Onboarding: o que é, seus benefícios e como colocar em prática

Tão importante quanto realizar um ótimo processo seletivo e contratar as pessoas certas para a sua empresa é a integração dos novos colaboradores ao ambiente de trabalho. Afinal, existe um período natural de adaptação que deve ser aproveitado da melhor forma possível. 

Para ajudar nessa tarefa, existe o onboarding, uma técnica que deve fazer parte da rotina do departamento de RH, já que é um processo fundamental para dar as boas-vindas, acolher e orientar quem está chegando à empresa, realizado por meio de estratégias.

Por esse assunto ser tão importante, a Metadados - empresa que desenvolve um sistema de RH completo - organizou este conteúdo para tirar as suas dúvidas sobre o que é onboarding, qual é o seu objetivo, quais são os benefícios e quais ações devem ser feitas para colocá-lo em prática na sua empresa. 

O que é onboarding em uma empresa?

De forma simples, podemos dizer que onboarding é o processo de integração de um novo colaborador à cultura e à missão de uma empresa, para que ele efetivamente passe a fazer parte da equipe e se sinta à vontade para desempenhar a sua função a partir dos conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários.

Traduzindo do inglês, o significado de onboarding é “embarcar”. Nesse sentido, a ideia é que o novo colaborador sinta que está embarcando no fluxo do negócio, de forma que se sinta seguro e confiante.

Por ser uma prática que visa garantir a adaptação e a retenção do profissional, exige planejamento do setor de Recursos Humanos, que deve estar atento às etapas que fazem parte do onboarding: orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

Em outras palavras, é uma importante estratégia de gestão de pessoas, já que impacta diretamente na motivação dos funcionários. Mesmo assim, hoje ainda muitas instituições não dão o devido valor ao onboarding e deixam de lado a importância de agir corretamente quando um novo colaborador é contratado.

Em um mercado cada vez mais competitivo, empresas que investem em orientar e cativar seus talentos estão certamente investindo em crescimento.

Por que o onboarding é importante?

O principal propósito do onboarding é proporcionar ao novo colaborador um sentimento de pertencimento, contribuindo para que a conexão entre ele e a empresa seja prontamente construída e nutrida. Dessa forma, as chances do colaborador seguir na vaga são muito maiores, o que, além de evitar um novo processo de recrutamento, contribui para o engajamento das equipes.

Tudo isso se mostra muito positivo para a organização, além dos ganhos financeiros, já que o onboarding garante menor rotatividade e consequentemente economia em rescisões. Sabe-se que a substituição de um funcionário custa em média 16% a 20% do seu salário.

O que é o onboarding digital?

O onboarding digital é uma abordagem moderna e eficaz para integrar novos colaboradores à cultura e aos processos da empresa, utilizando recursos digitais e tecnológicos.

Por meio de plataformas online, vídeos explicativos e documentos eletrônicos, o onboarding digital facilita o acesso do novo colaborador a informações essenciais sobre a organização, seus valores, políticas e procedimentos, mesmo antes do primeiro dia de trabalho físico.

Com essa estratégia, a empresa pode agilizar o processo de integração, proporcionando uma experiência mais dinâmica e interativa para o novo membro da equipe. Além disso, o onboarding digital permite a personalização do conteúdo de acordo com as necessidades específicas de cada colaborador, garantindo uma transição mais suave e eficiente para o ambiente corporativo.

Investir no onboarding digital não só otimiza o tempo e os recursos do departamento de RH, mas também demonstra o compromisso da empresa com a inovação e a modernização dos seus processos de gestão de pessoas. É uma maneira inteligente de garantir que os novos talentos se sintam acolhidos, informados e preparados para contribuir desde o primeiro dia de trabalho.

Qual a diferença entre Onboarding, Crossboarding e Offboarding?

Embora os termos possam parecer semelhantes, cada um deles desempenha um papel distinto no ciclo do colaborador na empresa. Aqui está uma breve explicação de cada um:

Onboarding: O onboarding, como já discutido, é o processo de integração de novos colaboradores à cultura e aos processos da empresa. Ele se concentra em garantir que os novos membros da equipe se sintam bem-vindos, informados e preparados para começar a contribuir de maneira eficaz desde o primeiro dia de trabalho.

