Full time equivalent (FTE): o que é e como calcular

Na área de Recursos Humanos, uma das métricas mais importantes é o full-time equivalent (FTE).

Esse indicador de RH busca quantificar a força de trabalho dos colaboradores de uma empresa, comparando as horas trabalhadas com a jornada esperada.

Assim, ele ajuda a otimizar custos e equilibrar responsabilidades, evitando que o funcionário se sinta ocioso ou sobrecarregado.

O motivo? Ele ajuda os gestores a identificarem a necessidade de aprimorar processos e implementar estratégias mais eficientes.

Neste artigo, escrito pela Metadados – Especialista em Sistemas para RH, vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre FTE para engajar equipes que entregam uma excelente performance!

O que é FTE (Full-Time Equivalent)?

Em português, a tradução da expressão Full Time Equivalent é Equivalente a Tempo Integral (ETI).

Essa métrica compara as horas de trabalho realizadas com a jornada esperada para um profissional em tempo integral, gerando um resultado em percentual (%).

Isso significa que o cálculo de FTE permite fazer uma comparação da carga horária de colaboradores com jornadas variáveis em relação aos que cumprem carga horária em tempo integral.

Assim, conseguimos converter as horas de trabalho para quem atua em regime de tempo parcial, meio período e contratação temporária.

Na prática, o FTE calcula o desempenho real de uma equipe, departamento ou organização.

Qual é a importância do FTE?

O FTE permite ganhar entendimento sobre questões que envolvem eficiência, produtividade e distribuição de trabalho nas empresas.

Assim, os gestores conseguem tomar decisões melhores, mais informadas e estratégicas.

Veja alguns aspectos importantes que o cálculo de FTE permite analisar:

Monitorar a carga de trabalho individual e coletiva

Esse monitoramento é essencial para dividir as responsabilidades de maneira justa e equilibrada entre todos os membros do time. Assim, evitamos situações de ócio ou sobrecarga.

Para isso, podemos ajustar o número e complexidade das atividades de cada um, evitando perder a eficiência ou causar o esgotamento do colaborador.

Diminuir períodos ociosos

Permitir que os trabalhadores fiquem com muito tempo ocioso é um grande desperdício de recursos e potencial.

Além disso, é muito desestimulante para o colaborador em questão, que pode acabar procurando desafios em outras empresas.

Com o FTE, podemos planejar melhor o uso do tempo da equipe, evitando tédio e mau uso do tempo de trabalho.

Acompanhar as ausências

Quando o time está com colaboradores a menos (por motivos de férias, doenças, etc), o FTE ajuda a entender qual será o impacto da ausência no trabalho total.

Dessa forma, a empresa consegue agir proativamente, distribuindo tarefas da pessoa ausente entre seus colegas ou fazendo contratações temporárias.

Com isso, os projetos poderão seguir avançando - mesmo na ausência de um integrante do time!

Ainda em relação às ausências, vale ressaltar que o FTE também permite analisar o absenteísmo dos colaboradores.

Ou seja:  quanto mais faltas injustificadas um colaborador tiver, mais ele estará da equivalência com a jornada de tempo integral.

Analisar a produtividade

Comparando o FTE de várias pessoas da mesma equipe, podemos identificar diferenças de produtividade.

Afinal, essa métrica não fala apenas da quantidade de horas dedicadas ao trabalho - ela também analisa a eficácia e a qualidade das entregas de forma individual.

Por exemplo: se dois profissionais com o mesmo FTE fazem um número de entregas muito diferente, pode ser que um deles esteja qualificado demais ou de menos para a função exercida.

Por isso, esse cálculo permite reconhecer quem merece, além de oferecer suporte ou treinamento a quem necessita.

Reduzir custos e otimizar o orçamento

Manter um quadro de funcionários é algo que gera custos significativos para as empresas.

Com o FTE, podemos saber qual é o número de colaboradores mais apropriado para que a empresa alcance seus objetivos.

Assim, é possível melhorar no planejamento orçamentário voltado para pessoal, prevendo salários, benefícios ou treinamentos na quantidade correta.

Dessa forma, prevenimos a contratação excessiva e eliminamos custos desnecessários, usando os recursos financeiros com mais eficiência.

Qual é o impacto do FTE nas empresas?

Como podemos ver, entender esse cálculo pode nos ajudar a tomar muitas decisões importantes, de maneira estratégica.

Confira alguns benefícios de conhecer o FTE dos times:

1- Planejamento de Recursos Humanos:

É muito útil saber, com precisão, quantos colaboradores em tempo integral seriam necessários para realizar o trabalho.

Assim, é possível fazer ajustes de carga horária ou, se necessário, novas contratações.

2 - Planejamento Orçamentário:

Com o FTE calculado, fica mais fácil fazer estimativas de salários, benefícios e treinamentos, que são custos associados à força de trabalho.

3 - Gestão de Projetos:

Quando conhecemos a real capacidade de trabalho do time, alocamos tarefas com muito mais eficiência e produtividade.

4 - Análise de Desempenho:

O FTE pode ajudar a explicar questões de desempenho do time, direcionando melhor as decisões sobre promoções e demissões.

5 - Programas de Incentivo:

Com o cálculo de FTE, é possível recompensar as equipes que superam expectativas e geram resultados excelentes.

Como calcular o FTE?

A fórmula de cálculo do FTE é simples: basta dividir as horas totais de trabalho pelo limite da jornada.

No entanto, pode variar de acordo com a complexidade da estrutura organizacional da empresa.

