Reunião de trabalho: como fazer de forma produtiva

As suas reuniões de trabalho costumam demorar mais do que o esperado? 

Quando você sai desses encontros, sente que quase nada foi resolvido como deveria? 

Mesmo após um dia cheio de reuniões, percebe que o expediente não foi produtivo?

Atenção, RH: esses são sinais de que está na hora de alinhar melhor esses encontros corporativos! 

Por isso, nesse artigo, criado pela Metadados - Especialista em RH, vamos te ajudar a deixar cada reunião de trabalho mais eficaz e produtiva.

Você realmente precisa de uma reunião de trabalho?

Embora muitas pessoas não estejam dispostas a admitir esse fato, a verdade é que nem sempre somos tão eficientes assim na nossa gestão do tempo.

E é por conta disso que as reuniões de trabalho acabam se tornando excessivas ou demoradas, podendo mais atrapalhar do que ajudar as equipes. 

Afinal, esses encontros podem tomar muito tempo do expediente, fazendo com que o trabalhador não consiga atuar nas suas demandas prioritárias (o que gera atrasos e horas extras). 

Conforme um estudo da Otter, as empresas chegam a perder mais de 70% de produtividade em reuniões diárias - mesmo após a pandemia.

Embora esse dado possa parecer um exagero, a estimativa é de que os colaboradores cheguem a passar 23 horas semanais fazendo reuniões. Ou seja: mais da metade de um expediente convencional.

E, para piorar o cenário, os estudos também provam que as reuniões não melhoram a qualidade das entregas de uma maneira tão significativa assim.

Inclusive, o contrário é verdadeiro: as empresas que reduzem reuniões em 40% registram aumento de 71% na produtividade dos funcionários.

Aliás, esse também é o um problema do ponto de vista financeiro: segundo uma pesquisa da Universidade da Carolina do Norte, esses encontros desnecessários fazem com que as empresas percam cerca de R$ 540 milhões por ano.

Por fim, quando as reuniões ocorrem de forma online, a exposição prolongada a chamadas de vídeo gera um estado crônico de exaustão. Oficialmente chamado pelos psicólogos de “Fadiga do Zoom”, esse cansaço imenso prejudica o bom rendimento no trabalho. 

Com tudo isso em mente, podemos dizer que: sim, é indispensável saber fazer uma reunião de trabalho eficaz, prevenindo desperdício de tempo, energia e recursos.

Então, vale refletir:  você realmente precisa fazer a sua próxima reunião? 

Pode ser que, com poucos minutos de dedicação, essa pauta fosse resolvida com um e-mail caprichado, uma conversa atenta pelo chat de comunicação corporativa ou uma ligação de voz mais rápida.

É importante lembrar que o excesso de reuniões é, simplesmente, um hábito!

O que é (ou deveria ser) uma reunião de trabalho?

Uma reunião de trabalho é um encontro, que pode ser presencial ou virtual, que serve para trocar opiniões e conhecimentos sobre um objetivo específico.

Assim, seus objetivos incluem:

• Atribuir tarefas, responsáveis e prazos;
• Definir estratégias em conjunto, confirmando os objetivos e formas de medir o progresso;
• Criar planos de ação para momentos desafiadores;
• Alinhar a comunicação para evitar retrabalho e mal-entendidos;
• Solucionar dúvidas, problemas e dificuldades que surgem pelo caminho.

Benefícios de fazer reuniões produtivas

Bem, agora que você já sabe identificar se uma reunião realmente será necessária... é hora de saber como torná-la produtiva! 

Inclusive, essa é uma habilidade essencial para qualquer liderança - seja para encontros virtuais ou presenciais.

Confira os principais benefícios das reuniões realizadas de maneira estratégica: 

Otimização do Tempo

Em reuniões produtivas, o foco está no que é essencial. 

Aqui, se busca aproveitar o tempo com eficiência, eliminando dispersões e conversas desnecessárias.  

Confiança e Transparência 

Em geral, quando as reuniões geram discussões transparentes, elas trazem soluções mais efetivas para os problemas. 

Assim, todos os participantes se sentem encorajados a contribuir nos demais encontros, sentindo-se motivados e valorizados.

Momento de Diálogo

Uma reunião produtiva é uma oportunidade de interação entre as pessoas, que gera alinhamento e troca de conhecimentos entre as pessoas, além de criar senso de pertencimento na equipe.

O que é uma pauta de reunião?

