A produtividade do PDCA: o indicador para uma gestão de excelência

Todo gestor deve buscar, constantemente, técnicas de aperfeiçoamento que melhorem sua gestão. E, em um mundo empresarial tão competitivo, ganha destaque quem é capaz de gerir com excelência, minimizando custos, melhorando a performance, aumentando a lucratividade e a satisfação de seus clientes.

Nesse sentido, o planejamento estratégico se torna essencial e, para executá-lo de forma eficaz, é quase uma obrigação de todo gestor conhecer o ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão e produtividade muito utilizada no mundo todo.

Pensando nesses gestores que desejam praticar uma gestão de excelência, nós, da Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistemas para a gestão de RH — elaboramos este artigo que irá conceituar o papel e o funcionamento do ciclo PDCA, enfatizando a importância das suas etapas. Confira!

O que é o ciclo PDCA?

Criado em 1930 pelo físico norte-americano, Walter A. Shewhart, o ciclo PDCA foi popularizado no mundo todo a partir da década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming, reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos dos Estados Unidos durante a segunda Guerra Mundial.

O PDCA é uma sigla em inglês para PLAN-DO-CHECK-ACT, que tem como significado PLANEJAR-FAZER-VERIFICAR-AGIR. Isto é, trata-se de uma metodologia, uma ferramenta de gestão que segue as quatro etapas com o intuito de melhorar os processos e os produtos, sempre de forma contínua, sem intervalos ou interrupções.

A repetição é a base dessa ferramenta que tem o objetivo de tornar todo processo de gestão de uma empresa mais claro, ágil e assertivo. Ele pode e deve ser utilizado em qualquer segmento empresarial como uma maneira de alcançar altos níveis de gestão.

O ciclo PDCA também é conhecido como ciclo de Shewhart e ciclo de Deming, justamente por ter sido criado e difundido por eles, respectivamente.

O que fazer em cada etapa do ciclo PDCA?

Como o próprio nome diz, o PDCA é um ciclo e, como todo processo cíclico, é composto por diversas atividades que devem ser regulares, programadas e sem um fim determinado.

Assim, o ciclo deve respeitar uma ordem, no caso, a ordem da sigla. Isto quer dizer que todo o processo deve iniciar com o Planejamento (P), quando o gestor precisa desenhar sua estratégia, tendo como base informações e dados reais. Em seguida, o gestor precisa Fazer (D), pôr em prática tudo que planejou. Após, deve Verificar (C), avaliar o andamento das ações e se forem necessários ajustes, deverá Agir (A), aplicar uma ação de correção. E assim, sucessivamente.

Mas, para melhor entendermos esse ciclo, vamos detalhar todas as quatro etapas, separadamente. Confira:

1.  P (Plan = planejar)

Esta deve ser uma das principais etapas do ciclo. É neste primeiro passo da aplicação do PDCA que o gestor deve traçar um plano com base na política e nas diretrizes da empresa, além de desenvolver uma estratégia que garanta solucionar as questões apontadas como obstáculos/problemas. A partir desse plano, é importante que o gestor considere o estabelecimento dos objetivos do ciclo, o caminho para atingir esses objetivos e o método que será utilizado para isso. Por essa razão, esta etapa é tão importante, pois somente o planejamento é capaz de evitar perdas e falhas nas próximas fases do ciclo. Resumindo, esta etapa deve ser composta pelos seguintes passos: identificação do problema, estabelecimento de metas, análise do fenômeno, análise do processo e plano de ação.

2. D (Do = fazer)

Depois que o planejamento estiver bem detalhado e estruturado, é o momento de colocá-lo em prática. É preciso executar todas as ações previstas dentro do plano de ação. Para isso, é extremamente necessária uma equipe engajada e proativa, que deve ser acompanhada para que em nenhum momento o planejamento seja alterado.

3. C (Check = verificar)

Após elaborar o planejamento e executá-lo, o gestor precisa monitorar as ações, verificando se os resultados estão sendo alcançados. Nesta etapa, é necessário confrontar o que foi planejado com o que está sendo obtido, além de avaliar o processo como um todo. É indicado que sejam feitos relatórios ao longo de períodos pré-estabelecidos, com o objetivo de consolidar esses resultados.

4. A (Act = agir)

 Até aqui já foi planejado, executado e verificado. Porém, não bastaria verificar e identificar as falhas do ciclo e não corrigi-las. Então, este é o momento de agir. É a hora de traçar novos planos de ações com foco na melhoria da qualidade dos procedimentos, objetivando a correção dessas falhas a fim de aprimorar o processo e obter lucro. 

Por que aplicar na minha empresa?

É notável que o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas de gestão do universo empresarial, já que permite, de forma contínua, o controle de todos os processos desenvolvidos dentro de uma corporação. Nesse sentido, existem diversos motivos para aplicar essa técnica em empresas que visam uma gestão de qualidade, como:

• Reconhecimento das melhorias: por meio do ciclo PDCA, a empresa consegue identificar outras maneiras de solucionar determinados problemas. Isso é possível porque as etapas são aplicadas de forma cíclica e contínua e, a cada novo ciclo, é possível identificar os erros e aplicar melhorias.

• Tomada de decisão mais assertiva: o ciclo permite que todas as decisões sejam tomadas de forma mais cautelosa e, consequentemente, assertivas. Ou seja, o processo cíclico exige seguir todas as etapas, o que pode demorar um pouco mais do que o normal. Assim, os gestores acabam se educando a serem mais pacientes durante esse processo de melhoria e torna a tomada de decisão menos impulsiva.

• Contenção dos custos: o processo do ciclo PDCA inicia com o planejamento. Assim, nas etapas seguintes, só deverão ser executadas as ações previstas nesse planejamento, correto? Sim! Essa ordem do processo evita que recursos da empresa sejam desperdiçados, contendo os custos.

• Mensuração dos resultados: essa ferramenta permite, de forma mais clara e objetiva, mensurar os resultados obtidos, pois só é possível gerenciar, o que se pode medir, concorda?

• Opções de aplicação: além de poder ser implantado na empresa como um todo, o ciclo PDCA pode ser adotado por alguns setores e departamentos, por exemplo. Ou até um experimento, para depois ser implantado na empresa toda.

Cuidados necessários

Ainda que o ciclo seja intuitivo e de fácil aplicação, é preciso que o gestor tome alguns cuidados para que seu trabalho não seja desperdiçado. O principal deles é que se deve adotar e obedecer ao ciclo por completo, evitando atitudes como: fazer sem planejar; encerrar após o ciclo completar uma volta; executar e não checar; planejar, executar, checar, mas não agir corretamente; definir metas e não ter uma equipe treinada para executar e não dominar o método.

Aqui na Metadados, o PDCA é um processo de gestão que tem dado muitos resultados. Uma ferramenta muito utilizada para comprovar sua eficiência é nosso sistema de Analytics, que nos possibilita acompanhar os dados em tempo real. 

Considerações

O ciclo PDCA possibilita às empresas a transformação de problemas em oportunidades de melhorias. Assim como os indicadores, o PDCA apresenta onde se está errando, o que precisa ser melhorado e aponta para uma ação. Desse modo, o ciclo torna a gestão mais eficiente e com resultados mais evidentes.

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