Workflow de RH: saiba como utilizá-lo a seu favor

Há tempo, a tecnologia é uma grande aliada de profissionais e empresas que buscam o crescimento e a lucratividade.

Entre os benefícios que a tecnologia proporciona está a automatização dos processos, ou seja, a substituição de tarefas manuais por ferramentas tecnológicas capazes de unir procedimentos de vários setores em um mesmo processo. Dentro do setor de Recursos Humanos da empresa, por exemplo, a automatização dos processos pode ser utilizada para despachar demandas que necessitam do envolvimento de muitas pessoas. Para esse tipo de atividade, a melhor opção tecnológica é uma ferramenta chamada workflow. Já ouviu falar?

O Workflow simplifica, automatiza, customiza e orquestra os processos internos do setor de RH, garantindo a descentralização das informações e proporcionando agilidade no dia a dia dos profissionais.

Você é profissional de RH e está precisando otimizar o seu trabalho e o tempo de sua equipe? Entenda como você pode utilizar o workflow a seu favor. Acompanhe o artigo, desenvolvido pela Metadados, empresa especializada em soluções tecnológicas e serviços de apoio à gestão de pessoas.

Workflow: conceito

Do inglês, workflow significa “fluxo de trabalho”. Então, seu conceito pode ser definido como uma sucessão de passos fundamentais para automatizar determinados processos. Ou seja, para que o workflow aconteça é necessário um conjunto de regras predefinidas que indiquem os próximos passos a serem dados, sempre por mais de uma pessoa e/ou profissional.

Neste contexto de automatização dos processos, todos os documentos, solicitações, informações ou atividades são repassadas de um participante para o outro, a fim de que determinada ação seja executada, sempre cumprindo as regras e procedimentos estabelecidos.

Dentro de uma corporação, o workflow garante a integração dos departamentos envolvidos, possibilitando o correto andamento dos processos, bem como seu acompanhamento. O processo garante a execução das tarefas pelos profissionais no tempo previamente estabelecido.

Além disso, o workflow pode ser considerado um canal de informação, já que ele é capaz de criar interações entre diversas pessoas dentro da organização.

O Workflow de RH

Toda empresa que deseja aperfeiçoar o seu fluxo de trabalho, a fim de aumentar a produtividade de sua equipe e reduzir custos operacionais, pode optar pela tecnologia workflow. No RH, o workflow é capaz de descentralizar as demandas e atribuir as tarefas para os responsáveis, sem gerar retrabalhado. Veja como!

Normalmente, as solicitações pertinentes ao RH são realizadas no próprio setor. Ou seja, o colaborador que deseja solicitar férias, por exemplo, vai se dirigir até o setor e registrar sua solicitação com a ajuda de um profissional do RH.

Em seguida, essa demanda será repassada para o gestor do colaborador a fim de que seja aprovada e posteriormente para o diretor confirmar. Todo esse processo exigirá tempo do profissional de RH e o colaborador não terá como acompanhar o andamento.

Com a opção de workflow dentro de uma plataforma adequada, como um portal de comunicação interno, toda essa peregrinação com uma solicitação teria fim. Automaticamente, a demanda seria repassada ao gestor do solicitante e, assim que executada a tarefa, encaminhada para o executor final, que pode ser o diretor.

Paralelamente, colaborador, profissional de RH, gestor ou diretor, podem acompanhar o andamento de todas as solicitações, bem como das que já foram finalizadas.

Todo o processo construído com a tecnologia workflow gera muitos benefícios para a empresa, principalmente ao setor de RH, que terá mais tempo disponível para agir estrategicamente.

Etapas do Workflow dentro de um Portal

Para que a metodologia fique mais clara, é possível detalhar as etapas que compreende o workflow dentro de um Portal. Primeiramente, é necessário que haja as especificações de cada fluxo de trabalho. Elas precisam estar mapeadas.

Em seguida, com o fluxo estabelecido, cada solicitação efetuada na plataforma registra uma atividade para os responsáveis, enviando automaticamente um e-mail para informá-los de que precisam dar andamento à solicitação.

Para acessar o processo, documento ou informações, há uma predeterminação, ou seja, é atribuído um nível de autorização (solicitante, aprovador, executor), que geralmente é por cargo. Exemplo: diretor, gerente, colaborador. Cada um terá as permissões para acessar determinada fase do processo em andamento. Contudo, todos poderão acompanhar o processo.

Todo esse processo é criado de acordo com a demanda da empresa. Isto é, há como personalizar desde o nível de autorização, até o acesso às solicitações.

Benefícios do workflow

Além de integrar todos os processos e ganhar com o aumento da produtividade, os benefícios do workflow afetam diretamente a gestão da empresa, já que acaba por otimizar o andamento do negócio. Assim, a empresa ganha agilidade, transparência e clareza na definição das responsabilidades no que tange documentos e processos internos como um todo.

Além disso, é possível citar como benefícios do workflow:

• Acompanhamento dos processos em tempo real;
• Melhorias nos indicadores de gestão;
• Redução de custos e de retrabalho;
• Maior produtividade;
• Descentralização das demandas;
• Mais tempo para pensar e agir estrategicamente;
• Personalização das demandas de acordo com o negócio da empresa;
• Autonomia para gestores, colaboradores e direção.

Considerações

Possuir ferramentas tecnológicas capazes de qualificar as atividades diárias dos mais diversos setores da empresa, pode ser considerada uma vantagem competitiva. Afinal, elas auxiliam a desburocratizar os processos, proporcionando agilidade e o aumento da produtividade.

E, em um cenário tão acirrado, onde pequenos detalhes fazem a diferença, conhecer e eficiência do workflow no gerenciamento dos processos internos, principalmente dos que tangem o setor de Recursos Humanos é mais um diferencial.

Esse tipo de ferramenta, já disponível no mercado de gestão de RH, ajudará sua empresa a se manter mais estratégica. Pense nisso!

Para seguir ampliando os seus conhecimentos, veja nosso artigo sobre Quadro de Pessoal, ou ainda, você pode se inscrever na news do RH e receber materiais exclusivos como ebooks, vídeos, infográficos e muito mais!