Entenda as reuniões one-on-one e como implementá-las

Você já ouviu falar nas reuniões ou 1:1? Essas conversas entre líderes e liderados estão ganhando cada vez mais espaço nas empresas. Mas o que são exatamente essas reuniões e por que elas são tão importantes.

Neste artigo, desenvolvido pela Metadados – especialista em softwares para RH –, explicamos tudo o que você precisa saber sobre esse tipo de reunião, seus benefícios e como implementá-la de forma eficaz.

Vamos mostrar como essas reuniões são essenciais para a liderança, pois ajudam a melhorar o desempenho da equipe, fortalecendo a comunicação, alinhando expectativas e promovendo o desenvolvimento contínuo dos colaboradores. Confira!E não deixe de conferir também nosso eBook gratuito: “Como preparar os liderados para o futuro”. Descubra como desenvolver um time alinhado aos objetivos da organização. Clique aqui para acessar!

O que é uma reunião one-on-one e por que elas são importantes?

Uma reunião one-on-one, também conhecida como 1:1, é um encontro regular e privado entre um líder e um liderado. Diferente das reuniões de equipe, o foco aqui é exclusivamente no colaborador. Essas conversas abordam desenvolvimento pessoal e profissional, feedback, desafios e metas, criando um espaço seguro para diálogos abertos e honestos.

Essas reuniões são fundamentais para fortalecer o relacionamento e estabelecer uma comunicação efetiva. Elas ajudam a identificar e resolver problemas antes que se tornem críticos, promovem o aprimoramento contínuo e criam uma cultura de feedback constante. Com isso, o colaborador se sente ouvido e valorizado, resultando em maior engajamento e retenção de talentos.

10 vantagens de promover reuniões one-on-one (1:1)

Confira as principais vantagens para o líder incentivar essas conversas

• Fortalecimento do relacionamento: reuniões regulares ajudam a construir uma relação mais sólida entre líder e colaborador, promovendo confiança e compreensão mútua.
• Comunicação aberta: elas criam um espaço seguro para que os colaboradores compartilhem preocupações e ideias, resultando em uma comunicação mais transparente.
• Identificação de problemas: permitem identificar e abordar problemas antes que se tornem críticos, facilitando soluções proativas.
• Feedback contínuo: oferecem uma oportunidade para fornecer e receber feedback constante, ajudando no desenvolvimento pessoal e profissional.
• Reconhecimento e motivação: são uma chance para reconhecer conquistas e esforços, o que pode aumentar a motivação e o engajamento do colaborador.
• Ajuste de expectativa: ajudam a alinhar as expectativas entre líder e liderado, garantindo que ambos estejam na mesma página quanto aos objetivos e responsabilidades.
• Desenvolvimento de carreira: permitem discutir planos de carreira e oportunidades de crescimento, apoiando o desenvolvimento profissional do colaborador.
• Melhoria da produtividade: ao resolver questões e alinhar objetivos, as reuniões podem ajudar a aumentar a eficiência e a produtividade da equipe como um todo.
• Acompanhamento de projetos: facilitam o acompanhamento do progresso dos projetos e das tarefas, garantindo que tudo esteja no caminho certo.
• Promoção do bem-estar: oferecem um espaço para discutir o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, ajudando a reduzir o estresse e promover o bem-estar geral do colaborador.

Além das reuniões one-on-one (1:1), é essencial que os líderes se preparem para os obstáculos do dia a dia no trabalho. Para dar uma ajudinha, sugerimos o episódio do nosso podcast, Talks. Nele, falamos de maneira leve e divertida sobre os desafios da liderança e como lidar com as equipes. É uma ótima oportunidade para aprender e se inspirar!

Como conduzir uma reunião one-on-one (1:1)

Como já vimos, as reuniões one-on-one (1:1) são fundamentais para fortalecer a conexão entre líderes e colaboradores. No entanto, para que essas conversas sejam efetivas, é importante que o líder esteja bem preparado e atento a alguns detalhes antes, durante e depois do encontro.

