Assinatura Eletrônica: segurança e agilidade na gestão de documentos

Pilhas de documentos impressos sobre a mesa, falta de tempo para colher e gerenciar as assinaturas dos colaboradores, preocupação com arquivamento e prazo de guarda. Esse cenário é comum (e rotineiro) à maioria dos profissionais de RH. A assinatura de documentos é uma atividade operacional de muitas etapas que, consequentemente, demanda horas de atenção, sem citar o espaço físico necessário para manter os papeis em ordem.

A coleta de assinaturas sempre exigiu uma solução prática, capaz de eliminar processos manuais e que, ao mesmo tempo, permitisse aos profissionais do setor mais tempo para se dedicarem a ações estratégicas. Com a pandemia, a tecnologia estabeleceu serventia em nossas rotinas, avançando de forma sempre crescente em nosso auxílio. A assinatura eletrônica é um desses recursos facilitadores, amplamente adotado pelos RHs para desburocratizar com segurança e agilidade mais uma atividade do dia a dia.

Assinatura eletrônica é caracterizada como toda forma de subscrição que pode ser vinculada a um signatário. Essa vinculação pode ser feita de diferentes formas, como biometria, login e senha, endereço de IP do dispositivo, localização e e-mail. Esses mecanismos ajudam a identificar alguém no meio digital com maior ou menor nível de confiabilidade. Além de desmaterializar documentos que ainda estão no papel, a assinatura eletrônica conta com uma vantagem adicional sobre a assinatura manuscrita, pois coleta várias evidências de sua realização que não podem ser fraudadas.

Quando aplicada, a assinatura eletrônica tem validade jurídica de uma assinatura física, uma vez que ela se enquadra como uma “assinatura eletrônica simples” na classificação da Lei 14.063/20. A assinatura eletrônica pode, então, ser comparada a uma assinatura que não precisa de reconhecimento de firma, ou seja, pode ser usada nos mesmos casos em que é aceita a assinatura manuscrita simples.

É importante fazer a diferenciação entre assinatura eletrônica e assinatura digital. A primeira, como já foi explicado, substitui a assinatura manuscrita e está vinculada a alguns mecanismos, como um e-mail. Já a assinatura digital pode ser comparada a uma assinatura física com reconhecimento em cartório, em que existe um processo a mais de ratificação. Essa modalidade exige um certificado da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou um certificado corporativo para ter valia. Portanto, é possível afirmar que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

Em sintonia com a tecnologia e sempre à frente das necessidades dos seus clientes, a Metadados, empresa especializada em sistemas para RH, oferece uma solução para assinatura eletrônica completa, segura e integrada. 

A assinatura digital Metadados oferece, como recurso adicional, a ciência de documentos. Com a funcionalidade, é possível, ao enviar documentos mais simples, como recibos de pagamento, por exemplo, que o RH controle se o colaborador tomou ou não conhecimento sobre aquele comprovante. Assim, além de descomplicar e garantir efetividade ao processo, o sistema ajuda a descartar custos extras e, muitas vezes, desnecessários.

A Metadados busca simplificar de forma assertiva todos os seus produtos, o equilíbrio perfeito entre a sensibilidade humana e a evolução tecnológica. Da mesma forma, a assinatura eletrônica prioriza os documentos que são emitidos pelo setor de Recursos Humanos com mais frequência:

• Ficha registro, anotações e contrato de trabalho;
• Aviso e recibo de férias;
• Relatórios personalizados (aditivos, termos de confidencialidade, conduta);
• Recibo de pagamento;
• Espelho de ponto.

Intuitiva, a plataforma é uma solução valiosa às organizações que desejam cumprir com a legislação de forma eficiente, facilitando a vida dos RHs para que os profissionais possam, de fato, cuidar do bem-estar dos colaboradores.   

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