Sistema de RH: o que a tecnologia pode fazer por você?

Vamos começar este texto com uma reflexão: o que dá mais trabalho na sua rotina ou ocupa mais tempo? Fazer atividades operacionais, como processar a folha de pagamento, gerar adiantamentos, férias coletivas, enviar as informações do eSocial e outras tarefas do gênero? Ou, por outro lado, o planejamento e execução de ações para aumentar a identificação, atração, desenvolvimento, satisfação e retenção de talentos?

Se você se identificou com a primeira opção, tudo indica que está na hora de rever as prioridades do seu setor e é muito provável que um sistema de RH eficiente pode otimizar as suas rotinas e ajudá-lo a entrar definitivamente na gestão de pessoas do século XXI.

As transformações que a sociedade tem passado nos últimos anos também afetam o modo como as organizações veem o papel das pessoas em suas estratégias e na sua competitividade. A inserção cada vez maior da tecnologia no nosso dia a dia, assim como a rapidez com que as mudanças acontecem, mostraram que os processos e as ferramentas de trabalho são importantes, mas no final das contas são as pessoas que analisam e interpretam os movimentos do mercado, são elas que aprendem novas técnicas, interagem entre si e constroem soluções para os mais diversos problemas.

São as pessoas que descobrem quando é hora de mudar!

A resposta para este cenário é ter equipes formadas por pessoas capazes, engajadas com a empresa e entusiasmadas com o seu trabalho. Como conseguir isso? O primeiro passo é colocar em ordem as atividades rotineiras e burocráticas!

 Ter apoio da tecnologia nesse momento é fundamental para ampliar as possibilidades da equipe de RH, que pode então atuar como uma verdadeira parceira na tomada de decisões corporativas. O foco deixa de estar nas atividades que envolvem cálculos ou legislação e se volta às pessoas, suas necessidades e seu desenvolvimento contínuo para potencializar resultados.

O sistema de RH tem um papel importante na evolução do Departamento Pessoal, afinal, com a automatização dos processos, você ganha confiança e agilidade na gestão de informações, o que também garante conformidade em todas as ações da empresa. Além disso, é possível acompanhar o desenvolvimento da organização com indicadores precisos, pois você tem fácil acesso aos principais dados mensuráveis.

Quer saber mais? Então, acompanhe o artigo produzido pelos profissionais da Metadados – empresa especialista em Sistema para Recursos Humanos – e conheça todas as vantagens do Sistema de RH na prática!

 Mas, afinal, o que é um sistema de RH?

Em poucas palavras, o sistema de Recursos Humanos é um software desenvolvido especialmente para as rotinas do setor de Recursos Humanos, pensado para facilitar a atuação dos profissionais e levar mais tranquilidade ao dia a dia de toda a organização, recebendo inclusive as atualizações legais necessárias para atender obrigações trabalhistas.

O programa é instalado na empresa ou na nuvem (servidores remotos, como aqueles que você utiliza para acessar as suas redes sociais ou o seu e-mail pessoal), e você acessa por meio do seu computador.

Por meio do sistema de RH é possível guardar de forma eletrônica o registro de todos os colaboradores que trabalham ou já trabalharam na empresa, assim como automatizar processos como a geração da folha de pagamento, gestão de benefícios, envios do eSocial, gestão de cargos e salários, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, saúde ocupacional, segurança do trabalho, entre outros.

Além disso, é possível aumentar a eficiência por meio do uso de aplicativos, levando serviços como recibo de pagamento, comprovante de rendimentos, registro de ponto, solicitações (férias, folgas, adiantamentos, entre outros) para o celular dos colaboradores, agilizando o atendimento das demandas e diminuindo o trabalho da equipe de RH.

Quais são as vantagens do sistema de RH na prática?

Você encontra talentos com mais assertividade. A jornada do colaborador inicia ainda no processo de Recrutamento e Seleção. E para escolher a pessoa certa, garantindo efetividade nas funções desempenhadas e integração com os objetivos da equipe, é preciso otimizar o processo.

Nesse momento, o sistema de RH é essencial para facilitar a avaliação de candidatos. Como? Realizando uma triagem com requisitos definidos por você e alinhados com a vaga, além de armazenar os resultados de todas as etapas do processo seletivo. Assim, fica muito mais simples traçar perfis e entender quais profissionais têm identificação cultural com a empresa, o que diminui a possibilidade de turnover e aumenta a produtividade.

Para atrair os melhores talentos, você também precisa de credibilidade no mercado! Afinal, o sonho de boa parte dos RHs é atuar em uma organização “onde todos querem trabalhar” e essa reputação é construída aos poucos.
Então, uma boa dica é focar na experiência do candidato e contar com a tecnologia para garantir uma jornada agradável e eficiente. Isso porque o Sistema de RH permite criar um processo fluido, em que você define as etapas, com comunicação rápida e recursos que mostram a inovação da empresa, como as provas personalizadas para testar o conhecimento dos participantes.