Crossboarding: O crossboarding envolve a transição de um colaborador de uma área, departamento ou função para outra dentro da mesma empresa. Diferentemente do onboarding, que lida com novas contratações, o crossboarding visa facilitar a adaptação e a integração de funcionários que mudam de posição ou assumem novas responsabilidades dentro da organização.

Offboarding: O offboarding refere-se ao processo de desligamento de um colaborador da empresa. Isso pode acontecer devido a demissão, aposentadoria ou qualquer outra razão para o término do vínculo empregatício. O offboarding é crucial para garantir uma saída suave e profissional do colaborador, preservando a reputação da empresa e facilitando a transição para o próximo estágio da carreira do funcionário.

Ao compreender as diferenças entre onboarding, crossboarding e offboarding, as empresas podem desenvolver estratégias eficazes para gerenciar cada fase do ciclo dos colaboradores, promovendo uma experiência positiva e produtiva para todos os envolvidos.

Benefícios do onboarding

Sim, como você deve ter imaginado, são diversos os benefícios do onboarding para uma empresa, quando ele é feito da maneira correta. A seguir, confira algumas dessas vantagens:

Mais motivação

Com o período de adaptação do onboarding, o colaborador torna-se mais seguro para atuar, o que implica em maior motivação para dar o seu melhor à empresa. Para a empresa, isso significa maior nível de produtividade.

Menor rotatividade

Com o onboarding, é possível diminuir o turnover, uma vez que o processo esclarece como se dá a rotina de trabalho e qual é a cultura organizacional. Além disso, o RH deixa claro para o colaborador quais são as expectativas sobre ele, o que evita futuras frustrações de ambos os lados.

Maior treinamento

O onboarding funciona também como um treinamento para o novo profissional, para que saiba como manter os padrões já estabelecidos e prevenir falhas. É possível simular problemas comuns no dia a dia do colaborador, para que saiba como agir.

Melhores práticas de onboarding para a sua empresa

Para que o processo de onboarding seja realizado com sucesso na sua empresa, é preciso seguir algumas importantes etapas. Abaixo, você conhece cada uma delas, para saber como fazer um bom onboarding:

Aprovação do processo seletivo

O onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, porque toda interação entre a empresa e o colaborador influencia na criação de uma experiência de trabalho positiva ou negativa. Assim, logo após a aprovação no processo seletivo, começa a construção de um bom relacionamento com o novo profissional. Nessa fase, é importante:

• Recolher e organizar os documentos da admissão. (Se o colaborador está vindo de outraa empresa leia sobre a carta de admissão);
• Planejar os recursos e ferramentas necessárias para a função do novo colaborador;
• Confirmar as informações para o primeiro dia, como data e local;
• Adicionar reuniões e compromissos ao calendário do novo colaborador;
• Criar uma programação do processo de onboarding e enviar ao colaborador;
• Elencar quais são as primeiras tarefas do funcionário.

Primeira semana

No primeiro dia e na primeira semana do novo colaborador, as ações são ainda mais relevantes, já que a pessoa agora está de fato dentro da empresa. A sensação de segurança é a que deve ser mais incentivada, assim como o conhecimento dos processos e da rotina corporativa. Nesta etapa, vale destacar:

• Fazer uma reunião de boas-vindas com todo o time;
• Explicar sobre os canais de comunicação e dar acesso aos sistemas;
• Agendar treinamentos de capacitação;
• Orientar a liderança para estimular o senso de pertencimento e responsabilidade do novo funcionário;
• Promover a troca entre os novos colaboradores e os demais integrantes da equipe, como a realização de happy hours;
• Manter uma comunicação clara.

Primeiro mês

Com o fechamento do primeiro mês de trabalho do colaborador, é importante checar como está o relacionamento com os colegas de setor, se houve um crescente desenvolvimento na realização das tarefas e como foi o seu aprendizado ao longo das semanas. Nesse momento, é recomendado:

• Incentivar a prática de feedback;
• Conferir se o novo colaborador recebeu os treinamentos necessários para a sua função;
• Medir a satisfação do novo funcionário a respeito do seu cargo;
• Realizar momentos de integração entre os novos colaboradores para troca de experiências sobre o onboarding;
• Orientar o líder da equipe para realizar com o novo colaborador o alinhamento das expectativas.

