FGTS Digital: o que o RH precisa saber

O FGTS Digital é a plataforma que gerencia a arrecadação do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), em substituição à SEFIP. O novo sistema utiliza as remunerações declaradas no eSocial, em que os débitos são individualizados desde a origem.

Dessa forma, os empregadores podem gerar guias rápidas e personalizadas. Além disso, é possível recolher várias competências e tipos de débitos em um só documento, reduzindo tempo e custos operacionais.

Neste artigo, nós da Metadados – empresa que desenvolve sistemas de RH – detalhamos o funcionamento do FGTS Digital. Confira.

FGTS Digital: o que é?

O FGTS Digital é a plataforma de arrecadação do FGTS, que atua de forma integrada ao eSocial. Além disso, conta com funcionalidades para empregadores como serviço de caixa postal, parcelamento de débitos e emissão de guias individualizadas. Já os colaboradores podem verificar os extratos dos depósitos e acompanhar a base de cálculo das contribuições.

O projeto do FGTS Digital teve origem em 2019 e foi implantado em 2024. É conduzido pelo Conselho Curador do fundo, responsável pelas resoluções que regem a plataforma. O objetivo é aperfeiçoar:

A arrecadação;
A prestação de informações aos trabalhadores e aos empregadores;
A fiscalização;
A apuração;
O lançamento;
A cobrança dos recursos do FGTS.

Ou seja, o foco está na desburocratização do sistema e na qualidade da prestação dos serviços. Mas, com a plataforma, a auditoria fiscal do governo federal também amplia a fiscalização do recolhimento do FGTS feito pelos empregadores. Isso acontece porque é mais fácil acessar as informações da folha. Também é mais simples ver a base de cálculo do FGTS e da Contribuição Social.

Entenda as vantagens do FGTS Digital em vídeo:

Linha do tempo do FGTS Digital

Concebido em 2019, o FGTS Digital entrou em funcionamento definitivo em março de 2024. Antes disso, passou por fase de testes e liberação gradual de módulos. Tudo para garantir a operação correta. Confira a linha do tempo:

18/08/2023 - Liberação do ambiente de testes em Produção Limitada;
19/08/2023 - Integração com base de dados do eSocial para empresas do grupo 1;
22/08/2023 - Liberação do módulo de procurações;
23/09/2023 - Integração com base de dados do eSocial para empregadores dos demais grupos;
15/01/2024 - Fim do período de testes em Produção Limitada;
15/01/2024 até 29/02/2024 - Preparação do sistema para entrada em produção;
01/03/2024 - Entrada em produção e substituição sistemas Caixa.

Em 2025, o FGTS Digital deve passar por melhorias. Uma delas é a melhor integração com sistemas de folha de pagamento. Um exemplo é o Flow da Metadados. Isso ajuda a garantir uma comunicação mais direta e sem interferências.

Devem ser incluídas também funcionalidades que permitam personalizar relatórios para facilitar a visualização para os trabalhadores. O governo pretende ainda fornecer interface e suporte para tornar o uso da plataforma mais intuitivo e acessível.

O FGTS Digital substitui a SEFIP?

Sim. O FGTS Digital substituiu o SEFIP na geração de guias de recolhimento da contribuição mensal ou rescisória. No entanto, caso exista parcelamento de débito contratado anteriormente, os valores devem ser informados e recolhidos pelo SEFIP. Ou seja, o critério para definir qual sistema deve ser utilizado é a data do fato gerador (regime de competência).

Quem está obrigado a usar o FGTS digital?

ACom a entrada em vigor do sistema, todos os empregadores que recolhem o Fundo de Garantia são obrigados a utilizar o FGTS Digital. Ou seja, empresas dos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial devem gerar guias e realizar a gestão do pagamento pela plataforma.

O eSocial calcula as bases de FGTS de acordo com as incidências das rubricas utilizadas pelo empregador nas remunerações. As rubricas, por sua vez, também são declaradas e cadastradas pelo empregador, o que define se haverá ou não incidência de FGTS.

