Recrutamento e Seleção: passo a passo para um processo mais eficiente

Agora, todas as áreas precisam aumentar sua eficiência para garantir uma relação de custo-benefício mais positiva (ou, em outras palavras, “fazer mais com menos”). Isso vale também, é claro, para a área de Recursos Humanos e para os processos de Recrutamento e Seleção de pessoas.

O segredo para conseguir resultados melhores nesses processos está na estratégia implementada. É preciso buscar a assertividade, por meio de planejamento e metas bem definidas. Outro fator que pode ser decisivo para o sucesso nas contratações é a inovação, fugindo do senso comum e aplicando as melhores práticas. Parece complexo?

Então, fique com a gente, pois neste post produzido pela Metadados - empresa que desenvolve sistemas para a gestão de RH - vamos explicar tudo o que você precisa saber para aumentar a eficiência no recrutamento e seleção de pessoas.

Como começar o processo de recrutamento e seleção?

O processo de recrutamento e seleção de pessoas é crucial dentro de uma organização. Sabemos que é possível (e desejável!) aprimorar constantemente uma equipe; porém, ainda assim, a melhor forma de alcançar o sucesso é captando, desde o começo, os profissionais mais adequados para cada posição na empresa, levando em consideração não somente questões técnicas, mas o alinhamento com o perfil e os valores da organização.

É preciso ter atenção a cada uma das etapas desse processo, pois elas estão inter-relacionadas. Quando uma delas não é bem executada, todo o processo fica comprometido — aliás, esse é um dos maiores desafios que os gestores de RH enfrentam na busca pela eficiência em contratações. Outros desafios que você vai encarar nesta missão são:

• Dedicar o tempo necessário: em meio a todas as outras atividades de gestão de pessoas desempenhadas pelo RH, é comum que o recrutamento fique em segundo plano;
• Contar com pessoas especializadas: muitas equipes de RH não dispõem de um profissional especializado em recrutamento.
• Ter à disposição ferramentas adequadas: com a ajuda adicional dessas ferramentas, é possível automatizar alguns processos sem perder a qualidade dos resultados.

Então, quais são as etapas do processo de recrutamento e seleção? A primeira delas é definir o perfil do cargo; a segunda, é identificar fontes adequadas para atrair os talentos, após criar o roteiro da entrevista; a terceira, é fazer os testes técnicos e psicológicos; e a quarta, é a seleção. Finalmente, a quinta etapa é o feedback. Agora, vamos ver cada uma delas com mais detalhes.

Requisitos técnicos, pessoais e emocionais

Quando você começa o processo de recrutamento e seleção para uma vaga, precisa desenvolver todo o trabalho a partir do perfil desejado para o cargo em aberto. Nesse perfil, há 3 aspectos a serem levados em consideração:

• Requisitos técnicos: conhecimentos específicos relacionados às atividades do cargo;
• Requisitos pessoais: ligados ao comportamento e experiência necessários para ocupar este cargo;
• Requisitos emocionais: esse aspecto, que é o mais complexo, extrapola um pouco a questão profissional. Ele envolve a ética, os valores e a maturidade que você espera de um novo colaborador da sua empresa

Dentre esses requisitos, é seguro dizer que o fator técnico é o menos importante. Está surpreso? Então saiba que, embora formação e experiência sejam importantes, também são mais fáceis de suprir. Com treinamentos, políticas de aprimoramento profissional, feedback e incentivo à troca de conhecimentos, sua empresa pode ajudar os funcionários a desenvolver os requisitos técnicos.

Enquanto isso, requisitos pessoais e emocionais são bem mais particulares. Eles partem do interior do indivíduo e, assim como hábitos negativos, são difíceis de mudar. Você pode dar uma chance a um candidato que apresenta um excelente currículo, mas não tem os requisitos pessoais e emocionais estipulados? Com certeza, pode. Porém, tenha em mente que o risco de haver incompatibilidade é alto.

Depois de traçar o perfil do cargo, você pode começar a divulgação da vaga. Os requisitos técnicos precisam ser expostos aos candidatos; não é necessário fazer o mesmo com os requisitos pessoais e emocionais, mas algumas empresas já incorporam essa informação. Por isso, é cada vez mais comum encontrar anúncios de emprego recomendando que os candidatos sejam proativos, comunicativos, organizados ou criativos. 

Como fazer a entrevista?

Uma vez que você divulgue a vaga, currículos vão começar a chegar — então, é hora de agendar as primeiras entrevistas. É tão comum ver equipes de RH mal preparadas para a execução de uma entrevista que esse procedimento se tornou previsível.

Os candidatos já sabem o que será perguntado e preparam respostas com antecedência. Para piorar, além de previsível, o roteiro da entrevista muitas vezes é fraco e sem direcionamento. O lado positivo é que, na realidade, não é muito difícil fugir desse padrão e fazer com que a entrevista seja mais eficiente.