Terceiro mês

Passados três meses da vinda do colaborador, o ideal é que ele já tenha clareza sobre suas responsabilidades, trabalhe de forma independente (se sentindo seguro na sua função) e crie valor para o negócio. Nessa etapa, as práticas de onboarding a serem feitas são:

• Certificar-se sobre o nível de autonomia do colaborador após o primeiro trimestre;
• Desenvolver um plano de desenvolvimento para o funcionário;
• Pedir feedback sobre como está sendo a experiência de trabalho;
• Perguntar aos colegas de departamento como está sendo a integração do colaborador;
• Avaliar como os treinamentos e orientações que o profissional recebeu foram úteis para o onboarding.

Como melhorar o processo de onboarding?

Melhorar o processo de onboarding é essencial para garantir uma transição suave e eficaz dos novos colaboradores para a empresa. Aqui estão algumas estratégias para aprimorar esse processo:

Personalização: Adapte o processo de onboarding para atender às necessidades específicas de cada novo colaborador. Isso pode incluir a criação de planos de integração personalizados, com base no cargo, nas habilidades e nas experiências individuais de cada pessoa.

Utilização de tecnologia: Aproveite as ferramentas digitais e tecnológicas para tornar o processo de onboarding mais eficiente e interativo. Isso pode incluir a criação de portais online com informações relevantes, vídeos de boas-vindas, documentos eletrônicos e treinamentos online.

Comunicação clara: Mantenha uma comunicação clara e transparente com os novos colaboradores desde o início do processo de onboarding. Forneça informações detalhadas sobre as expectativas, os objetivos e os valores da empresa, além de disponibilizar canais de comunicação para que os novos colaboradores possam fazer perguntas e obter suporte quando necessário.

Integração com a equipe: Promova atividades de integração com a equipe para ajudar os novos colaboradores a se sentirem parte do grupo desde o início. Isso pode incluir eventos sociais, sessões de networking e oportunidades para colaborar em projetos em equipe.

Feedback contínuo: Estabeleça um sistema de feedback contínuo para avaliar o progresso dos novos colaboradores durante o processo de onboarding. Isso pode ajudar a identificar áreas de melhoria e garantir que os colaboradores estejam recebendo o suporte necessário para ter sucesso em seus novos papéis.

Ao implementar essas estratégias, as empresas podem aprimorar significativamente o processo de onboarding e proporcionar uma experiência positiva e produtiva para os novos colaboradores, contribuindo para o sucesso a longo prazo da organização.

Conclusão

Investir no processo de onboarding é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa. Uma integração eficaz dos novos colaboradores não apenas aumenta a motivação e a produtividade, mas também contribui para a retenção de talentos e a construção de uma cultura organizacional sólida.

Ao compreender a importância do onboarding e implementar as melhores práticas, as empresas podem criar um ambiente acolhedor e inclusivo para os novos membros da equipe, permitindo que eles se sintam valorizados, engajados e preparados para contribuir desde o primeiro dia de trabalho.

Além disso, o onboarding bem-sucedido não se limita apenas ao período inicial de integração. É um processo contínuo que requer feedback, ajustes e acompanhamento ao longo do tempo para garantir que os colaboradores continuem crescendo, se desenvolvendo e alcançando seu potencial máximo dentro da organização.

Portanto, ao priorizar o aprimoramento do processo de onboarding, as empresas podem criar uma vantagem competitiva significativa, cultivando uma equipe talentosa, comprometida e alinhada com os objetivos e valores da empresa.

Para continuar ampliando seus conhecimentos, você pode conhecer também o nosso artigo sobre headhunter e se a sua empresa precisa desse profissional, ou ainda, se inscreva-se na nossa news do RH para receber diersos conteúdos exclusivos e gratuitos, como ebooks, vídeos, infográficos e muito mais!