1. Preparação antes da reunião

Antes da reunião, é preciso que o líder elabore um plano de ação claro, ou seja, defina uma agenda com os principais tópicos para manter a conversa focada e garantir que todos os pontos importantes sejam abordados.

Posteriormente, deve planejar as perguntas; exemplos de algumas delas serão fornecidas mais adiante neste artigo e questionar ao colaborador se há algum assunto que ele gostaria de discutir, pois isso demonstra valorização das suas opiniões.

2. Durante a reunião

Durante a reunião, o líder deve dedicar-se exclusivamente ao colaborador, começando com um bate-papo informal para quebrar o gelo e deixá-lo mais confortável. É importante estar totalmente presente, desligando eletrônicos e evitando o uso do celular. Se a reunião for remota, é aconselhável manter a câmera ligada para uma interação mais pessoal.

O líder deve ouvir o colaborador sem interrupções e oferecer um feedback construtivo. Reconhecer o bom trabalho motiva o colaborador, e, se houver pontos a melhorar, deve abordá-los de forma construtiva para apoiar seu desenvolvimento profissional.

3. Sugestões de perguntas para o líder fazer

Para ajudar ainda mais na condução da reunião, sugerimos algumas perguntas para o líder fazer durante a conversa one-on-one (1:1):

1. Como você se sente em relação às suas atuais responsabilidades e metas? 
2. Há algum desafio que você está enfrentando no seu trabalho? 
3. Há alguma atividade ou projeto recente que você gostaria de discutir mais detalhadamente? 
4. Existe algum aspecto da cultura da empresa ou da equipe que você gostaria de discutir ou ver aprimorado? 
5. Você tem algum feedback sobre como posso melhorar como líder para te apoiar melhor? 
6. Há algo que você gostaria de ver diferente em nossa equipe ou na forma como trabalhamos? 
7. Como você está se sentindo em relação ao seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional? 
8. Há algo que está afetando sua motivação ou satisfação no trabalho? 
9. Como você avalia sua carga de trabalho e seu bem-estar geral? 
10. Você sente que tem todas as ferramentas e recursos necessários para realizar seu trabalho de maneira produtiva? 

4. Após a reunião

O trabalho não acaba com o término da reunião, hein? É importante que o líder acompanhe os pontos discutidos e garanta que as ações combinadas sejam realizadas. Portanto, manter as anotações organizadas em um lugar acessível para que todas as informações da conversa fiquem centralizadas é uma boa estratégia.

Para manter o diálogo fluído e produtivo, também é indicado agendar o próximo encontro logo no fim da conversa. Idealmente, esses encontros devem acontecer pelo menos uma vez por mês. Assim, a comunicação continua sempre aberta e ativa!

Por que é preciso registrar as reuniões one-on-one (1:1)?

Registrar as reuniões one-on-one (1:1) é um fator decisivo para o desenvolvimento dos colaboradores e sabe por quê? O registro garante que tanto o líder quanto o colaborador lembrem dos pontos discutidos e das ações acordadas, permitindo verificar se as melhorias foram realmente implementadas e o que precisa ser reforçado ao longo do tempo.

Existem várias maneiras de registrar uma reunião 1:1, como fazer anotações em um caderno ou bloco de notas. No entanto, essas opções podem ser facilmente perdidas ou esquecidas. Para um registro mais seguro e eficiente, o ideal é utilizar uma plataforma de gestão de pessoas, como o Vibe da Metadados.

O Vibe permite registrar anotações privadas e adicionar ações a serem realizadas, tanto pelo líder quanto pelo colaborador, garantindo que ambos tenham acesso fácil e rápido às principais funcionalidades, onde e quando precisarem.

A plataforma oferece praticidade, mantendo todas as informações da equipe disponíveis para consulta e edição a qualquer momento. Além disso, envia notificações durante o ciclo de conversas, evitando atrasos e garantindo que cada reunião aconteça no tempo certo. É uma verdadeira mão na roda para a rotina corrida que os líderes enfrentam, não é mesmo?

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