Uma parte do segredo está na elaboração do roteiro; ou seja, você deve escolher as perguntas certas. Boas perguntas revelam muito sobre o candidato, de maneira sutil. Enquanto isso, perguntas ruins são muito vagas, irrelevantes ou simplesmente deixam o candidato inclinado a “distorcer” um pouco a realidade. Veja alguns exemplos:

• Pergunta ruim: "Qual é seu maior defeito?" Muitos candidatos vão ficar com receio de se expor demais e não vão apresentar uma resposta sincera. No fim, vão escolher uma característica que é quase uma qualidade, como “perfeccionista” ou “exigente”.
• Pergunta boa: "O que você aprendeu em seu último emprego?" Essa pergunta vai permitir que você avalie se o candidato é uma pessoa que busca o desenvolvimento e a melhoria constante. Além disso, por ter uma abordagem mais positiva, os candidatos vão se sentir à vontade para apresentar respostas mais honestas e completas.

Além do roteiro, o momento da execução também é importante. Evite deixar os candidatos esperando – afinal, assim como você está avaliando suas opções, eles também estão. Atrasos demonstram que sua empresa é desorganizada ou que não respeita e valoriza os profissionais. Busque ser cordial e tente deixar o candidato mais confortável, oferecendo um café ou água. O processo seletivo cria muita pressão, e até mesmo um profissional experiente pode ficar nervoso.

Os testes psicológicos

Nem todas as empresas aplicam testes psicológicos durante seu processo de recrutamento e seleção, pois não sabem qual teste escolher ou como avaliar os resultados. Essa ferramenta acrescenta complexidade ao processo, mas também permite que o recrutador tenha acesso a informações sobre os candidatos que não podem ser obtidas por meio de uma simples entrevista.

Existem diversos tipos de teste psicológicos, cada qual com uma finalidade específica. Eles se dividem em 3 grandes grupos: testes situacionais, em que o candidato é colocado frente a uma situação e deve reagir; testes projetivos, em que o candidato deve organizar informações ambíguas (e, nesse processo, revela aspectos de sua personalidade); e testes de aptidão específica, que avaliam competências de aptidão verbal, numérica, raciocínio lógico, entre outras.

Dentro desses grupos, existem diversas opções de testes. É preciso escolher os mais apropriados para aplicar em um processo de recrutamento de acordo com o perfil do cargo em questão. Alguns dos mais utilizados pelos entrevistadores são:

• Teste palográfico: analisa a personalidade do candidato a partir de traços que ele faz em uma folha de papel;
• Teste DISC: avalia o perfil comportamental do candidato a partir de 4 traços básicos: dominância, influência, estabilidade e conformidade;
• Teste QUATI: um questionário com 93 perguntas, cada uma com duas alternativas possíveis. Ao final do teste, é possível enquadrar o candidato em um perfil psicológico, dentre 16 perfis criados a partir do conceito de “tipos psicológicos” de Jung;
• Teste HTM: o teste de Habilidades para o Trabalho Mental permite avaliar a habilidade do candidato para entender conceitos por meio de palavras, realizar relações e operações numéricas e identificar semelhanças e diferenças.

É necessário avaliar os testes que tem sua aplicação permitida somente por profissionais especializados da área da psicologia. Além disso, é importante ressaltar que os testes psicológicos, assim como as populares “dinâmicas de grupo”, não são avaliações objetivas do candidato. Em outras palavras, não existe certo e errado nesses testes. Cada pessoa responde de uma forma diferente, e cada recrutador também projeta sua própria subjetividade na interpretação dos resultados.

Isso significa que os testes psicológicos não são confiáveis? Não, são ferramentas importantes. Eles permitem que o recrutador entenda melhor como a mente do candidato funciona, formando uma imagem mais clara do tipo de funcionário que ele será: como ele vai se relacionar com as pessoas, ou quais são suas inclinações naturais.

Porém, o teste não pode ser a única base da decisão do recrutador. Como dissemos no começo, todas as etapas são indispensáveis, e a seleção deve ser feita utilizando as observações realizadas em cada uma delas: análise do currículo, entrevista, testes psicológicos, testes de conhecimento técnico e dinâmicas de grupo.

A seleção

Finalmente, você terminou a avaliação dos candidatos; chegou a hora de selecionar quem é o profissional ideal para integrar a equipe da sua empresa. Alguns se destacaram mais, outros menos, e quanto mais participantes no processo mais complicado fica acompanhar e avaliar a performance de cada um. Então, para garantir que a seleção seja bem feita, existe um pequeno segredo que faz toda a diferença: o registro.

