens para vários candidatos de uma única vez, garantindo que todos recebam um feedback, por meio de e-mails gerados automaticamente pelo sistema.

6. Saiba como um software pode garantir o sucesso desse processo

Buscar pessoas, analisar candidatos, fazer a triagem de currículos, responder ligações e e-mails, realizar entrevistas e ainda reportar indicadores. São tantas as atividades dos profissionais de RH que não é incomum que esses colaboradores sofram com a sobrecarga de trabalho.

Para facilitar a vida dos recrutadores, as empresas podem (e devem) investir em sistema de recrutamento e seleção de pessoas. Isso agiliza o processo e evita que o responsável pela seleção sofra com o excesso de atividades nem cometa erros.

6.1 Histórico de todos os candidatos

Você, como responsável por um processo seletivo, consegue se lembrar do nome de todas as pessoas que entrevistou no último ano? E no mês anterior?

Em média, um recrutador entrevista de 4 a 8 pessoas em um único dia, o que equivale a cerca de 1.500 pessoas em um ano. Com tantos candidatos e currículos, é impossível se lembrar de todos eles. Portanto, ter um histórico de candidatos é imprescindível.

Com o auxílio de um software voltado para a gestão de pessoas é possível ter esse benefício, dentre outros. Veja:

• Não enviar para a empresa uma pessoa que já foi entrevistada para a mesma vaga, exceto no caso de reavaliações;
• Possibilitar o mapeamento dos candidatos;
• Demonstrar o quanto o profissional evoluiu desde o seu último contato com o setor de RH. Se ele se aprimorou, vale a pena separar seu currículo e fazer uma nova avaliação para uma nova vaga em aberto, compatível com o perfil.

6.2 Processo organizado e unificado

Ter todos os dados organizados em um local garante agilidade ao recrutador na hora de fazer a triagem de currículos.

Esse tipo de solução multiplataforma reúne todas as informações necessárias sobre os profissionais, otimizando o trabalho do responsável pelo processo seletivo.

6.3 Fonte dos melhores profissionais

De quais fontes vêm os candidatos mais qualificados? Para responder a essa questão com rapidez, a ajuda de um software faz toda a diferença. Assim, o sistema de recrutamento aponta a origem de cada um, trazendo benefícios importantes:

• Redução de Despesas: sabendo de onde os melhores profissionais vêm, você pode divulgar apenas job boards que gerem resultados;
• Agilidade no trabalho: por meio da filtragem inicial de currículos, o número de inscritos a serem analisados para a etapa seguinte do processo seletivo será menor, proporcionando maior rapidez para encontrar os candidatos mais qualificados.

6.4 Gestão otimizada

Com a utilização de um software, o gestor consegue padronizar o seu processo seletivo e a forma como os profissionais de RH reportam seus números, indicadores e histórico.

Sem esse sistema, cada um realizaria o seu próprio controle, inserindo uma complexidade desnecessária para que os gestores de RH compreendam a visão do processo como um todo.

Uma solução de recrutamento calcula automaticamente os indicadores de RH em tempo recorde e emite alertas, caso as metas do setor fiquem abaixo do esperado.

6.5 Comunicação com o contratante

Manter o contratante sempre atualizado sobre o andamento da triagem de currículos e seleção de candidatos é uma tarefa complicada para aqueles que executam diversas atividades ao longo do dia e dispõem de pouco tempo entre uma tarefa e outra.

Com o auxílio de um software, as informações são atualizadas dentro do próprio sistema, permitindo que o contratante possa acessar o sistema e saber em que estágio está a contratação do novo funcionário, sem a necessidade de contatar o profissional da área de Recursos Humanos.

6.6 Comunicação com o candidato

Com tantos inscritos e tantas oportunidades de emprego, é complicado para o responsável pela seleção se comunicar com cada um. Com o auxílio da tecnologia, é possível otimizar a comunicação, oferecendo maior confiabilidade e transparência ao recrutamento de profissionais:

• Mostrar ao candidato o andamento do processo;
• Enviar e-mails padronizados para o agendamento de entrevistas;
• Organizar o feedback aos interessados – seja ele positivo ou negativo, a respeito de sua continuidade no processo de seleção.

