8 sinais de que você precisa ter um software de RH

Sua equipe de Recursos Humanos ainda utiliza planilhas para manter o controle da corporação? Saiba que elas já são ferramentas do passado e continuam representando riscos eminentes de graves erros nos controles e as consequências a gente já conhece, não é mesmo?

Então, não vale mais a pena arriscar, independente do porte da empresa. A tecnologia para a área de RH é uma grande aliada nas atividades diárias, mantendo o setor e os profissionais atualizados com as melhores práticas de mercado, gerando resultados a curto, médio e longo prazo.

Nesse sentido, o software de Recursos Humanos – tecnologia que apoia a equipe de RH nos mais variados controles de processos da área – evita os controles paralelos e elimina os erros do setor. Com o auxílio do software certo, a equipe ganha eficiência e agilidade para cumprir com as solicitações internas, bem como fornece informações ágeis e precisas aos seus gestores nas tomadas de decisão.

Além disso, investir em um software de RH é um impulsionar a produtividade, garantir segurança jurídica e muitas outras funcionalidades com a certeza de estar agindo corretamente.

São muitos os benefícios! Não perca tempo (e dinheiro)! Descubra todas as vantagens que um software de Recursos Humanos poderá levar à sua empresa e esqueça os controles paralelos neste artigo, produzido pela Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistemas para a gestão de Recursos Humanos. Confira!

Como um software de RH pode auxiliar minha empresa?

Os controles paralelos como em planilhas, por exemplo, tornam o trabalho do profissional extremamente complexo. Ele precisa se certificar de que as informações lançadas são corretas e, mesmo assim, não saberá se não está cometendo um equívoco, já que a planilha não é uma plataforma preparada para tal. Assim, dentre tantas maneiras que o software de RH poderá auxiliar sua empresa, citamos 8.

1. Assertividade

Segundo com uma associação da Europa que estuda os riscos de gerir processos por meio de planilhas, 90% das planilhas contém graves erros de cálculo. Ou seja, o profissional está suscetível ao erro sempre que for inserir dados em seu controle manual. As planilhas não são programadas para atender demandas específicas, como controlar férias, por exemplo. É até normal que ao montar a fórmula, a conta ou a célula, o profissional cometa algum equívoco, pois como já afirmamos, as planilhas não foram programadas para essa finalidade.

Utilizando um software de RH apropriado, as chances de erros são minimizadas e praticamente nulas. Isso porque elas foram desenvolvidas com fórmulas já montadas dentro da própria plataforma, a fim de que o profissional não tenha que realizar trabalhos manuais. É tudo por conta do software. Assim, a assertividade e a produtividade aumentam significativamente, levando resultados a curto prazo à corporação.

2. Praticidade

O software é ágil e funcional, por isso proporciona praticidade ao profissional que for usá-lo. Diferentemente das planilhas, em que o RH precisará cruzar informações, conferir e digitar dado por dado, o software permite que todas essas tarefas sejam rápidas, economizando tempo para realizá-las.

Essa praticidade se dá também porque o software é customizado de acordo com as especificidades da empresa, sendo possível criar campos que atendam a determinadas atividades que só sua empresa executa.

3. Instantaneidade

Essa cena é comum nos setores de RH: gestor entra na sala e solicita uma consulta sobre o número de atestados do mês de determinado setor. Os profissionais que ainda realizam esse controle em planilhas certamente pedirão um tempo para encontrar as informações e, com sorte, no dia seguinte conseguir montar um relatório.

Chega disso! Somente um software de RH poderá fornecer instantaneamente essas informações. E só com um clique. Será preciso apenas entrar no sistema e gerar um relatório. Simples, não!? Essa é mais uma das vantagens em se ter um sistema pensado para atender as necessidades do setor.

4. Integração de informações

Uma grande vantagem do software de RH é a possibilidade de integração entre os módulos. Isto é, o software do ponto migra automaticamente as informações à base de dados da folha de pagamento, bem como as horas extras, faltas, entre outros. Essa integração só é possível com o software e impossível de se fazer em planilhas, concorda?

O software permite também que outras integrações sejam feitas, beneficiando diferentes setores da empresa além do RH, como o financeiro, por exemplo, já que o sistema é capaz de realizar a integração contábil, financeira e bancária.

5. Segurança de dados

Como estão armazenadas as planilhas que contêm todas as informações do setor de RH da sua empresa? No computador? Em pastas? Isso é uma insegurança total! Qualquer problema que possa acontecer na máquina poderá perder todas as informações. Só de imaginar dá dor de cabeça!

Com um software, esse risco não existe. As informações permanecem em uma base da empresa, impossível de serem perdidas.

6. Relatórios em tempo real

O mais importante das planilhas não são os dados, mas as informações geradas e extraídas desses dados. Porém, gerar relatórios a partir de planilhas é praticamente impossível e, quando o profissional se arrisca a fazer, é uma atividade demorada e que não será realizada em tempo real. Então, como o gestor poderá tomar uma decisão assertiva se os dados do seu relatório são antigos?

Na contramão dos relatórios em planilhas, estão os softwares RH, que permitem gerar diversos tipos de relatórios em tempo real, potencializando a tomada de decisão no momento preciso.

7. Suporte

Quando ocorre um erro na planilha que você consiga identificar a tempo (sim, porque normalmente os erros passam despercebidos), qual suporte você recebe? Chama o profissional da Tecnologia da Informação? Refaz todo o trabalho ou simplesmente desiste?

Um detalhe muito importante que o software oferece é justamente o suporte. São especialistas no sistema e na área de Recursos Humanos que estão preparados e disponíveis para atender aos profissionais que tem dúvida ou dificuldade em algum ponto. É mais uma vantagem que só quem possui um software de RH tem.

8. RH estratégico

Depois de todos esses benefícios citados com o apoio de um software, os profissionais de Recursos Humanos despenderão menos tempo para executar as atividades burocráticas do setor. Assim, ações estratégicas poderão ser adotadas pelo setor, a fim de qualificar ainda mais o desempenho dos colaboradores e da corporação, tornando o RH muito mais estratégico.

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