Outro ponto de destaque são os feedbacks! Todos os participantes do recrutamento têm a expectativa de conquistar sua vaga, mas apenas um deles vai ser escolhido e não é justo que os outros fiquem sem resposta. Por isso, é importante contar com o envio de feedbacks automatizados e amigáveis, garantindo também a possibilidade de futuras contratações. Afinal, sabemos que no setor de Recursos Humanos bons contatos são essenciais e podem ser retomados em outras vagas da empresa.

Os softwares também podem conectar os recrutadores aos candidatos de maior interesse, agilizando o preenchimento do quadro de funcionários. Assim, você e seu gestor podem encontrar a pessoa certa em menos tempo e economizar recursos destinados à seleção.

Seus colaboradores têm desenvolvimento contínuo

Depois da contratação, é preciso estar atento aos treinamentos, tanto técnicos quanto comportamentais, para manter o profissional motivado e em constante aprendizagem. Para isso, o sistema de RH auxilia no levantamento de necessidades conforme o setor, cargo ou até mesmo individualmente, também gerenciando os investimentos, relatórios e a efetividade das capacitações.
Com o apoio da ferramenta, você ainda tem praticidade para identificar quais treinamentos estão de acordo com as demandas atuais da empresa, prezando por conteúdos estratégicos e alinhados com os seus objetivos, inclusive para atender às Normas Regulamentadoras (NRs) e ao Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)

No software, o RH também pode automatizar certificados e presenças, personalizar rotas de aprendizagem, organizar planos de carreira e realizar a gestão completa dos custos do Plano de Capacitação em todas suas etapas. Além, é claro, de promover a integração e o compartilhamento de experiências internamente!

Nesse ponto, a dica é gerar uma via de mão dupla na própria empresa. A Harvard Business Review aponta que o desenvolvimento de habilidades é essencial para os funcionários mais jovens, enquanto os colaboradores mais antigos se sentem valorizados ao repassar seus conhecimentos

Assim, ao realizar o treinamento interno com os dois públicos, você estimula uma troca valiosa entre diferentes gerações e ainda melhora o clima organizacional!

Além disso, o sistema de RH também auxilia no controle automático dos vencimentos, cumprindo os prazos e obedecendo a legislação vigente. Você também tem liberdade para criar questionários personalizáveis no programa, para entender qual o retorno dos investimentos na área e o nível de engajamento dos funcionários.

É possível avaliar o desempenho de todos facilmente

Tão importante quanto a seleção assertiva e o desenvolvimento do colaborador, é avaliar seu desempenho nas funções que executam. Quando esse processo é realizado manualmente, se torna comum aplicar avaliações restritivas e sem identificação efetiva das falhas ou acertos do funcionário.

Já com a otimização do sistema para RH, é possível estabelecer indicadores e/ou elementos quantitativos que proporcionam diversas avaliações, em 90°, 180° ou até mesmo 360°. Os resultados estão sempre armazenados com segurança, assim como os históricos, para registrar a evolução de cada colaborador.

Por isso, fica mais fácil para você, profissional de RH, identificar problemas e criar ações para promover o alinhamento de profissionais que não atingiram as competências técnicas e comportamentais exigidas pelo cargo. Bem como, reconhecer quem se destaca na empresa e oferecer premiações que valorizam esse desempenho.

Com o sistema de RH, também é possível entender se a empresa está proporcionando um ambiente de trabalho saudável, desafiador e propício para seus colaboradores adquirirem novas habilidades. Além disso, é nessa avaliação que podemos acompanhar o desejo de crescimento das equipes e, inclusive, ter insights para direcionar os futuros treinamentos.

Sua rotina no DP fica mais dinâmica e ágil

Qual RH não adoraria ter uma ajuda extra nas tarefas mais operacionais? É isso que o sistema pode oferecer em diferentes demandas do setor, como Folha de Pagamento, frequência dos colaboradores e eSocial.

Processar todos esses dados vai ser muito mais rápido, simples e seguro com a atuação da ferramenta de RH, que é perfeita para você dar adeus ao risco que as planilhas manuais oferecem. Todos os cálculos podem ser realizados de forma automática e integrada, conforme as definições específicas da sua empresa. O próprio sistema é capaz de prever inconsistências, evitando penalizações ou multas.

Os prazos também ganham um novo significado na rotina, com alertas diários que vão otimizar seu tempo de trabalho, mostrando o que é prioridade em cada momento e o que precisa ser enviado para manter a conformidade da empresa. Além disso, as informações ficam acessíveis a todo instante, mesmo depois do seu envio.