Talvez você se lembre de que, lá no começo, falamos sobre os desafios do recrutamento e seleção. Um deles é a falta de ferramentas apropriadas. Na etapa da seleção propriamente dita, essas ferramentas são extremamente úteis. Com um sistema voltado para as atividades de Recursos Humanos, é possível criar um histórico dos candidatos e acompanhar a sua evolução em todas as etapas do processo. Assim, na hora de tomar a decisão final, você pode olhar para esse histórico e fazer uma escolha bem embasada.

O feedback

Muitas empresas acreditam que o feedback só é necessário quando o candidato é aprovado. Realmente, você pode economizar muito tempo eliminando o envio de feedback aos candidatos reprovados no processo seletivo. Porém, existe um custo para essa “economia”. Ao fazer isso, você está potencialmente prejudicando a imagem da sua empresa frente a vários profissionais. Eles vão propagar uma opinião negativa e, possivelmente, nunca mais vão participar dos seus recrutamentos.

Então, como oferecer feedback para os candidatos que não foram aprovados? Tenha em mente que a maneira como você faz isso pode ajudar o profissional a crescer e melhorar. Apresente um breve comentário, explicando por que ele não foi escolhido para a vaga.

Seja sempre respeitoso e apresente seu comentário de forma cordial, sem acusar ou condenar o candidato por seus erros. Futuramente, esse mesmo profissional pode apresentar uma melhora, concorrer a outra vaga e ser aceito em sua equipe. Se isso acontecer, você não vai querer começar com o pé esquerdo por causa de um feedback grosseiro.

O candidato perfeito existe?

Quando você começa um processo de recrutamento e seleção de pessoas, forma-se uma visão do candidato perfeito, que é completamente compatível com o perfil que você traçou para o cargo. Encontrar esse candidato não é uma tarefa fácil, e o tempo é o principal fator. Se você tiver muita urgência em preencher a vaga, é mais provável que seja necessário fazer concessões; se tiver mais tempo para procurar, pode ser um pouco mais rígido com suas exigências.

Mesmo com tempo de sobra, a questão do candidato perfeito ainda tem algumas armadilhas. Se você não tiver cuidado, sua visão pode prejudicar o processo. Você fica tão focado em encontrar um profissional que se encaixe perfeitamente que descarta candidatos de grande potencial. Tenha sempre em mente que excelentes profissionais podem ter algumas falhas, mas apresentam disposição para aprender e crescer.

Além disso, também existem algumas características que o RH costuma desejar nos candidatos, mas que nem sempre são compatíveis com a realidade. Veja 2 exemplos comuns:

• Proatividade: o candidato ideal é alguém que tem iniciativa, certo? Porém, é natural que até mesmo um líder nato apresente alguma hesitação em tomar decisões sozinho, em um ambiente novo. Afinal, cada empresa tem um nível de autonomia para seus funcionários.
• Comunicação: a habilidade de se comunicar com desenvoltura é geralmente associada com liderança. Porém, os melhores líderes falam pouco e escutam muito, para entender bem as pessoas à sua volta. Assim, conseguem estabelecer empatia com a equipe. Por isso, quando o RH foca seu interesse apenas nos candidatos mais comunicativos, pode ignorar completamente os melhores profissionais.

Antes de encerrar esse tópico, aqui vai uma lista interessante. Segundo Ken Sundheim, CEO da empresa de recrutamento KAS Placement Sales and Marketing Recruiters, existem 13 características que toda empresa está procurando nos candidatos:

• Liderança orientada;
• Resiliência;
• Sinceridade;
• Competitividade;
• Controle;
• Espírito amigável;
• Ambição;
• Capacidade de adaptação;
• Criatividade;
• Competência;
• Paixão;
• Confiança; e
• Poder de decisão.

O candidato perfeito não existe; mas, se existisse, seria uma combinação de todas essas características. E então, você concorda com a lista de Ken Sundheim?

Como usar o plano de cargos e salários estrategicamente na hora de contratar?

O plano de cargos e salários da sua empresa pode ser a ferramenta mais importante para atrair os melhores profissionais. Como você sabe, é comum que os candidatos estejam aguardando respostas de outros contratadores. O que vai convencê-lo a ficar com sua empresa não é simplesmente a possibilidade de ter um bom ganho financeiro imediato, mas também o crescimento a longo prazo.

Especialmente no caso dos profissionais da Geração Y, conhecidos por almejar reconhecimento, é muito importante que você possa oferecer uma perspectiva realista de promoções, aumentos de salário, benefícios — esses são fatores de atração e retenção de talentos. E o plano de cargos e salários é o documento que atesta, oficialmente, a consistência da perspectiva de crescimento que você está apresentando.

O que deve conter em um plano de cargos e salários?

