ISO 9001: para que serve e como obter o certificado

Manter um sistema de gestão de qualidade dentro de padrões internacionais exigidos pela ISO 9001 é um diferencial para empresas de determinados segmentos. Para outras, se trata praticamente de uma exigência de mercado.

Para entender o que é, para que serve e quais são os requisitos para obter a certificação internacional, leia esse artigo. Desenvolvido por nós da Metadados – empresa de softwares de gestão de Recursos Humanos -, o texto explica como uma organização pode se beneficiar das adequações para obter a ISO 9001 e o papel do RH nesse processo.

O que significa ISO?

ISO é a sigla para International Organization for Standardization — a tradução para o português é Organização Internacional para Padronização. Trata-se de uma organização não governamental que reúne especialistas do mundo todo para estabelecerem quais as melhores formas de fazer diferentes atividades. Estão incluídos desde processos para a fabricação de produtos até o gerenciamento de um processo.

ABNT e ISO

A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) é membro fundadora da ISO e representante oficial da organização internacional no país. Assim, a ABNT atua na normalização técnica no Brasil. A colaboração entre os dois órgãos promove a harmonização das normas internacionais com as nacionais. Isso facilita o comércio e a conformidade técnica entre o Brasil e outros países.

INMETRO e ISO

O Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (INMETRO) é outro órgão nacional com ligação com a ISO. Adapta normas internacionais para o Brasil, usa normas da instituição como base para avaliações, certifica processos, produtos e sistemas de gestão. Além disso, o INMETRO pode conceder certificações baseadas em normas ISO.

O que é o certificado ISO 9001?

A ISO 9001 é um padrão reconhecido no mundo todo para gestão da qualidade. A certificação pode ser emitida para qualquer empresa que mantenha um sistema dentro dos requisitos da norma. Não há limitações quanto ao tamanho ou setor da organização.

Essa norma se aplica a produtos e serviços. A ênfase está na satisfação do cliente e na melhoria contínua no sistema de gestão da qualidade. Veja a seguir quais tópicos a ISO 9001 aborda.

• Contexto: as organizações devem determinar os fatores externos e internos que afetam a obtenção de resultados pretendidos no sistema de gestão da qualidade.
• Liderança: a norma enfatiza a importância da liderança na implantação e manutenção da gestão da qualidade.
• Planejamento: devem ser incluídas medidas para atingir os objetivos de qualidade da organização e melhorar continuamente a eficácia do sistema.
• Suporte: aborda questões como recursos, competência, conscientização, comunicação e informações documentadas.
• Operação: aponta processos que devem ser planejados, implantados e controlados para atender aos requisitos e aumentar a satisfação do cliente.
• Avaliação de desempenho: exige-se que as organizações monitorem, meçam e analisem o desempenho e a eficácia dos sistemas de gestão da qualidade.
• Melhoria: enfatiza a importância de aumentar sempre a eficácia do sistema de gestão da qualidade baseado nos resultados da avaliação de desempenho e outras fontes de dados.

Para que serve a ISO 9001?

A certificação ISO 9001 demonstra o compromisso com a qualidade e a excelência. Isso pode resultar em maior confiança por parte dos clientes, parceiros e dos colaboradores. Veja alguns pontos que são as principais vantagens:

• Melhoria da qualidade dos produtos e serviços por meio da padronização processos;
• Com processos bem definidos e controlados, a empresa atende melhor às expectativas dos clientes;
• A análise e a otimização dos processos internos reduzem desperdícios e aumentam a eficiência, o que pode levar à redução de custos;
• Os processos são constantemente revisados e aprimorados, o que gera inovações e adaptações que mantêm a competitividade;
• Ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações e normas aplicáveis, evitando multas e penalidades;
• Vantagem competitiva ao demonstrar que a empresa segue padrões internacionais de qualidade, o que pode ser decisivo na escolha por fornecedores;
• Identificação, avaliação e gerenciamento de riscos, o que pode melhorar a resiliência da empresa a imprevistos e mudanças;
• Com base em dados e informações sobre processos e desempenho, a organização pode tomar decisões mais bem embasadas e estratégicas;
• A clareza nos processos e a definição de responsabilidades contribuem para um ambiente de trabalho mais organizado;
• Com a ISO 9001, a empresa também demonstra seguir padrões internacionais. Isso pode aumentar a penetração em mercados no exterior.

Como ter o certificado ISO 9001?

Para obter a ISO 9001, é preciso seguir um conjunto de etapas para implantar e auditar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) em conformidade com os requisitos da ISO 9001. Veja os passos principais:

• Comprometimento da alta direção;
• Definição de objetivos e metas claros para a implantação do SGQ;
• Análise das práticas da empresa em relação aos requisitos da ISO 9001;
• Fazer uma abordagem dos processos atuais para verificar quais não atendem aos requisitos da norma;
• Desenvolver e documentar um SGQ;
• Treinar funcionários a respeito da ISO 9001 e as responsabilidades deles;
• Implantar os processos de adequação em toda a empresa;
• Realizar auditorias internas para verificar se os novos processos são seguidos conforme o planejado;
• Corrigir não conformidades identificadas nas auditorias;
• Revisão da SGQ por parte da alta diretoria;
• Ter ações corretivas e preventivas de melhoria contínua do SGQ;
• Selecionar um organismo de certificação acreditado responsável pela auditoria externa do SGQ;
• Se houver não conformidades, resolvê-las;
• Após a resolução dessas situações, a empresa receberá o certificado ISO 9001, válido por três anos.