Entenda as vantagens de ter um sistema de RH integrado para a gestão do FGTS:

Pagamento do FGTS via PIX

Com a plataforma digital, a arrecadação do FGTS é feita exclusivamente pelo PIX, sistema de pagamento instantâneo do Banco Central (BC) Isso significa que a guia deixa de ter código de barras e passa a contar com QR Code e código do tipo Pix Copia e Cola. Para fazer o pagamento, o empregador precisa ter o aplicativo bancário de uma das mais de 700 instituições financeiras reconhecidas pelo BC.

O PIX foi escolhido pela agilidade e segurança, já que a plataforma é informada imediatamente sobre o recolhimento do FGTS. Assim, o empregador fica impedido de incluir indevidamente valores já pagos em outra guia. Esse controle em tempo real também impede o pagamento de guias vencidas e em duplicidade. Para o trabalhador, com a agilidade no depósito, fica mais fácil acompanhar e fiscalizar o cumprimento desse dever do empregador.

Como acessar o FGTS Digital

Para acessar o FGTS Digital, é necessário seguir um fluxo de trabalho. Confira abaixo como você deve proceder:

Acessar a plataforma pelo site FGTS Digital;
Ter acesso a uma conta gov.br nível prata ou ouro. Outra opção é ter um certificado digital;
Aparecem os dados vinculados ao titular de quem fez o login. Então, o usuário que precisa acessar dados de terceiros, como representante legal ou procurador, tem que trocar na opção “Trocar perfil”;
Para isso, é necessário indicar o tipo de representação desejada (Perfil), digitar o CNPJ/CPF do empregador que se deseja consultar/editar os dados e clicar em Selecionar.

Para ver o passo a passo ilustrado e com a explicação de como obter a procuração, acesse o nosso infográfico.

Infográfico: o passo a passo do FGTS Digital.

Data de vencimento do FGTS

Com a entrada do FGTS Digital, o prazo para o recolhimento dessa obrigação trabalhista passou para o dia 20 seguinte ao da competência. A determinação consta na Lei Nº 14.438, de 24 de agosto de 2022.

Impactos da implantação do FGTS Digital

	Antes do FGTS Digital	Após o FGTS Digital
Prazo de recolhimento	Dia 7 do mês seguinte	Dia 20 do mês seguinte
Constituição de débito	Ocorre apenas mediante levantamento e fiscalização do débito	Automática. O envio constitui confissão do débito correspondente
Multa administrativa	De R$ 10,74 a R$ 107,40 por empregado	30% do valor do débito
Parcelamento de débito antes do início da fiscalização	Tem efeitos apenas para a emissão do CRF	Suspende a aplicação de multas administrativas. Ao se fazer a quitação, ocorre a eliminação.

Mas fique atento às exceções:

DAE MEI e Segurado Especial: nesses casos, não há alterações. O que muda é o vencimento. A Guia Rescisória passa a ser pelo FGTS Digital.

DAE Doméstico: Não sofre alteração, ou seja, a emissão permanece pelo portal do eSocial. Apenas o vencimento passa a seguir a nova regra, conforme demais empregadores.

Chave de Movimentação

Ao transmitir os eventos S-2299 e S-2399, o FGTS é liberado de forma automática. Essa novidade requer muita atenção, porque retira a necessidade de gerar a chave PIS. É que o FGTS Digital utiliza o CPF para identificar o trabalhador e, com isso, não existe mais o código do PIS.

Mas, o PIS não está descartado da rotina do RH. Para recolher débitos e realizar outros processos relativos ao FGTS que ocorreram antes da transição, ele continua necessário.

Você é profissional de RH e não tem segurança ao realizar processos como estes? A Metadados, além de diversos softwares de Recursos Humanos, conta com uma equipe altamente qualificada. Oferecemos o suporte necessário para que você e sua empresa possam ter processos assertivos. Conte com os nossos consultores para conhecer melhor o sistema totalmente on-line que simplifica todas as rotinas do Departamento Pessoal.