Um plano de cargos e salários bem estruturado precisa ter certos elementos essenciais. Ele deve descrever, na forma de um organograma, os cargos da empresa; esse formato é importante porque indica os caminhos que um profissional pode “escalar”, subindo de cargos dentro da mesma área de trabalho

Para cada cargo, é preciso descrever as competências exigidas e as atribuições. Além disso, é claro, será necessário mencionar o salário e eventuais benefícios específicos de cada cargo.

Se a sua empresa ainda não tem um plano de cargos e salários definido, você nunca deve mentir ou omitir esse fato aos candidatos. A melhor solução é iniciar imediatamente a elaboração e implementação desse plano. Para obter um bom resultado, temos algumas dicas importantes.

Comece fazendo uma avaliação dos cargos que existem na sua empresa. Você vai notar que a estrutura já está lá; o que talvez esteja faltando é uma formalização, que apresente as possibilidades de crescimento que os funcionários podem receber.

Faça uma pesquisa de mercado para descobrir as médias salariais dos cargos que existem em sua empresa. Você está oferecendo salários dentro, abaixo ou acima dessa média? Esse fator pode influenciar muito a capacidade da sua empresa atrair bons candidatos.

Estabeleça os critérios para que um funcionário possa subir de cargo. Eles devem ser claros e sua avaliação deve ser objetiva. Você pode levar em consideração fatores como resultados em metas, relacionamento com colegas e clientes, taxas de absenteísmo, pontualidade do funcionário e, até mesmo, sua qualificação acadêmica.

Crie uma política de feedback. Não basta que o funcionário saiba o que ele precisa fazer para ser promovido: também é preciso informá-lo de seu desempenho. Não assuma que ele tem consciência do que está fazendo de certo ou errado. O feedback deve ser consistente, periódico e voltado para o crescimento do funcionário.

Quando a terceirização é a melhor opção para o recrutamento?

Depois de ler todo esse artigo, você pode estar pensando na possibilidade de terceirizar os processos de recrutamento e seleção de pessoas da sua empresa. Afinal, sempre que estamos falando sobre “eficiência”, sobre obter os melhores resultados com menos investimento, a terceirização surge como uma alternativa. Esse é um movimento clássico nos setores de produção: muitas indústrias enxugaram seus pátios de produção (e seus custos) delegando quase todo o processo de fabricação a outras empresas.

Mas será que, no caso do RH, essa é a melhor opção? A terceirização, nesse caso, consiste em contratar uma agência para fazer todo o processo de recrutamento e seleção. Sua equipe irá acompanhar o progresso e pode intervir, mas não precisará se preocupar com nenhum detalhe prático.

O investimento certamente garante bons resultados, pois você está contratando uma empresa especializada, que tem conhecimento das melhores práticas, além de todos os recursos necessários. Mas é preciso atentar para o custo-benefício.

Geralmente, quando uma empresa terceiriza o recrutamento e seleção de seus funcionários, o motivo é que ela está enfrentando um dos desafios que enumeramos ao longo do post. A equipe de RH local:

• não tem tempo suficiente para dedicar ao processo;
• não tem pessoas bem preparadas para conduzir o processo; ou
• não tem as ferramentas necessárias para otimizar a eficiência e os resultados.

Porém, lembre-se de que todos esses problemas podem ser resolvidos internamente. Você pode criar uma equipe dentro do setor de RH dedicada exclusivamente a conduzir processos de recrutamento e seleção. Você pode, também, oferecer cursos e treinamentos para capacitar essa equipe nas melhores práticas para este trabalho. E você pode adquirir as ferramentas necessárias, como um sistema informatizado de gestão de RH mais aprimorado, com recursos voltados para recrutamento e seleção.

O mais importante é que você avalie qual será o custo da terceirização comparado ao custo da reorganização interna do seu RH. Faça esse cálculo pensando a longo prazo: em 1 ano, 5 anos ou 10 anos, quanto sua empresa poderia economizar, investindo na própria estrutura de recrutamento e seleção? Essa economia vale mais do que a expertise e o apoio constante de uma agência especializada? E qual é o valor de ter total controle sobre a escolha dos profissionais que irão integrar sua equipe? São essas perguntas que você deve responder antes de terceirizar o processo.

O processo de recrutamento e seleção de pessoas tem um grande peso sobre a formação de uma equipe de sucesso. Fazer com que ele seja mais eficiente vai permitir que sua empresa:

• tenha uma taxa de turnover reduzida;
• forme uma equipe mais motivada, engajada, bem preparada e produtiva;
• consiga captar talentos que vão aumentar a competitividade do negócio; e
• alcance a longevidade e a sustentabilidade, desenvolvendo lideranças que poderão, futuramente, dar continuidade ao trabalho de gestão

Não podemos ignorar a alta complexidade do trabalho envolvido na organização desse processo. Felizmente, a tecnologia permite otimizar o trabalho por meio de ferramentas voltadas para o setor de RH.