Com um sistema de RH eficiente, você ainda conquista mais facilidade para administrar os quadros de horários, criar regras de horas extras, definir políticas de folga e contar com sistemas de aprovação mais ágeis para estas solicitações. Assim, a empresa aumenta o controle e a eficiência da jornada de trabalho!

Todas as ações vão estar pautadas na legislação vigente

Desde a concessão de benefícios até a Saúde Ocupacional e a Segurança do Trabalho, o sistema de RH tem tudo que você precisa para cumprir a legislação. Ele atua como aliado na emissão automatizada de documentos legais, também evitando erros e oferecendo autonomia com acesso total aos dados para facilitar seu gerenciamento.

As ações terão garantia de base legal nas Normas Regulamentadoras (NRs), exigências do Ministério do Trabalho, Previdência Social e também eSocial. Ainda é possível emitir relatórios, gerando todas as informações que você precisa.

Essa praticidade é ainda mais importante quando se trata da Folha de Pagamento, que exige cálculos e deduções individuais, com diferentes regras e categorias envolvidas. Além, é claro, de toda a responsabilidade que envolve a emissão de pagamentos e seus respectivos descontos.

Nesse sentido, outra vantagem do sistema de RH é a transparência com todos os colaboradores. Soluções como a da Metadados incluem o autoatendimento aos profissionais da empresa, com diferentes níveis de permissão.

Assim, com apenas alguns cliques, eles podem conferir o detalhamento de sua folha e todas as informações referentes ao mês de consulta. Também é possível acessar comprovantes para o Imposto de Renda com mais facilidade e ter a garantia de estar em conformidade com a legislação trabalhista vigente.

E o melhor: tudo isso sem depender da assistência do setor de RH, o que ajuda a liberar essa equipe do “balcão de atendimento”, principalmente em épocas mais movimentadas no âmbito legal.

 Colaboradores podem registrar o ponto mesmo a distância

Seja para acompanhar a jornada em home office ou a frequência dos profissionais em atividades externas, um bom sistema de RH permite que o ponto seja registrado em qualquer lugar!  Essa flexibilidade é ideal para empresas com muitos colaboradores e diferentes formatos de trabalho, que exigem um olhar atento para as normas vigentes, principalmente quando há várias categorias e sindicatos envolvidos.

Uma solução completa também oferece integração com a Folha de Pagamento, além de realizar automaticamente os cálculos do banco de horas e descontos dos colaboradores. É esse suporte que vai garantir o fechamento rápido e confiável do período, levando muita tranquilidade e credibilidade para o seu setor.

Outra vantagem está na facilidade para montar escalas, pois o sistema de RH permite que você organize os horários de trabalho dos funcionários. Tudo isso com muita estratégia e sempre acompanhando os indicadores específicos do ponto, com gráficos simples e análises prontas para você escolher o melhor caminho!

Você vai tomar decisões rápidas e coerentes

Seu gestor solicitou auxílio estratégico em determinada questão? Fique tranquilo! Com o sistema de RH, você conta com indicadores sempre atualizados e pode cruzar as informações para entender a melhor alternativa na realidade da empresa.

Por outro lado, sem uma solução automatizada, é comum mensurar os dados da organização em diferentes lugares, como: planilhas, aplicativos, registros em papel, apresentações em PowerPoint, entre outros. Essa prática descentraliza completamente as informações e pode trazer muitos erros para a empresa, pois é preciso lidar com o risco de desatualização dos dados.

Já no sistema de RH, tudo está em um único lugar! Desde os indicadores de eSocial, até riscos trabalhistas, financeiro, gestão, saúde ocupacional e muito mais. Essa unificação permite que você encontre soluções estratégicas de forma muito mais ágil, além de facilitar o comparativo de períodos e resultados.

Seja no celular, por e-mail ou no computador, a expertise da ferramenta vai oferecer todas as informações que você precisa para ajudar na tomada de decisões e fazer uma gestão superior, com visão sistêmica em tempo real.

Entre os principais benefícios, estão: acompanhar dados contratuais, volume de horas extras e panoramas financeiros; conhecer os riscos trabalhistas e eSocial da empresa; identificar lacunas dos colaboradores pela Avaliação de Desempenho; treinar e desenvolver os talentos de acordo com as necessidades reais da organização; identificar as causas de turnover; acompanhar o bem-estar dos colaboradores por meio da Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho; muito mais.

Na prática, os indicadores de RH existem para que você possa agir imediatamente ou até mesmo prever ações necessárias na empresa. O próprio gerenciamento de crises pode ser conduzido com mais tranquilidade quando há um sistema eficiente na equação, conectando pontos e ajudando a identificar situações de risco.