Para calcular da forma correta, siga as seguintes etapas:

1 - Coletar as informações

Tenha em mãos:

• O número de dias de trabalho por semana
• A quantidade de horas por dia de trabalho padrão
• O número de horas de trabalho na jornada de trabalho padrão

2 - Calcular as horas de trabalho efetivas

Multiplique o número de dias de trabalho por semana pelo número de horas de trabalho por dia.

Por exemplo:

Se são 5 dias por semana e 8 horas por dia, a conta ficaria:

5 dias x 8 horas/dia = 40 horas efetivas/semana

3 – Descobrir o FTE

Agora, divida a quantidade de horas de trabalho efetivas pelo número de horas de trabalho na jornada de trabalho padrão.

Fórmula:

Horas Totais Trabalhadas (Efetivas) ÷ Limite de Horas da Jornada de Trabalho

Por exemplo, se fossem 30 horas de trabalho efetivas e 40 horas na jornada de trabalho padrão, a conta ficaria:  40 ÷ 40 = 0.75 (ou 75%) de FTE.

Veja outros exemplos com uma jornada de trabalho padrão de 40 horas:

• Se Maria trabalha 35 horas por semana, o FTE é de 0.8 (35 ÷ 40) ou 80%
• Se João trabalha 40 horas por semana, o FTE é de 1.0 (40 ÷ 40) ou 100%
• Se José trabalha 44 horas por semana, o FTE é de 1.1 (44 ÷ 40) ou 110%

Como referência, vale dizer que o ideal é que esse valor seja maior ou igual a 1.0, sempre que possível.

4 - Ajustar cargas horárias variáveis

A seguir, ajuste o cálculo para cargas horárias diferentes da jornada de trabalho padrão.

Exemplo:
Se há pessoas que trabalham 15 horas/semana quando o padrão é 40 horas/semana, o cálculo seria:
15 horas de jornada variável ÷ 40 horas de jornada padrão = 0.3 ou 30% de FTE

5 - Incluir casos de meio período

Lembre-se das situações em que há menos horas efetivas que a jornada de trabalho padrão.

Exemplo:
Se um colaborador trabalha 20 horas/semana em uma jornada padrão de 40 horas/semana, o cálculo fica:
20 horas de meio período ÷ 40 horas de jornada padrão = 0.5 FTE ou 50% de FTE

6 – Revisar o cálculo

Confira suas contas e peça para outras pessoas revisarem os números evitando erros.

Atenção, RH:

O cálculo do FTE pode se tornar mais complexo quando incluímos férias, licenças e variações de jornada ao longo do ano.

Além disso, vale considerar os minutos para o café, interação com os colegas e pausas para descanso. Aqui, se pode estimar em 20% do tempo. Assim, quem tem um FTE de 100% passa a ter 80%, que é uma visão mais realista.

Erros comuns ao calcular o FTE

Embora possa parecer simples calcular o FTE, existem erros comuns que atrapalham os resultados. Esses são os problemas mais frequentes:

1 - Não definir o padrão de trabalho integral

O que é uma semana de trabalho em tempo integral na sua empresa? Embora a maioria delas seja de 40 horas por semana, isso pode variar!

2 - Ignorar horas extras

Se os colaboradores frequentemente trabalham horas extras, isso pode afetar o cálculo do FTE.

3 - Ignorar a sazonalidade

Empresas de setores sazonais (varejo, turismo, gastronomia, etc) mudam muito conforme a época do ano, e deixar de considerar essas variações gera erros de interpretação.

4 – Esquecer das ausências

Leve em conta quem está ausente de alguma maneira, incluindo licenças médicas ou licença-maternidade.

5 - Usar médias indiscriminadas

Mesmo quando for calcular o FTE de um grupo grande de colaboradores, sempre leve em conta as variações individuais em vez de fazer uma média.

Qual a diferença entre FTE e headcount?

Embora essas duas métricas tenham a ver com quantificação da força de trabalho, elas têm objetivos diferentes.

Como a tradução indica, headcount significa “contagem de cabeças”. Ela se refere à contagem dos colaboradores de uma organização. Essa métrica não considera as horas de trabalho.

Então, se uma empresa tem 30 colaboradores, não importa se alguns trabalham em tempo parcial e outros em tempo integral: o headcount continuará sendo 30.

Por outro lado, o FTE, tem a ver com a quantidade de horas trabalhadas por um colaborador em relação a um período de trabalho integral.

Além disso, o resultado da headcount é dado em números simples e o do FTE em porcentagem.

Use o FTE a favor da sua empresa!

Como pudemos ver, o full-time equivalent é um cálculo indispensável dentro das empresas.

Afinal, ele pode ajudar a:

• Identificar e ajustar a carga de trabalho;
• Alocar os colaboradores conforme seus perfis;
• Descobrir impacto das ausências;
• Identificar períodos ociosos para otimizar o uso do tempo da equipe;
• Comparar a produtividade da empresa;
• Planejar e reduzir custos. 

Assim, o FTE permite que as organizações tenham clareza sobre a sua força de trabalho. Dessa forma, poderão tomar decisões importantes com muito mais agilidade, estratégia e segurança!

E, agora que você já calculou o FTE... que tal automatizar os seus processos de RH e ganhar mais autonomia com um sistema que te coloca no controle do DP?

O Flow é uma solução completa para organizar de vez todas as questões envolvendo carga horária, faltas, licenças, ausências... e muito mais!

Clica no banner para saber mais: