Caged: como informar a obrigação substituída pelo eSocial

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) é um banco de dados do Ministério do Trabalho e Previdência Social que registra admissões, demissões e alterações de vínculos empregatícios no Brasil. Em 2020, o Caged passou a integrar o eSocial, sistema unificado de escrituração fiscal, previdenciária e trabalhista. Ou seja, o banco de dados não deixou de existir; o que mudou foi a forma de prestação de informações é feita.

Neste artigo, nós Metadados — empresa que desenvolve um completo sistema para a gestão de Recursos Humanos (RH) — abordamos as principais mudanças relacionadas ao Caged no eSocial. Detalhamos como as empresas devem colocar as informações no sistema, quais são as penalidades pelo atraso ou não envio dos dados. Por fim, apontamos quais são as principais vantagens para o RH a partir dessa integração.  

O Caged e o eSocial

O Caged foi criado há mais de 50 anos para registrar informações sobre o mercado de trabalho. Assim, governo, empresas e profissionais têm acesso mensal aos dados de evolução da empregabilidade via Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no país. A divulgação também traz transparência sobre o assunto à população em geral.

O eSocial é um sistema mais recente, criado em 2014. Foi desenvolvido para simplificar e integrar o envio de informações trabalhistas e previdenciárias ao governo. Por isso, uma série de informações passou a ser oficializada pelas empresas por meio dele. Isso inclui os dados sobre o mercado de trabalho a partir de 2020.

Portanto, o Departamento Pessoal das empresas deve informar o governo sobre as movimentações no quadro de colaboradores por meio do eSocial. Assim, forma-se a base de dados do Caged.

O que precisa ser informado ao Caged?

No Caged, constam as admissões, dispensas e transferências de trabalhadores contratados por meio da CLT.  As empresas são obrigadas a informar mensalmente ao Ministério do Trabalho e Emprego os seguintes dados: 

• Admissões de trabalhadores que estejam recebendo o seguro-desemprego: um dia após o colaborador ter efetivamente entrado em atividade. 
• Demais admissões, desligamentos e transferências: até o dia sétimo dia do mês subsequente ao informado.

Por que esses dados são colhidos?

O Caged é uma ferramenta importante para monitorar e gerenciar os empregos no país. As empresas devem, obrigatoriamente, alimentar o banco de dados. Isso tem uma função socioeconômica. Vamos entender melhor para que esse cadastro é utilizado:

• Controle estatístico: o governo e os setores produtivos utilizam os dados para traçar cenários do comportamento do mercado de trabalho a partir de análises de dados sobre a quantidade de contratações e demissões nos diferentes setores a economia;
• Planejamento econômico: o governo ganha maior capacidade de formulação de políticas públicas relacionadas ao emprego, a partir da compreensão das tendências do mercado;
• Fiscalização: os órgãos responsáveis têm mais facilidade para fazer a fiscalização das empresas. Com isso, o objetivo é garantir o cumprimento das leis trabalhistas e a regularidade nas contratações e demissões;
• Acompanhamento do seguro-desemprego: o governo utiliza os dados para ficar a par de como está sendo distribuído o benefício para os desempregados no país;
• Informações para trabalhadores: fornece dados para os trabalhadores acompanharem o comportamento do mercado em termos de contratações e demissões. Assim, é possível analisar como estão as oportunidades de emprego em diferentes setores.

Mudanças no Caged com a implantação do eSocial

A migração de dados do Caged para o eSocial já ocorreu para as empresas de todos os grupos. Ou seja, quando o Departamento Pessoal envia as informações para o eSocial, os órgãos responsáveis recebem os dados. Os seguintes eventos são utilizados para o cadastro:

Como enviar as informações ao eSocial

Não existe mais um analisador separado para o envio dessas informações. Todo envio já acontece no eSocial, com a transmissão dos eventos de admissão e demissão.