6.7 Escalabilidade no recrutamento e triagem de currículos

Ainda que o setor de RH da empresa contasse com o dobro de funcionários, dificilmente se conseguiria um alinhamento entre os colaboradores. Esse tipo de problema pode fazer com que um inscrito a uma vaga de emprego tenha seu currículo analisado por dois recrutadores, sem que ambos saibam disso.

Com o software, o gerenciamento de dados e os resultados da triagem de currículos ficam armazenados no sistema, de forma otimizada, sem o uso de planilhas do Excel – sujeitas a falha humana – e de caixas de e-mails lotadas, que complicam a rotina do trabalhador do departamento de recursos humanos.

Além disso, é possível trocar informações entre colaboradores sobre candidatos e a filtragem de seus currículos, mantendo um histórico das análises curriculares sempre atualizado no sistema, tornando o processo de aquisição de talentos mais moderno e eficiente.

7. Entenda como deve ser feita a escolha do software

Jamais escolha um modelo de software para a triagem, recrutamento e seleção que seja totalmente pronto, engessado, com baixa possibilidade de customização. É importante que a solução a ser escolhida permita a personalização, de modo a atender às necessidades da empresa.

Na hora de analisar as opções, veja se a plataforma é moderna, de fácil interação, que se integre a sites de emprego e às redes sociais e permita a inclusão de candidatos de forma automática.

Uma boa solução tecnológica também oferece relatórios customizados, para dar suporte à gestão de RH da organização, a fim de analisar e trazer melhorias para o processo de triagem de currículos e análise de candidatos.

Optar pelo software equivocado pode trazer prejuízos para a organização, além de não contribuir para o aprimoramento do processo nem facilitar a vida dos profissionais responsáveis pelas atividades de gestão de pessoas.

7.1. Quais características observar ao escolher um software

Nessa etapa, é importante ser criterioso ao escolher um software de RH, pois existem muitas opções no mercado e nem todas são capazes de atender às necessidades da empresa.

Portanto, verifique as seguintes características:

• Existência de uma interface de simples entendimento – tanto por parte do recrutador como do interessado pela vaga;
• Customização da página de carreiras– o famoso trabalhe conosco, presente no site de várias companhias;
• Divulgação automática de vagas em portais de emprego e nas redes;
• Inclusão automática de profissionais que se candidatam em um banco de dados amplo e de alta confiabilidade;
• A presença de um banco de talentos que armazene todos os currículos em um mesmo lugar;
• Canal de comunicação automatizado com contratantes e profissionais;
• Criação de filtros, para facilitar a triagem de currículos e a filtragem de candidatos.

7.2 Benefícios do software de gestão de recrutamento

Investir em um software especializado traz diversos benefícios para a empresa, aos colaboradores do setor de recursos humanos e também para a gestão, que passa a contar com dados e informações mais precisas sobre seus processos seletivos.

Além disso, existem outras vantagens em aplicar a tecnologia para a gestão de pessoas na organização:

• Gestão eficiente da divulgação de vagas;
• Criação de relatórios que mostram onde a oportunidade de emprego foi mais clicada e em qual meio se obteve melhores resultados;
• Economia de tempo e de recursos nas primeiras fases da seleção: triagem de currículos, testes online, agendamento de entrevistas;
• Alinhamento do perfil dos melhores classificados à vaga ofertada e às necessidades do contratante;
• Maior agilidade e eficácia ao longo de todo o processo seletivo, desde a filtragem de inscritos até a realização de entrevistas com os candidatos, tornando as contratações mais rápidas e acertadas.

A adoção de um software pelas empresas mostra que os responsáveis pela gestão de RH não estão preocupados apenas com o preenchimento de vagas, mas também com a qualidade no processo de seleção, de modo a oferecer os melhores profissionais para as organizações.

8. Conclusão

Com o grande volume de candidatos a postos de trabalho, nas mais diversas áreas, o setor de Recursos Humanos precisa aderir a tecnologias que tornem todas as etapas de um processo seletivo mais ágeis e otimizadas, com uma gestão mais eficiente e estratégica de pessoas.

Ao investir em um software para facilitar a triagem de currículos e as demais etapas para a escolha do profissional adequado para cada vaga, o recrutamento se torna diferenciado, oferecendo bons resultados sem a necessidade de fazer um alto investimento para implantar a solução, que traz inúmeros resultados positivos na aquisição de novos talentos.

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