Produtividade: priorize suas tarefas com o princípio de Pareto

Conciliar tempo e produtividade tem sido um dos grandes obstáculos do mundo moderno empresarial. É normal ouvirmos quase que diariamente as seguintes frases: “o dia deveria ter mais que 24 horas” ou “24 horas é pouco tempo para tudo que preciso fazer”, não é mesmo? Realmente, administrar o tempo não é uma tarefa tão fácil, principalmente quando estamos falando sobre o universo corporativo.

A competitividade impõe ao profissional a obrigação de produzir mais em menos tempo, com maior qualidade, com menor custo e em menos tempo. Ufa! É tanta coisa, concorda? Por isso, conciliar tempo e produtividade tem sido um dos grandes obstáculos do mundo moderno empresarial.

E, ao mesmo tempo em que as tecnologias nos trouxeram diversos benefícios como a instantaneidade e o conforto, ficamos dependentes delas e nos tornamos profissionais multitarefa e, na maioria das vezes, produzindo menos devido à distração.

Então, para atender a todas as demandas, o profissional pode recorrer a um software que auxilie a gerir os processos operacionais, ganhando mais tempo, bem como a algumas técnicas de planejamento, como o PDCA ou como o Princípio de Pareto, que conheceremos ao longo desse artigo. Você também está precisando de tempo e produtividade? Então continue a leitura deste post produzido pela Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistemas para a gestão de Recursos Humanos.

O que é o princípio de Pareto?

Criado por Vilfredo Pareto, o princípio de Pareto é um dos mais famosos conceitos da Administração. Sociólogo e economista italiano do século 19, Pareto era muito interessado pelo tema distribuição social da riqueza e de terras. Naquela época, publicou um estudo sobre a distribuição de renda e, através dele, percebeu que a disposição de riqueza não se dava de maneira uniforme, isto é, mais de 80% pertencia a 20% da população.

À medida que Pareto analisava outras áreas, descobria repetidamente o mesmo padrão: de todas as árvores frutíferas que possuía na sua propriedade, apenas 20% produziam o equivalente a 80% da produção.

Aplicando esse padrão em uma empresa, Pareto concluiu que a minoria das entradas produz a maioria dos resultados. Ou seja, esse padrão de não linearidade persistente é comum no nosso dia a dia. Podemos citar como exemplo: utilizamos menos de 20% das roupas do nosso closet mais de 80% das vezes; passamos mais de 80% do tempo nos comunicando com menos de 20% de nossos contatos; em muitas empresas, menos de 20% dos clientes respondem por mais de 80% da receita anual. Este é o Princípio de Pareto, também conhecido com a Regra dos 80-20 e Curva ABC.

Nesse sentido, o Princípio afirma que há um desequilíbrio entre as causas e os efeitos, entre os esforços e os resultados e entre as ações e os objetivos alcançados. Além disso, prega também que 80% dos resultados que atingimos estão relacionados com 20% dos nossos esforços. Isto é, a minoria das nossas ações atinge a maior parte dos resultados e, em contrapartida, a maior parte das nossas atividades leva a menor parte dos resultados.

Em resumo, 80-20 é uma regra universal que comprova que as menores causas e os menores investimentos ou esforços, normalmente, levam aos maiores resultados, aos rendimentos mais expressivos ou às mais valiosas recompensas. 

Como aplicar o Princípio de Pareto?

Atualmente, o Princípio de Pareto é muito utilizado pelas organizações, tanto para resolver problemas internos, como para avaliar a qualidade dos produtos e melhorar a performance dos processos como um todo. Neste caso, utiliza-se também o Diagrama de Pareto, uma forma gráfica de aplicar o princípio. Ele serve também para decidir quais os assuntos devem receber prioridade e quais podem aguardar.

Nesse sentido, podemos destacar a importância da boa gestão do tempo que, habitualmente, é um recurso não aproveitado adequadamente, de acordo com as prioridades. Ou seja, a produtividade pode diminuir devido à falta de foco no que realmente trará resultado.

Então, para melhorar o resultado do que está sendo analisado, é preciso se concentrar nas questões que produzem a maior parte dos resultados desejados. É fácil de entender, né?

Já quando nos referimos à nossa vida profissional, a palavra mais adequada ao aplicar o Princípio de Pareto seria disciplina. Isso se enquadra quando se perde muito tempo com reuniões improdutivas, por exemplo. Nessa situação, você estará desperdiçando um tempo valioso e que poderia ser utilizado para a execução de tarefas realmente importantes e que trouxessem resultados.

O mesmo se aplica para uma caixa de e-mails. Muitas vezes, ao longo do dia, recebemos e-mails de diversos setores, inclusive com cópias sem necessidades. Para deixá-los em dia (ler e responder), certamente se perderá muitas horas. Por isso, é preciso ter foco, prioridade e ignorar o que não tiver relevância (provavelmente 80% deles).

Dicas ao aplicar o Princípio de Pareto

Como vimos até aqui, a palavra-chave para a produtividade é a priorização do tempo. Aplicando o Princípio de Pareto nas atividades que realmente trarão diferença, estaremos no caminho do sucesso. Para facilitar, elencamos algumas dicas. Confira:

1. Estabeleça seus objetivos e dê atenção às prioridades: tenha estabelecido, de forma clara, quais são seus objetivos. A partir dessa definição, dê prioridade aos que precisam ser concluídos primeiros, aos que trarão resultado imediato. Geralmente, de toda a lista de objetivos, 20% terão prioridade alta.

2. Defina suas metas e os prazos para entregá-las: tão importante quanto saber os objetivos, é definir as metas. Isto é, ela pode ser diária, semanal, mensal ou trimestral, e devem ter um prazo para execução e entrega. Nessa fase do trabalho, a produtividade é guiada pela organização. Por isso, não desperdice seu tempo.

3. Não perca tempo com atividades que não trarão resultados efetivos: é normal que surjam, ao longo do dia, atividades que não estavam previstas. Mas isso não deve ser um empecilho. Você precisa identificar se a demanda é urgente ou não e priorizar as que trarão resultados efetivos.

4. Diga “não” às tarefas que não são de sua responsabilidade: dizer “não” às tarefas que não são de sua responsabilidade pode ser uma tarefa difícil, principalmente se ela vier de um superior. Mas é preciso aprender a dizer “não” para que não haja sobrecarga e principalmente para que sua meta seja cumprida.

6. Delegue tarefas que outros colegas são capazes de executar. Ganhe tempo: administrar o tempo é essencial quando se quer atingir o resultado sem surpresas. Solicitar ou delegar a ajuda de colegas para executar algumas tarefas pode ser determinante para aumentar sua produtividade. Repense isso!
7. Após concluir o dia de trabalho, analise se você está conseguindo cumprir com todas suas metas e prazos: tão importante quanto aplicar o Princípio de Pareto para priorizar suas atividades, é conferir se ele está dando resultados positivos. Por isso, determine períodos em que você possa analisar se as metas e os prazos estão sendo cumpridos e, como consequência, aumentando sua produtividade.

E então, gostou do nosso conteúdo sobre o Princípio de Pareto? Você também vai gostar de saber sobre como cuidar da saúde do trabalhador aumenta a produtividade. Aproveite para assinar a nossa news do RH e receber conteúdos gratuitos semanalmente, como ebooks, infográficos, checklists e vídeos!