Quais informações devem ser prestadas ao eSocial

Há algumas informações sobre os colaboradores que devem ser prestadas ao eSocial. Veja na tabela quais são elas e quais são os eventos sociais a serem aplicados:

Penalidades por atraso ou não envio das informações

As empresas que descumprirem o prazo para enviar as informações ao eSocial ou que enviarem informações incorretas podem ser penalizadas. Essas penalidades podem variar de uma multa de R$ 402,53 a R$ 4.264,82, dependendo do tipo de infração.

Além das multas, as empresas que descumprirem a obrigação podem enfrentar restrições. Entre elas, estão a impossibilidade de contratar novos funcionários, de receber benefícios previdenciários e de participar de licitações públicas.

Como solicitar vínculos empregatícios do Caged?

A consulta aos vínculos empregatícios com base nas informações prestadas no eSocial pode ser feita pelo site gov.br. Este serviço pode ser utilizado para solicitação de vínculos empregatícios ou solicitação de endereço do empregador em relação ao vínculo mais recente declarado no Caged. Pode ser usado por:

Pessoa Física e Pessoa Jurídica

• Trabalhadores que desejarem obter os vínculos formais celetistas declarados ao Caged;
• Tribunais de Justiça por intermédio de servidores da Varas ou Secretarias ou Defensoria Pública.

Como fazer a solicitação?

O formato de solicitação das informações varia conforme quem está solicitando.

Pessoa física ou jurídica

• Preenchimento do formulário Pessoa Física;
• Cópia de documento de identificação, como RG, Carteira de Trabalho ou Carteira de motorista;
• Procuração com assinatura igual ao documento de identificação, no caso de solicitação por terceiros.

Pessoa Jurídica

• Ofício ou Despacho da Justiça ou Defensoria Pública, com CPF ou PIS/PASEP do trabalhador.

Como obter declarações do Caged?

As declarações do Caged podem ser obtidas por Pessoas Jurídicas ou Físicas. Essas declarações ou número do Recibo do Caged são fornecidos em formato PDF. É preciso seguir os seguintes requisitos para obter as informações:

• Pessoa Jurídica ou Física: empresas declarantes da RAIS e do CAGED ou seus representantes legais.
• Ser responsável legal de empresa tipo: CNPJ, CNO/CEI ou CAEPF.

Vantagens do uso do eSocial

O uso do eSocial para o envio das informações do Caged traz vantagens para o RH. A primeira delas é a simplificação do processo de cadastro dos dados.

O eSocial também fornece às empresas informações atualizadas sobre o quadro de funcionários, o que ajuda a melhorar a tomada de decisões em relação a contratações e demissões. Além disso, outra vantagem é a diminuição do uso de papel, já que as informações trabalhistas vão para o sistema online do governo. Com isso, há ainda a redução de custos com impressão e documentação.

A segurança jurídica é um aspecto relevante dessa migração, porque garante-se que os dados fiquem armazenados pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Como consequência, diminui-se a chance de fraudes contra os trabalhadores. A integração ajuda ainda a minimizar erros e omissões. É que o sistema fornece validações automáticas, com alertas aos empregadores sobre possíveis inconsistências antes do envio definitivo das informações.

Conclusão

O uso do eSocial para o cadastramento de dados sobre vínculos empregatícios no país proporcionou um processo mais simples e dinâmico para o RH. Paralelamente, ajudou a reduzir o risco de erros, já que o próprio sistema traz avisos.  

Manter a base de dados atualizada, além de ser obrigatório, é importante para que se desenhem políticas nacionais de emprego. As próprias empresas se beneficiam da análise dos dados, porque podem verificar como está o comportamento de admissões e desligamentos na organização.

Os profissionais ganham a possibilidade de avaliar qual é o desempenho dos diferentes setores da economia e, assim, direcionar esforços ao buscarem posições no mercado. Os dados do Caged são também divulgados mensalmente e, portanto, dão transparência à sociedade sobre como está a disponibilidade de empregos no país, nos Estados e nos municípios.

Isso tudo reforça a necessidade de prestar as informações corretamente, assim como ocorre com diversas outras obrigações do Departamento Pessoal. Para ficar por dentro de todo esse universo, assine a News da Metadados.