A pauta de reunião funciona como um roteiro do encontro, com o passo a passo que será seguido pelos participantes.

Ela deve ser disponibilizada no momento do envio do convite, para que todos possam se preparar com antecedência.

Uma boa pauta de reunião deve incluir:

• Onde e quanto irá ocorrer (local e horário);
• Qual é o tempo estimado de duração do encontro;
• Quais assuntos serão abordados (em ordem de prioridade);
• Se os participantes devem ler algum conteúdo antes de ir para a reunião;
• Se os participantes devem levar algum material ou informação específico;
• Se a participação de pessoas específicas será obrigatória ou facultativa (e, em caso de falta, se precisa justificar ou não).

Como fazer uma reunião produtiva?

Veja algumas ideias importantes para tornar suas reuniões mais eficazes:

Antes das reuniões

1. Defina o assunto

Definir com clareza o assunto principal daquele encontro é sinônimo de trazer foco para a reunião. 

2. Incentive a preparação para o encontro

Quando o responsável pela reunião envia a pauta da reunião para os participantes com antecedência, eles conseguem se preparar para compartilhar dados e materiais sobre o assunto. 

Então, encoraje todos a chegarem na reunião preparados para debater os assuntos elencados.

3. Estabeleça o tempo máximo para o encontro

Eleja um horário para a reunião finalizar, e mantenha o foco de acordo com o tempo definido.

Aqui, vale considerar a perspectiva de Donna McGeorge, autora do livro The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact. Na obra, ela defende que nenhuma reunião deveria passar de 25 minutos, pois depois disso as pessoas perdem a capacidade de prestar atenção.

Você também pode dividir o tempo de cada assunto por blocos. Por exemplo: 

• 5 minutos para o assunto 1
• 5 minutos para o assunto 2
• 20 minutos para o assunto 3

4. Selecione bem os participantes

Nunca convide para uma reunião pessoas que não estão diretamente envolvidas no projeto.

5. Evite o excesso de detalhes

Depois de tomar as decisões essenciais, não fique discutindo minúcias (a não ser que seja o objetivo da reunião em si). 

Em vez disso, marque um segundo encontro para encaminhar os detalhes práticos da operação.

6. Use recursos visuais 

Encoraje a apresentação das ideias de forma visual, utilizando recursos como slides, quadros, flipcharts ou post its coloridos.

7. Teste as tecnologias e equipamentos

Antes da reunião, confira se as ferramentas a serem utilizadas estão funcionando direito (slides, projetor, software, ar condicionado, etc).

8. Planeje as pausas

Para reuniões de mais de uma hora, planeje uma pausa de ao menos 15 minutos entre as partes do encontro. 

Com a cabeça descansada, as pessoas conseguem prestar mais atenção na segunda metade da reunião.

Durante as reuniões

• Não espere participantes que estão atrasados para iniciar, evitando desapontar os que foram pontuais e criar um ciclo de atraso nas próximas reuniões;
• Incentive a participação de todos, evitando que apenas algumas pessoas dominem a reunião - faça perguntas e use situações do time como exemplos;
• Direcione o foco para prevenir desvios dos tópicos definidos, evitando que o objetivo (e o tempo) se percam;
• Ignore ou encerre discussões paralelas;
• Registre o que foi combinado por escrito para que todos possam consultar os encaminhamentos depois.

Após as reuniões

• A partir desse registro dos combinados, elabore uma ata resumindo os acordos criados e os assuntos discutidos. Depois, envie esse registro para todos os participantes. 

Quais são os tipos de reunião?

Existem diversos tipos de encontros que as equipes se reúnem para fazer - e eles possuem diferentes objetivos. Conheça os principais:

Reunião Informativa

Nesse tipo de reunião, o líder repassa aos colaboradores novas estratégias, informações ou metodologias.

Ele também serve para descrever o andamento de um projeto, uma situação da empresa ou uma análise do mercado. 

Reunião Diária (Daily Meeting)

Esse encontro, também chamado de check-in diário, não deve durar mais de 30 minutos. 

Sua função é informar os colegas sobre as pautas daquele dia - explicando o que já foi feito, o que está sendo feito, o que falta fazer e quais são os obstáculos para cumprir essas tarefas.

Aqui, também é possível compartilhar eventuais dúvidas e problemas, pedindo colaboração dos demais integrantes da equipe.

Por isso, geralmente, esse tipo de reunião é feito logo no início do dia, como a primeira tarefa da manhã.

