Qualificação cadastral do eSocial: saiba a importância e como fazer

A qualificação cadastral do eSocial é uma etapa importante da admissão de um empregado. Ela identifica divergências entre os registros internos das empresas e o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF). É o processo de validação dos dados cadastrais dos trabalhadores na base do empregador, que pode evitar problemas futuros.

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O que é a qualificação cadastral do eSocial?

A qualificação cadastral é a verificação do nome, data de nascimento e CPF do trabalhador para utilização no eSocial. O processo ocorre antes da admissão e otimiza a gestão de dados, tornando-a mais segura, correta e unificada. Além disso, facilita o acesso a benefícios por parte do empregado.O eSocial é o programa do governo federal que unifica e dá transparência às informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias. Portanto, é necessário que a correção dos dados enviados seja uma garantia desde o primeiro momento. E é por esse motivo que a qualificação cadastral é tão importante.

Qualquer divergência nas informações cadastrais impossibilita o envio dos eventos de admissão e cadastramento inicial ao eSocial. São eles: S-2190, S-2200, S-2205, S-2300, S-2400 ou S-2405. Por isso, nome, data de nascimento e CPF do trabalhador precisam estar corretos na base do governo e na base do empregador. 

NIS na qualificação cadastral

Desde a vigência do eSocial Simplificado, em 2022, o Número de Identificação Social (NIS) deixou de ser exigido na identificação do trabalhador. Assim, inconsistências na base do PIS/PASEP/CNIS deixaram de ser impeditivas para o envio dos eventos de admissão e cadastramento inicial. A validação de consistência dos dados cadastrais passou a ser feita exclusivamente na base do CPF.

Apesar de o eSocial não usar mais o NIS, a qualificação cadastral é importante para que os eventos sejam usados corretamente pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Isso é importante principalmente para trabalhadores que já possuíam vínculo anterior ao eSocial. Eles podem ter dificuldade para acessar benefícios como previdência e FGTS em caso de inconsistência de dados.

Para os trabalhadores que ingressam no mercado de trabalho após a dispensa do NIS no eSocial, a qualificação do cadastro deve ser feita apenas do CPF.  Porém, a ferramenta de qualificação ainda exige o preenchimento do campo. Para fazer a consulta dos dados de trabalhadores que não possuem NIS, é possível informar um número padrão: 13333333332. Nesse caso, é importante saber:

• O NIS padrão pode ser utilizado tanto na consulta online quanto na consulta em lote.
• Em um mesmo lote é possível inserir dados de trabalhadores com NIS real e com o NIS Padrão.
• Quando o NIS Padrão for informado, a validação dos dados cadastrais é realizada apenas na base do CPF.

Como fazer a consulta de qualificação cadastral 

A qualificação cadastral é realizada em uma ferramenta que identifica possíveis divergências entre os dados do trabalhador e os constantes no CPF e CNIS (Caixa, Receita, INSS). Para isso, devem ser informados:

• Nome;
• Data de nascimento;
• Número de CPF; 
• NIS do trabalhador (caso não tenha, informar o NIS padrão 13333333332);

Há dois tipos de qualificação cadastral:

Consulta online: indicada para um número menor de trabalhadores. Permite até 10 pesquisas diretas por vez, com resultados mais rápidos. Pode ser utilizada por empregados, empregadores, contribuintes individuais, etc.

Consulta em lote: feita por meio de envio de arquivo padronizado, conforme layout do sistema. É indicada no caso de consulta de grande quantidade de trabalhadores. Para isso, é obrigatório o acesso por meio de certificado digital.

O que mudou na qualificação cadastral

Em maio de 2023, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) decidiu que, na modalidade em lote, são processados somente 3 arquivos enviados no dia pelo empregador. O objetivo da mudança é otimizar a funcionalidade e o processamento das informações. Sendo assim, se os empregadores enviarem mais de 3 arquivos por dia, terão retorno de processamento de somente 3 arquivos distintos.

É imporante lembrar que:

• Não há necessidade de realizar requalificação cadastral de todos os trabalhadores da base de folha de pagamento;
• É necessário realizar a qualificação somente dos trabalhadores em processo de admissão;
• O processamento em lote somente é realizado uma vez ao dia, no período noturno;
• Para um número reduzido de trabalhadores, a empresa deve utilizar a opção de consulta online, porque além de ter resultados mais rápidos reduz o impacto da consulta em lote.

Quem deve fazer a qualificação cadastral

É possível solicitar que o próprio trabalhador faça a consulta de qualificação cadastral, já que é ele quem deve encaminhar a correção em caso de inconsistência. Porém, é comum que essa seja uma tarefa do profissional responsável pela admissão e registro do funcionário na empresa, uma vez que o próprio sistema de RH encaminha a validação. Soluções voltadas à admissão digital também cumprem essa etapa automaticamente, como veremos a seguir.

Após a verificação cadastral, a ferramenta emite o resultado sobre a validação de cada campo informado com os dados constantes das bases CPF e CNIS. No caso de divergência, são apresentadas as orientações para a correção.

Os trabalhadores costumam ter dúvida sobre como emitir o comprovante de qualificação cadastral. Não há um documento específico. Caso a empresa solicite alguma comprovação, uma captura de tela ou print da página de resultado da ferramenta deve bastar.

O que fazer em caso de erro na qualificação cadastral

Caso haja indicação de erro ou divergência na qualificação, o trabalhador deve seguir a orientação gerada pela ferramenta para regularizar a situação cadastral. Algumas possibilidades são:

Sobre o CPF, que pode constar como “suspenso”, “nulo” ou “cancelado” ou com nome e data de nascimento divergente: regularização junto à Receita Federal.

Em relação ao NIS, que pode constar com CPF ou data de nascimento divergentes: regularização junto ao órgão responsável pelo cadastro (INSS, Caixa Econômica Federal ou Banco do Brasil).

Importante: As alterações cadastrais efetuadas são reconhecidas pelo eSocial em até sete dias após o ajuste.

Como a admissão digital pode facilitar a qualificação cadastral

A admissão digital automatiza e facilita etapas da contratação de um funcionário. Em resumo, significa que o novo colaborador pode enviar os documentos necessários de forma online, por computador ou celular. Na outra ponta do processo, a empresa recebe, armazena e trata a documentação também de forma digital.

O sistema também faz a qualificação cadastral do empregado junto ao eSocial. Com toda a documentação encaminhada e validada, o colaborador é integrado automaticamente ao sistema de folha de pagamento. Além disso, os dados cadastrais necessários para o evento de admissão, o S-2200, estarão prontos para serem enviados ao eSocial.

A legislação exige que essa etapa seja cumprida até o dia anterior ao início do contrato. Não são permitidas admissões com datas retroativas, uma prática comum até a vigência do eSocial que hoje é sujeita a multas.

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