A transparência do seu RH vai estar disponível para todos

Imagine um portal com diferentes níveis de permissão, para gestores e colaboradores consultarem todas as suas informações na empresa! Essa descentralização poderia trazer ainda mais leveza para a sua rotina de trabalho, pois os dados seriam acessados diretamente pelo profissional, sem necessidade de intervenção do RH e por meio do autoatendimento.

Esse fluxo é possível quando você conta com um bom sistema de RH, que aposta na transparência entre a equipe para melhorar o clima organizacional. Por exemplo: um funcionário quer consultar seu espelho do ponto? Com alguns cliques, estes dados estarão disponíveis, assim como recibos de pagamento, comprovantes de rendimentos, saldos de férias, entre outros.

Além disso, as solicitações também ganham um novo significado e passam a ser feitas diretamente na tela do computador ou do celular, agilizando os processos que precisam de aprovação do gestor. Assim, você garante a satisfação de todos, economiza tempo na rotina e pode ter uma atuação mais estratégica, deixando os processos burocráticos para o sistema.

Percebeu quantas facilidades podem fazer parte dos seus dias? E isso não serve apenas para levar tranquilidade ao RH, mas também para cuidar das pessoas com mais atenção e estar de acordo com a inovação que a atualidade exige.

Funcionalidades do sistema de RH

Agora que você já conhece as principais vantagens do sistema de RH, que tal entender suas características? A primeira e também a mais importante, é oferecer suporte no gerenciamento de todos os processos que envolvem os Recursos Humanos.

Afinal, as pessoas são o maior bem de uma empresa e precisam se sentir dessa forma! Além disso, demonstrar cuidado no ambiente de trabalho é essencial para garantir engajamento com os propósitos da organização e produtividade saudável para todos os membros da equipe.

Mas, se um sistema pode oferecer suporte a esse recurso tão valioso e otimizar os processos para que o RH seja ainda mais estratégico e humano, por que não contar com a tecnologia no setor?

Muitos profissionais ainda têm receio desse apoio, mas ele é apenas uma consequência natural das necessidades dos novos tempos. Tudo mudou!

Na prática, o RH precisa administrar inúmeras informações dos colaboradores e manter todos os dados prontos para consulta, mas também ser capaz de lidar com processos tão variados quanto: gerenciamento de talentos, organização de documentações, acompanhamento do progresso nos times, auxílio na tomada de decisões, avaliação de habilidades, entre outros.

Com a presença de um sistema, isso pode se tornar muito mais simples! Afinal, ele tem capacidade para armazenar tudo de forma automática, estratégica e segura, permitindo a emissão de relatórios e facilitando as análises do profissional de RH.

Nas demais tarefas, o destaque está na agilidade, pois o sistema possui vários módulos para atender todas as áreas e levar eficiência às demandas que ocupam mais tempo na rotina, especialmente as burocráticas. Confira as principais funcionalidades do sistema:

•          Gerenciamento de informações dos colaboradores: armazenamento e gestão dos dados pessoais com total adequação à Lei Geral da Proteção de Dados, garantindo conformidade e segurança na empresa.

•          Gestão da Folha de Pagamento: cálculos automáticos da remuneração, baseados no registro de frequência e outras variáveis como categorias ou sindicatos, conforme as normas vigentes e eventuais ajustes que possam surgir.

•          Gestão do ponto: ferramentas que possibilitam as marcações de entrada, saída e intervalo dos colaboradores, com precisão e flexibilidade para acompanhar a jornada de trabalho onde estiver (registro por biometria e a distância).

•          Treinamento e Desenvolvimento de funcionários: planejamento, avaliação e indicação de capacitações que realmente fazem sentido para a realidade da empresa, seguindo a legislação vigente e as necessidades dos profissionais na organização. 

•          Recrutamento e Seleção: inteligência para encontrar a pessoa certa e otimizar todas as etapas do processo seletivo (desde a publicação da vaga até o feedback de contratação/reprovação), com ranqueamento confiável de candidatos e seleção por fit cultural com a empresa.

•          Indicadores, gráficos e relatórios: coleta e análise automática de dados para gerar insights que realmente fazem a diferença na gestão, oferecendo embasamento para tomar as melhores decisões e conhecer o contexto da sua empresa sem dúvidas.

           
Uma solução completa também vai oferecer suporte em todos os momentos, desde a migração dos dados para uso do sistema até as tarefas mais simples da rotina. Além disso, preocupações como o eSocial vão ganhar um novo significado, muito mais leve e repleto de tranquilidade, já que haverá uma equipe dedicada apenas para acompanhar as mudanças na legislação e traduzir para a sua empresa por meio das funcionalidades no sistema de RH.

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