Além disso, é muito comum em empresas que aplicam metodologias ágeis – mas, também funciona bem nas mais tradicionais! 

Reunião de Construção de time (Team building)

Esse é o nome dos encontros virtuais ou presenciais para melhorar o relacionamento entre os colaboradores, criando um sentimento de união e harmonia. Isso aumenta o engajamento e, com isso, o desempenho dos times!

Inclusive, você pode ver descobrir algumas atividades de team builiding clicando nesse artigo.

Reunião Criativa (Chuva de Ideias - Brainstorm)

Nesse tipo de reunião de trabalho, o objetivo é compartilhar ideias e sugestões para solucionar uma demanda.

Essa demanda geralmente é apresentada em um documento chamado briefing, que compila dados, detalhes e questionamentos sobre o problema a ser resolvido.

Em uma reunião criativa, é possível ter e desenvolver novas ideias, inclusive combinando sugestões de pessoas diferentes do grupo. Dessa forma, conseguimos inovar na solução dos problemas! 

Inicialmente, os participantes compartilham todas as ideias que tiverem, sem espaço para julgamentos. 

Então, somente no final, essa grande quantidade de ideias é avaliada pelos integrantes e, coletivamente, as melhores opções são votadas ou selecionadas.

Reunião para Tomada de Decisão

Como o nome indica, essa reunião tem o objetivo de reunir ideias, opiniões e informações para definir como resolver uma demanda pendente.

Esse tipo de reunião costuma envolver apenas líderes e cargos mais altos dentro das equipes. 

Como ajudam a definir questões relevantes para o futuro da empresa, podem ser encontros longos, onde as trocas devem ser feitas com calma, análise e atenção redobrada. 

Reunião com Pessoas Externas à Empresa

Uma reunião comum para empresas que recebem muitos clientes, fornecedores ou investidores. 

Essa reunião pode ser mais breve, quando é apenas um alinhamento, ou duradoura, se for para fechar negócio. 

Reunião de Avaliação e Acompanhamento 

Essas reuniões servem para fazer contato com funcionários que chegaram há pouco tempo na empresa, para verificar o quão familiarizados estes novos colaboradores já estão.

As reuniões de avaliação, por sua vez, acontecem com menos frequência. Servem para dar ao colaborador um feedback sobre seu trabalho e ouvir as questões que ele pode ter em relação à empresa, a colegas, à liderança ou suas atividades.

Reunião de Feedback individual

Esse tipo de reunião busca um momento alinhamento direto e próximo entre líderes e liderados. 

A proposta é que falar sobre o desempenho no trabalho, incluindo pontos fortes e fracos.

Além disso, serve para solucionar dúvidas, criar combinados e fazer direcionamentos. 

Os feedbacks costumam ser encontros curtos (com cerca de 30 minutos), realizados de forma quinzenal ou mensal.  

Reunião All Hands

Nesse tipo de encontro, todos os colaboradores se reúnem com a alta gestão. 

A proposta é aumentar abordar questões de interesse coletivo e a visibilidade dos projetos de cada time, ampliando o entendimento para além do trabalho individual.

Assim, é possível engajar os membros da organização com a cultura, objetivos e propósito da empresa.

Normalmente, essa reunião ocorre mensalmente, com duração entre 1 e 2 horas.

Reunião de Capacitação e Treinamento 

O objetivo dessas reuniões é desenvolver pessoas, permitindo que o time adquira novas habilidades para otimizar projetos, realizar processos e utilizar ferramentas.

Dependendo do conteúdo a ser abordado, esses podem ser encontros mais longos ou recorrentes. 

Como fazer uma ata de reunião de trabalho?

A ata de reunião é um instrumento que ajuda no encaminhamento das decisões tomadas durante as reuniões.

O objetivo disso é registrar os principais pontos trazidos durante o encontro. Na prática, isso permite relembrar quem se comprometeu a executar cada ação sugerida.

Dessa forma, aumentamos a chance de que as reuniões gerem ações sólidas e, com isso, resultados positivos!   

Ouça sua equipe para otimizar as reuniões 

Agora que você já sabe como preparar uma reunião produtiva, que tal ir além? 

Utilize uma ferramenta de feedback entre líderes e liderados para saber o que seus funcionários acham da forma como as reuniões estão sendo conduzidas!

Com o Vibe – Sistema de Gestão de Pessoas da Metadados, você coleta a opinião de todos os envolvidos e, com isso, poderá aprimorar a qualidade do trabalho e elevar o nível de satisfação do time!

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