Principais dúvidas sobre ISO 9001

Selecionamos algumas das principais dúvidas sobre a ISO 9001. Confira.

O que mudou com a ISO 9001:2015?

A ISO 9001:2015 é a versão atual da norma. Ela adotou a estrutura de alto nível, facilitando a implantação integrada com outras normas da ISO. Essa versão deu um enfoque maior na gestão de riscos e oportunidades. Exige que as organizações identifiquem, avaliem e mitiguem riscos que possam afetar a conformidade dos produtos e serviços e a satisfação do cliente.

Outra mudança significativa foi a maior ênfase no papel da alta direção no sistema de gestão da qualidade. A norma requer também que as organizações analisem o ambiente interno e externo, entendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas.

O planejamento ficou mais detalhado, com a definição de objetivos de qualidade claros junto à determinação de como alcançá-los e medi-los. A ISO 9001:2015 substituiu os termos "documentos" e "registros" por "informação documentada", o que flexibilizou a documentação necessária.

Há uma ênfase maior na competência e conscientização dos colaboradores, além da exigência de uma comunicação mais eficaz. A gestão de mudanças ganhou destaque, com a necessidade de planejar e controlar mudanças que possam impactar o SGQ.

Por fim, a norma introduziu requisitos mais específicos para a avaliação de desempenho. Incluiu a análise crítica da alta direção e a melhoria contínua baseada em dados.

Quais empresas precisam da ISO 9001?

Legalmente, nenhuma empresa brasileira é obrigada a adotar a ISO 9001. Portanto, trata-se de uma decisão de gestão. No entanto, há organizações nacionais e internacionais que exigem que fornecedores sejam normatizados pela ISO 9001 para dar sequência a negociações.

Qual a diferença entre ISO 9000 e 9001?

A ISO 9000 e ISO 9001 fazem parte da família de normas que tratam dos sistemas de gestão da qualidade. Embora relacionadas, elas têm finalidades e conteúdos diferentes.

A ISO 9000 fornece os fundamentos para os SGQ. Tem o objetivo de oferecer uma compreensão básica dos princípios de qualidade e do vocabulário comum utilizado na família das normas ISO 9000. Inclui termos e definições fundamentais. É usada, portanto, como referência para entender os conceitos e terminologia relacionados à gestão da qualidade.

Já a ISO 9001 especifica os requisitos para um SGQ que pode ser utilizado para certificação. Para isso, fornece um conjunto de exigências que uma organização deve cumprir. O objetivo é que ela demonstre a capacidade de fornecer produtos e serviços que atendam às condições dos clientes e regulamentares.

O que é ABNT NBR ISO 9001?

A ABNT NBR ISO 9001 é a versão brasileira da norma internacional ISO 9001. A sigla "ABNT" refere-se à Associação Brasileira de Normas Técnicas, e "NBR" significa Norma Brasileira Regulamentadora.

Embora tecnicamente equivalentes, a ABNT NBR ISO 9001 é traduzida para o português. Também pode incluir notas ou adaptações específicas para facilitar a interpretação e aplicação no Brasil, sem alterar os requisitos fundamentais da norma internacional.

Como funcionam as revisões das normas ISO?

As revisões das normas são estabelecidas pela ISO. A votação do processo ocorre a cada cinco anos, quando a norma pode ser:

• Confirmada;
• Emendada;
• Revisada;
• Descartada.

Em 2020, ou seja, na revisão mais recente, a ISO 9001 foi confirmada. Ou seja, não houve alterações. Já em agosto de 2023, a maioria votou a favor da revisão.  Entre os motivos que levaram a essa mudança, estão:

As revisões da ISO levam em média 24 meses. Portanto, a nova norma deve estar pronta entre o final de 2025 e início de 2026.

Conclusão

A certificação ISO 9001 pode ser uma necessidade e um diferencial para as empresas. Para obtê-la, há o trabalho do RH, que garante que a empresa cumpra os requisitos de competências e treinamento.

Além disso, promove a conscientização sobre a importância da qualidade e da conformidade com a norma internacional. Isso pode ser feito por meio de campanhas de comunicação interna, workshops e reuniões.

O RH também gerencia processos de avaliação de desempenho que incluem métricas relacionadas à qualidade. Nesse processo, alinham-se objetivos de qualidade às avaliações individuais dos colaboradores.

Ainda, o Departamento Pessoal faz a manutenção da documentação e dos registros necessários para a certificação ISO 9001. Durante auditorias internas e externas, esses registros de treinamento, avaliações e competências dos colaboradores demonstram a conformidade com a norma.

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